Facturación global intragrupo
Informe de usuario por msg global solutions Deutschland GmbH
Utilizamos Projektron BCS de forma centralizada para más de 23 de nuestras organizaciones nacionales. Lo especial de esto es que utilizamos consultores de muchos países diferentes en casi todos nuestros grandes proyectos y toda la planificación, asignación de recursos, registro de tiempos y facturación se realiza en un BCS. Allí creamos todas las facturas de los clientes en las monedas locales y gestionamos nuestras propias facturas internacionales entre empresas. Disponer de una solución central que abarca todos los países es una enorme ventaja, además del alto nivel de integración de los procesos.
msg global - socio de desarrollo de SAP desde hace más de 20 años
msg global solutions Deutschland GmbH es un proveedor de servicios de consultoría, implementación y gestión que ayuda a las empresas a mejorar su eficiencia operativa y su capacidad de toma de decisiones mediante la tecnología SAP. Como socio para el desarrollo de soluciones SAP desde hace más de 20 años, msg global aporta conocimientos expertos en las áreas de contabilidad, finanzas, informes normativos, gestión del rendimiento, experiencia del cliente e IoT.
msg global se fundó en 2008 en Ismaning, cerca de Múnich, como socio de desarrollo y unidad internacional del Grupo msg para el negocio SAP.
Gracias en particular a los proyectos de implementación de SAP para clientes de los sectores de seguros y servicios financieros, msg global ha crecido con fuerza y ahora emplea a más de 1400 personas en 23 oficinas en todo el mundo.
Formamos parte de msg, un grupo de empresas independiente e internacional con más de 10.000 empleados en todo el mundo y una facturación de 1.200 millones de euros. Las empresas del grupo ofrecen una amplia gama de consultoría creativa y estratégica y servicios inteligentes y sostenibles, así como soluciones informáticas de valor añadido.
msg global cuenta entre sus clientes con aseguradoras y reaseguradoras y bancos líderes del mercado mundial, pero también ofrece servicios de consultoría a otros clientes importantes de diversos sectores, como la industria y los servicios.
Debido a los grandes clientes, los proyectos de desarrollo e implantación de TI de SAP son también de un tamaño correspondiente. Uno de nuestros mayores clientes es la propia SAP. Como socio de desarrollo de SAP, ya hemos ganado varias veces el premio SAP® Pinnacle Award. 2023 en la categoría Partner Application - Industry Cloud.
Como Jefe de Gestión Global de Proyectos, soy responsable de las directrices, la calidad, los métodos y la gestión de proyectos de la cartera global de proyectos.
Gestión de proyectos transnacionales
En msg global, consideramos todas las actividades de la empresa como proyectos, separados en proyectos de clientes y proyectos internos. Nuestra empresa está organizada como una organización matricial. Los empleados están asignados a proyectos de clientes y tienen tareas específicas a nivel interno, o trabajan completamente a nivel interno.
Cada año llevamos a cabo hasta doscientos proyectos externos con presupuestos anuales que oscilan entre unos pocos miles y varios millones de euros. Luego están las actividades internas. Más del ochenta por ciento de nuestra cartera global de proyectos está formada por proyectos de implantación y desarrollo de TI de SAP de diversos tamaños. Además, hay servicios de consultoría y proyectos de servicios gestionados para la gestión de aplicaciones. Los proyectos de Internet de las Cosas (IoT) incluyen, por ejemplo, el funcionamiento de los sistemas de las compañías de seguros primarios para el envío automático de llamadas de emergencia por accidente mediante un transmisor en caso de siniestro.
Los proyectos de nuestros clientes se asignan a un país en función de la ubicación del cliente, pero siempre son gestionados por un equipo internacional de hasta más de 10 países. Por tanto, la planificación, reserva y facturación de los proyectos siempre se realiza en varios países. Los proyectos suelen durar medio año, los de mayor envergadura o los operativos incluso varios años. Nuestras carteras de proyectos con clientes individuales superan los diez años.
Nuestros proyectos son regionalmente mixtos, desde gestores de proyectos hasta equipos de desarrollo. Los equipos suelen ser unidades de país, por ejemplo, un equipo de desarrollo en la India, un equipo de operaciones en Filipinas y un equipo local de consultoría. Sofisticado y mapeado en BCS: la responsabilidad de la realización recae en una unidad de negocio global, la responsabilidad del contrato y la facturación al cliente en la organización del país.
