BCS: del presupuesto a la facturación
Informe de usuario de MicroNova AG
MicroNova no sólo necesita un software de gestión de proyectos, sino también un completo "software de coordinación empresarial" con el que se puedan planificar importantes procesos empresariales relacionados con la gestión de proyectos. Si no sólo busca una potente herramienta de gestión de proyectos, sino también una solución integrada para una amplia gama de departamentos y casos de uso de la empresa, Projektron BCS es realmente la elección correcta. La visión holística en los procesos y soluciones de la empresa es encomiable, por lo que se evitan las soluciones aisladas. Este aspecto positivo se complementa con un alto grado de personalización.
Competencia técnica desde 1987: MicroNova
MicroNova opera como empresa de software y sistemas desde 1987 y ofrece productos, soluciones y servicios en tres áreas de negocio: Pruebas de sistemas electrónicos, Gestión de redes móviles y de comunicaciones y Distribución de soluciones informáticas y de gestión de proyectos.
400 expertos trabajan con competencia tecnológica y pasión en la sede central de Vierkirchen, cerca de Múnich, y en otras ocho sedes en Alemania y la República Checa. Numerosos clientes como Audi, BMW, Continental, Telefónica Alemania, Vodafone Alemania o Volkswagen confían en el saber hacer de MicroNova.
Un mapa de la complejidad
El panorama de proyectos de MicroNova incluye tanto proyectos internos como de clientes. Internamente, se registran y gestionan los proyectos de desarrollo de nuestro software, nuestra propia digitalización y los procesos informáticos. En el área de clientes, MicroNova confía en Projektron BCS para proyectos de servicios y consultoría, proyectos de software, proyectos de digitalización, proyectos de formación y proyectos de hardware.
Los proyectos mencionados se llevan a cabo y controlan en todo el grupo de empresas -formado por MicroNova AG, ks.MicroNova GmbH y cz.MicroNova s.r.o.- en hasta nueve ubicaciones, cruzando fronteras nacionales y federales y teniendo lugar en distintas divisas.
Necesitamos un software de gestión de proyectos que nos permita mapear fácilmente la gran complejidad de nuestros proyectos. La mezcla de estructuras distribuidas, en parte internacionales, y casos de uso muy heterogéneos, así como requisitos muy individuales de los clientes, es bastante exigente. Con Projektron BCS, nuestro equipo cumple esta tarea con éxito día tras día. La calidad, los costes y el cumplimiento de los plazos satisfacen nuestras expectativas y las de nuestros clientes.
Sin embargo, MicroNova necesita algo más que un software de gestión de proyectos; más bien necesita un "software de coordinación empresarial" completo que pueda utilizarse para asignar procesos empresariales importantes relacionados con la gestión de proyectos. Para MicroNova, esto incluye
- Preparación de presupuestos
- Gestión de contactos
- Gestión de personal
- Controlling y control de proyectos
- Facturación
- Gestión de gastos
- Gestión de vacaciones
- Registro de tiempos
- Contabilidad entre empresas
- Gestión de documentos
- Control de calidad
Encontramos esta solución con Projektron BCS.
Puede mapearlo todo en BCS
MicroNova utiliza Projektron BCS desde 2010. Así, la herramienta ha acompañado y apoyado a la empresa durante su crecimiento, pasando de algo menos de 100 empleados a 400 entretanto. Esto ha ido acompañado de un aumento de los proyectos innovadores.
En 2018, MicroNova decidió impulsar con fuerza la digitalización de sus procesos internos. Como parte de esto, Projektron BCS también se sometió a una reevaluación. Hasta ese momento, MicroNova había utilizado Projektron BCS para la gestión de proyectos, en parte para el control de proyectos, así como para la gestión de vacaciones y la facturación.
En un taller muy bien organizado, en el que se realizaron presentaciones de productos, analizamos el uso posterior de BCS junto con Projektron y las partes interesadas internas de los departamentos de ventas, procesamiento de pedidos, contabilidad, control y operaciones. A continuación implementamos el proyecto con Projektron BCS desde la oferta hasta la facturación.
El resultado: no tuvimos que adquirir una nueva herramienta para la elaboración de ofertas, la gestión de contactos, el controlling, el controlling de proyectos y la gestión de gastos, sino que pudimos mapear todo esto con Projektron BCS.
