BCS es nuestro sistema ERP

Contamos con Projektron BCS desde 2007. En aquel momento, buscábamos un software para profesionalizar nuestra gestión de proyectos. Nos decidimos por Projektron BCS de entre una amplia selección inicial de diferentes productos de software. Además del convincente modelo de precio-rendimiento, el factor decisivo fue la proximidad inmediata de la sede de la empresa a la nuestra en Berlín y la "línea directa" asociada. A lo largo de los años, gracias a esta proximidad geográfica, hemos podido establecer gradualmente una estrecha relación con Projektron, de la que ambas empresas siguen beneficiándose en la actualidad.

Comenzamos nuestro uso con un simple control de proyectos. El círculo de usuarios se limitó inicialmente a unas pocas personas con responsabilidad en el proyecto. Un hito en nuestra historia de uso fue la introducción del sistema de tickets: a partir de ese momento, casi todos los empleados trabajaron con BCS y casi todos los procesos se transfirieron al sistema. Los horarios pueden reservarse en los billetes. También empezamos rápidamente a generar nuestras facturas incluyendo las horas reservadas y otra información relevante para la facturación en BCS y a enviarlas desde BCS.

A lo largo de los años, hemos ido añadiendo gradualmente todos los módulos que ofrece BCS, incluido el CRM, un portal de asistencia externa para nuestros clientes y, más recientemente, la información sobre gastos y la gestión de solicitantes. Hemos participado activamente en el desarrollo y posterior diseño funcional de muchas de las características que ofrece hoy BCS, o hemos dejado que fluyan nuestras sugerencias.

BCS ha sido durante mucho tiempo la herramienta central para nosotros, a través de la cual asignamos casi todos los procesos de nuestra empresa, con la excepción de la contabilidad de nóminas, que todavía gestionamos a través de un sistema externo. Entre otras cosas, BCS ha sustituido a SAP Business One como software de administración de la empresa y a OTRS como sistema de tickets. Gracias a BCS, no tuvimos que comprar ningún software de CRM. Rápidamente nos beneficiamos de la decisión de reducir la cantidad de herramientas diferentes y, por lo tanto, también varias interfaces, y finalmente decidimos que BCS debía ser nuestro sistema ERP.

Sabíamos que podíamos mapear todos nuestros procesos empresariales en BCS. Cada uno de nuestros empleados utiliza BCS todos los días desde el primer día de trabajo, todo nuestro servicio de atención al cliente se basa en el sistema de tickets de BCS. Además del sistema de tickets, el despliegue y la planificación de recursos se han vuelto indispensables para la organización interna del trabajo.

Todavía tenemos muchas ideas que nos gustaría implementar en el gestor de procesos BPMN en Projektron BCS. Como estamos en proceso de desarrollo y mejora de nuestro SGSI, nos gustaría integrar en BCS el mayor número posible de nuestros procesos, que hemos ido mapeando con tickets, plantillas, listas de comprobación y flujos de trabajo hasta ahora. Estos son algunos casos de uso que implementaremos a continuación:

• Concepto de acceso/solicitud de autorización con flujo de trabajo de aprobación de varios niveles: Queremos almacenar diferentes paisajes del sistema y propietarios del sistema, que serán informados automáticamente en cuanto tengan que liberar una autorización en el sistema. Todo el proceso se documenta automáticamente en un ticket y, si es necesario, se activan uno o varios flujos de trabajo más, con instrucciones de trabajo concretas para las personas que lo realizan.
• Desarrollo seguro en SAP: Además de las especificaciones, hemos creado otros campos para la documentación técnica de los tickets en los que almacenamos más información, por ejemplo, una lista de objetos de desarrollo tocados y posibles efectos sobre la seguridad. Ahora queremos rellenar estos campos automáticamente desde SAP a través de una interfaz. Cada vez que se crea un nuevo commit desde SAP, los cambios en los objetos de desarrollo se anotan y documentan automáticamente en los campos designados en el ticket BCS correspondiente. Los responsables reciben automáticamente una notificación y una plantilla correspondiente para su comprobación y aceptación.
• Creación de un nuevo usuario (por ejemplo, en el proceso de incorporación): La solicitud de creación de un usuario se almacena actualmente en nuestro sistema de flujo de trabajo. Después de que todos hayan aprobado, la solicitud se convierte en un billete. Este ticket, de nuevo hasta ahora, se proporciona manualmente con una plantilla con los correspondientes flujos de trabajo y listas de comprobación para los departamentos responsables de la configuración. Revisaremos todo nuestro proceso de incorporación y lo ampliaremos con el módulo BPMN de BCS. Esto incluye la documentación sobre los derechos asignados, los derechos de acceso a los sistemas de archivos, la configuración de los nombres del sistema, hasta la creación automática de usuarios.

Incluso después de 15 años, todavía no somos capaces de explotar al máximo las funciones de gestión de proyectos de BCS; sin embargo, estamos abriendo constantemente nuevas áreas y posibilidades del software. Además, siempre estamos dispuestos a aprovechar la formación que ofrece Projektron GmbH para actualizar nuestros conocimientos sobre las nuevas funciones y sus posibles aplicaciones.

A lo largo de los años, Projektron BCS ha demostrado ser una buena solución global para mapear todos los procesos de nuestra empresa. Estaremos encantados de presentar las posibilidades del software y nuestra forma de trabajar con BCS a los interesados, socios comerciales u otras empresas del grupo DATAGROUP.