Projektron BCS mapea nuestra organización matricial completa de unidades de negocio y países en su estructura interna de árbol.
Dominar la complejidad
Un software de gestión multiproyecto era y es fundamental para dominar la complejidad de la distribución internacional de nuestros proyectos. En un proyecto distribuido organizativa y regionalmente, necesitábamos una fuente de datos central y un sistema coherente para todo el registro de tiempos, la contabilidad y la facturación, tanto internamente como de cara a nuestros clientes.
El requisito de msg global se debió originalmente a la necesidad de poder llevar a cabo el registro de tiempos de proyectos internacionales, la contabilidad y la facturación interna en un solo sistema. Más tarde se añadió el soporte completo de gestión de proyectos.
Un software para una empresa de rápido crecimiento
Cuando introdujimos BCS en 2013, msg global solo tenía unos pocos proyectos muy grandes y menos clientes. Para nuestra empresa de rápido crecimiento, que estableció muchas filiales en países en un corto período de tiempo, se identificó desde el principio la necesidad de un sistema central de reservas, facturación y cobros que pudiera respaldar esta trayectoria de crecimiento.
Con Projektron BCS, pudimos implantar la facturación internacional con un esfuerzo administrativo y de implementación limitado. Dado que Projektron BCS funciona a través de una instancia central basada en web, no tuvimos que instalar el software por separado en los 23 países y en los futuros países y luego conectarlos en red.
Para la facturación internacional, necesitábamos un sistema multidivisa con tipos de cambio actualizados a diario en combinación con una redacción de facturas coherente. BCS lo cumple sin restricciones y de forma excepcional. Sobre todo porque tenemos sucursales en países con grandes fluctuaciones monetarias, BCS nos ofrece aquí un considerable valor añadido y nos ahorra esfuerzos. A la hora de facturar a partir de los gastos contabilizados, siempre podemos confiar en la coherencia de los datos monetarios. Cada uno de nuestros países puede ver el valor de un proyecto en la moneda que le corresponda en cada momento, mientras que también existe una vista global en moneda común.
La gestión detallada de derechos de BCS puede representar nuestra compleja organización matricial mediante la definición de funciones y permite la asignación selectiva de derechos de acceso y vistas.
Introducción mundial de BCS con Big Bang
No presentamos el software paso a paso, sino directamente para toda la cartera de proyectos (big bang). El uso mundial de BCS hoy también incluye países con especificaciones locales muy exigentes, como requisitos de seguridad de acceso a datos, seguridad de integración de TI y obligaciones de informes de facturación a agencias gubernamentales.
Utilizamos numerosas configuraciones específicas de cada país, p. B. Registro de tiempos, calendario de vacaciones y régimen de enfermedad, porque hay casi tantos formularios como países. En BCS, por ejemplo, las regulaciones de licencia de los empleados se pueden estructurar de acuerdo con los grupos de usuarios.
En msg global, todos los empleados utilizan Projektron BCS. Debido a nuestro alto grado de configuración y numerosas funciones personalizadas, msg global ahora tiene una incorporación sistemática y estructurada de nuevos empleados. Los empleados pueden acceder de forma independiente a cursos de formación de autoservicio en línea como "BCS para todos los empleados" o "BCS para jefes de proyecto" en los sistemas de formación internos.
Con BCS, podemos mapear nuestra compleja estructura organizativa a través de una importación desde nuestro sistema de gestión de recursos humanos de SAP, lo que significa que el esfuerzo de mantenimiento es bajo. Toda la organización está entonces disponible en BCS para asignaciones y autorizaciones.
Cuando contratamos a un empleado en una empresa nacional, el grupo de usuarios de BCS les asigna automáticamente las tareas y los derechos de usuario correctos.
Uso de Projektron BCS en la gestión de proyectos
Nuestros proyectos están estructurados de manera diferente. Tenemos una estructura de proyecto clásica con subproyectos, tareas y gastos a partir de los cuales gestionamos los requisitos de recursos y la asignación de recursos. BCS mapea nuestro plan completo y la vista real de los proyectos. El escenario de aplicación típico para BCS en msg global es la administración de todo el equipo, la planificación de esfuerzos y recursos, así como las publicaciones y la facturación en un proyecto en los diversos países proveedores. Projektron BCS ha resuelto de forma excelente la integración multinacional en un proyecto.
