Ahorro de tiempo gracias a la interfaz
Informe de usuario por molpe Softwareentwicklungs GmbH
El software Projektron BCS cubría todos los puntos que queríamos. Aunque hasta ahora sólo hemos utilizado una pequeña parte de la gama de funciones, estamos muy contentos de haber dado con Projektron BCS y ya no querríamos prescindir de él en nuestro trabajo diario.
molpe – ¡Software hecho en Ländle!
molpe Softwareentwicklungs GmbH se ha especializado en el desarrollo de soluciones de software en el sector sanitario desde su fundación en 1995. El fundador y director gerente de la empresa es Ulf Ehninger.
Nuestro primer gran proyecto "Software para el aseguramiento de la calidad en el campo del trasplante de médula ósea" se centró en la documentación de terapias, el control de terapias y el aseguramiento de la calidad de las terapias realizadas.
Poco después de nuestra fundación, iniciamos nuestra colaboración con el mayor centro de donantes de células madre del mundo, con el que seguimos trabajando mano a mano en la actualidad. Y nuestro sistema de información de laboratorio (LIMS) se sigue utilizando hoy en día en uno de los mayores laboratorios de tipificación HLA del mundo. A esto le siguieron soluciones de software para la documentación completa de la recogida de preparaciones de células madre de donantes alogénicos y autólogos, así como para el área de fabricación validada. Con nuestro know-how y nuestros productos, podemos cubrir todo el proceso de trasplante de médula ósea y células madre.
Con molpe.DONOR, también ofrecemos desde 2023 una solución de software para centros de donantes de células madre y médula ósea más pequeños, con el fin de facilitar la gestión de donantes y ofrecer la posibilidad de mapear procesos importantes (por ejemplo, recaudación de fondos, aféresis) en un solo sistema.
La particularidad de nuestras soluciones de software es su estructura modular. Por lo tanto, podemos adaptarlas a los métodos de trabajo y flujos de trabajo de nuestros clientes y, si lo desean, combinarlas con otros módulos y complementos de molpe, por ejemplo, etiquetado, gestión de equipos, gestión de materiales.
Nuestros productos se utilizan hoy en laboratorios, clínicas universitarias, hospitales y organizaciones sin ánimo de lucro. Estamos orgullosos de que con nuestros 20 empleados contribuyamos a dar a más de 80.000 personas la oportunidad de una "segunda vida".
Resumen significativo en cualquier momento
Debido a los numerosos subproyectos que realizamos con nuestros clientes, es importante para nosotros tener una visión precisa de qué proyectos llevan cuánto tiempo. Por un lado, esto nos ayuda a planificar mejor nuestros recursos internos y, por otro, nos permite ofrecer a nuestros clientes información puntual sobre el estado de sus proyectos. Como algunos proyectos son muy similares, buscábamos una buena manera de hacer una estimación aproximada de proyectos nuevos y comparables.
En el pasado, utilizábamos una herramienta provisional y en parte poco clara para registrar el tiempo, en la que sólo era posible visualizar estos datos con un esfuerzo considerable. La precisión y también las opciones de información dejaban mucho que desear. Dado que la mayoría de nuestras tareas se realizan a través de nuestro sistema de tickets Jira, pero la antigua herramienta no disponía de interfaz, los empleados tenían que registrar las reservas en dos herramientas. Esta doble contabilización no sólo era molesta y costaba mucho más tiempo a todos, sino que a veces daba lugar a errores o se olvidaba. A la inversa, esto significaba que había que conciliar las reservas entre sí, lo que también costaba tiempo.
La facturación con MS Excel y MS Word tampoco estaba actualizada y no era necesariamente fiable.
Por lo tanto, nos resultaba indispensable presentar una herramienta profesional y clara, con posibilidad de ajustes individuales.
Personalizable a pesar de la complejidad
Teníamos una lista de puntos que eran importantes para nosotros a la hora de elegir la herramienta adecuada.
Por un lado, la nueva herramienta tenía que ser fácil de usar. Por otro, queríamos disponer de una forma de mapear nuestros proyectos complejos y a largo plazo de forma bien estructurada y poder facturarlos en cualquier momento, no sólo una vez finalizado el proyecto.
Como nuestros clientes tienen estructuras de proyecto y configuraciones y presentaciones de facturación diferentes, la nueva herramienta tenía que ser flexible y personalizable, y nosotros podíamos administrarla en cualquier momento, a pesar de su complejidad.
Por supuesto, la interfaz con nuestro sistema de tickets Jira también era indispensable, para que por fin pudiéramos prescindir de la molesta doble reserva y dedicar tiempo a cosas más importantes.