BCS en uso desde la oferta hasta la factura
Desde 2018, MicroNova ha avanzado constantemente en el uso de BCS. El nombre interno del proyecto "BCS - de la oferta a la facturación" muestra el enfoque de BCS en nuestra empresa. El punto central sigue siendo: utilizar las funciones de la gestión de proyectos clásica - así como simplificar el trabajo diario en el negocio de proyectos. Además, están las funciones ya mencionadas.
Todos los clientes de MicroNova se introducen en BCS, lo que la convierte en la principal herramienta de CRM de la empresa y proporciona un vínculo directo con todos los procesos relacionados. En consecuencia, el módulo de ofertas se utiliza en todas las divisiones para estandarizar la creación de ofertas, incluido un punto de acceso central, lo que también simplifica su seguimiento y control. Muchas de las vistas de planificación ofrecidas se utilizan para las fases de planificación y ejecución de proyectos.
BCS también apoya a MicroNova en los procesos relacionados con la gestión de la calidad y la seguridad de la información. En el primer ámbito, la empresa utiliza BCS para determinar métricas de calidad mediante el uso de datos brutos. Esto incluye, entre otras cosas, el cumplimiento de las especificaciones de procedimiento, los presupuestos y los plazos, así como la medición de la satisfacción del cliente y la consecución de las puertas de calidad definidas.
BCS apoya la seguridad de la información ofreciendo la posibilidad de asignar atributos adicionales a los proyectos. Por ejemplo, podemos clasificar los proyectos en función de su necesidad de protección o marcar si se trata de un proyecto con protección de prototipos. A partir de estas marcas, podemos derivar e iniciar otros pasos del proceso.
Para MicroNova, la flexibilidad y la amplia facilidad de uso de BCS son especialmente evidentes en dos funciones esenciales para la empresa:
Con el correspondiente cuadro de mando central, Projektron ha creado una herramienta con la que se puede gestionar con éxito la gran complejidad de los acuerdos marco. Este cuadro de mandos contiene información transversal sobre todos los documentos de pedido relevantes -ofertas, pedidos, confirmaciones de pedido y facturas- que están vinculados al acuerdo marco correspondiente.
Al mostrar y resumir las cifras clave relevantes, como el presupuesto restante o las ofertas abiertas, el control de los acuerdos marco está a un solo clic. Esto también ayuda a preparar las negociaciones con los clientes. Sobre todo, los siempre propensos a errores libros de Excel quedan obsoletos.
Además, el uso de Projektron BCS permite a MicroNova generar albaranes directamente dentro del proceso de facturación. De este modo se evita otra lista de Excel, concretamente la de asignación del número de albarán, así como una plantilla de Word para los albaranes.
MicroNova también utiliza BCS para la facturación propiamente dicha, ya que se puede conseguir un enorme ahorro de tiempo en relación con la exportación DATEV. No sólo se procesan las facturas emitidas a los clientes, sino también las "facturas entre empresas" dentro del grupo.
Además, MicroNova gestiona con éxito el registro completo de asistencia - presencias y ausencias, enfermedades, vacaciones - con BCS. También se utiliza la función de cuenta de horas de trabajo, por ejemplo cuando hay que gestionar las reservas de horas de trabajo de los empleados. BCS cumple estos requisitos a pesar de las diferentes normativas legales, como las impuestas por la filial checa. Las posibilidades de configuración, en gran medida libres, han demostrado ser muy útiles en este caso.
De plus, MicroNova gère avec succès la saisie complète des présences - présences et absences, maladie, vacances - avec BCS. La fonction de compte de temps de travail est également utilisée, par exemple lorsqu'il s'agit de gérer les heures de travail des employés. BCS répond à ces exigences malgré les différentes réglementations légales, comme celles de la filiale tchèque. Les possibilités de configuration largement libres se sont avérées très utiles à cet égard.
Conclusión: socio fiable
Quien no sólo busque una potente herramienta de gestión de proyectos, sino también una solución integrada para un amplio abanico de departamentos y casos de uso de la empresa, está realmente en buenas manos con Projektron BCS. El enfoque holístico de los procesos y soluciones empresariales es digno de elogio, ya que evita las soluciones aisladas. Este aspecto positivo se complementa con un alto grado de opciones de personalización.
La solución siempre nos ha ayudado a trazar y apoyar con éxito el crecimiento de nuestra empresa, por lo que seguiremos por el camino elegido. Projektron BCS ha demostrado ser un socio fiable.