![[Translate to Español:] msg-global-BCS-Intercompany-Invoices-Generator](/fileadmin/user_upload/1_bilder_website/referenzen/anwenderberichte_fotos/msg_global/msg-global-BCS-Intercompany-Invoices-Generator.png "msg global utiliza el generador de facturas entre empresas para la facturación interna automática.")
La mayor ventaja de Projektron BCS es que puede planificar y controlar proyectos con total independencia de la ubicación y la organización. Desde nuestro punto de vista, esta es una excelente calidad de BCS. A pesar de las diferentes zonas horarias, personas, idiomas y monedas, las facturas se pueden generar directamente en BCS sin mucho trabajo.
En BCS es posible generar vistas específicas de cliente para evaluación y control y hacerlas accesibles a nivel de contabilizaciones individuales. Hemos llevado a cabo una amplia personalización. Algunos ejemplos son el almacenamiento de información para nuestro sistema de control o informes de estado, pero también para poder evaluar la información relacionada con la reserva, como la relevancia de los incentivos para los empleados.
Facturación intercompañía con BCS
Creamos los recibos y facturas con importes en las monedas del cliente completamente vía BCS. La facturación intercompañía automática que se está desarrollando actualmente junto con Projektron en el estándar del producto permite crear automáticamente facturas internas de grupo utilizando plantillas y reglas predefinidas.
Por motivos fiscales, nuestras empresas internacionales tienen que enviarse facturas entre sí por nuestros proyectos internacionales. En cada proyecto de cliente, se generan facturas mensuales para uno o más empleados para cada país internacional involucrado. Esto significa que la cantidad de facturas que tenemos que emitir entre nosotros internamente es mucho mayor que la cantidad de facturas que enviamos a los clientes.
Usamos plantillas para definir cómo se ven las facturas entre las empresas nacionales. En BCS almacenamos el precio para nuestros clientes de forma independiente entre sí, incluyendo las conversiones diarias en función de los tipos de cambio, el precio de transferencia que cobran los países entre sí y los costes internos.
Dado que toda la información sobre gastos, empleados, ubicación y proyecto está disponible en BCS, podemos emitir facturas internas automáticamente a principios de mes a través de la facturación intercompañía. Los países que emiten facturas y los que las reciben tienen una visión completa de las facturas al mismo tiempo. El esfuerzo de nuestra generación de facturas se reduce así significativamente. Esta funcionalidad por sí sola, directamente vinculada a las reservas de proyectos, sería una razón para que msg global elija BCS nuevamente hoy.
Lecciones aprendidas y conclusión
Estamos muy satisfechos con Projektron BCS y también con los empleados experimentados y comprometidos de Projektron GmbH en las áreas de formación, atención al cliente y soporte.
Projektron BCS ofrece internacionalidad, multidivisa, facturación entre empresas automatizada, facturación independiente y tarifas de costes. En términos de calidad, solo vemos estas funcionalidades con Projektron BCS.
Las lecciones aprendidas de msg global son que, sin un conocimiento profundo del sistema, se personalizaba demasiado. Por lo tanto, hemos decidido devolver gradualmente muchas partes de nuestro BCS al original de Projektron.
Recomendamos que otras empresas, cuando introduzcan software de gestión de proyectos con un alto nivel de madurez, comprueben constantemente dónde es realmente necesario realizar ajustes individuales. Muy a menudo, las funciones estándar se adaptan bien debido a los cambios limitados en los propios procesos o procedimientos. Al introducirlo, las empresas deben analizar, explotar y aplicar la funcionalidad de dicho software.
La introducción de un sistema de gestión de proyectos múltiples debe comenzar con la gobernanza central. Si un gran número de empresas ya están trabajando con éxito con un sistema de software como Projektron BCS, entonces esto muestra claramente que el software es adecuado para mapear un proyecto. Previsiblemente, esto puede limitar el alcance de sus propios requisitos para la personalización. Para reducir el esfuerzo de documentación, capacitación y detalles, recomendamos a las empresas que estandaricen sus reglas organizativas y específicas para la gestión de proyectos antes de introducir el software y que las definan juntas.
Logramos el máximo efecto de BCS porque todos los empleados trabajan de acuerdo con las mismas reglas y usan BCS de manera uniforme con una interfaz de usuario monolingüe, con nosotros uniformemente inglés, el idioma de la empresa. Ventaja adicional: todos los empleados hablan de los mismos términos. Esto facilita enormemente la comunicación sobre funcionalidades entre países.
En el futuro, queremos expandir aún más el uso de las funciones de informes y control de proyectos en la gestión de proyectos con BCS.