Como empresa de desarrollo de software, sabemos que no sólo un buen soporte vale su peso en oro, sino también un buen sistema de pruebas. Por lo tanto, necesitábamos un sistema de soporte que se ocupara de nuestras preocupaciones a tiempo y un sistema de pruebas en el que pudiéramos probar nuevas actualizaciones y "probar cosas" en cualquier momento sin que nada nos estallara en la cara.
Otro factor decisivo para nuestra decisión fue que el proveedor de servicios de la herramienta es de Alemania. Así nos asegurábamos de que se cumplían los requisitos legales y la normativa de protección de datos y no teníamos que preocuparnos por estos temas.
Un sistema basado en web era importante para nosotros, ya que no sólo facilita el acceso a los empleados, sino también el mantenimiento y las copias de seguridad.
En nuestra búsqueda de una herramienta adecuada para profesionalizar nuestros procesos, dimos con Projektron GmbH durante nuestra investigación a principios de 2017. El software Projektron BCS cubría todos los puntos que buscábamos.
Tras una presentación informativa y un debate sobre Projektron y el uso de prueba del sistema, BCS fue lo que más nos convenció, por lo que finalmente nos decidimos por la empresa y la herramienta.
La implantación comenzó rápidamente tras la firma del contrato, de modo que pudimos empezar directamente con BCS menos de tres meses después.
Al principio, utilizábamos el registro de tiempo puro junto con la interfaz de Jira. Desde 2020, la facturación y nuestra gestión de candidatos también se realizan a través de Projektron BCS.
Ahorro de tiempo gracias a la interfaz Jira
Nuestros empleados utilizan BCS exclusivamente para el registro de tiempos, para controlar las horas trabajadas y las vacaciones. Por ello, la mayoría de nuestras licencias de BCS son Time Recorder I en combinación con una interfaz de Jira. Del mismo modo, la mayoría de las reservas de tickets se realizan en Jira. En consecuencia, nuestros empleados no conocen el alcance funcional completo de BCS.
Dado que la mayoría de nuestros proyectos en curso no son planificables en el sentido clásico, la planificación típica de proyectos no es necesariamente posible con nosotros.
Nuestros clientes tienen varios centros de costes que pertenecen a los diferentes proyectos. Gracias a la interfaz, podemos vincularlos fácilmente a Projektron BCS en la configuración de Jira. Si la sincronización no funciona, por ejemplo porque se ha cambiado el centro de costes de un ticket que ya se ha facturado, el motivo del mensaje de sincronización es visible en el mensaje de error. Esto significa que no hay que invertir mucho tiempo en la resolución de problemas.
La gestión, las ventas y la asistencia a proyectos utilizan las licencias de ventas, gestión de proyectos y administrador de personal.
Con la ayuda de la evaluación mensual del tiempo de trabajo, podemos ver rápidamente si todos los empleados han introducido sus horas de trabajo o si se ha olvidado algo. Esto es importante para facturar correctamente a nuestros clientes.
La facturación funciona a través de BCS con unos pocos clics. Gracias a la posibilidad de individualización, la presentación de la factura se adapta a nuestro diseño corporativo. Todos nuestros clientes disponen de su propia plantilla de factura en la que se almacenan los datos que necesitan (por ejemplo, números de pedido o de contrato) y la presentación de las partidas de la factura (por tarea, por proyecto, etc.). En caso de que sea necesaria una corrección de la factura, también es posible sin mucho esfuerzo.
En el área de ventas, podemos ver de un vistazo a nuestros clientes actuales y potenciales con el historial de contactos correspondiente. Esto es especialmente importante cuando varios empleados están en contacto con las respectivas personas.
No utilizamos la gestión de candidatos con frecuencia y es absolutamente suficiente para nuestros fines.
Pequeña parte del "ámbito funcional BCS" - veamos qué nos depara el futuro
Desde el inicio de nuestra colaboración con Projektron, en molpe estamos muy satisfechos.
Además de los cursos de formación inicial sobre la implantación de BCS, también hemos aprovechado los cursos de formación sobre facturación y gestión de proyectos. Las formaciones son informativas y de muy buena calidad, por lo que sin duda podemos recomendarlas.
De momento sólo estamos utilizando una pequeña parte del complejo "pastel BCS". Veremos qué nos depara el futuro. Seguro que en un futuro próximo nos ocuparemos de la generación de presupuestos y posiblemente los temas del sistema de tickets y la gestión de activos resulten interesantes en un futuro próximo.
