BCS es la única fuente de la verdad
Informe de usuario por ONTEC AG
Con Projektron BCS, un socio colaborador nos recomendó una solución que ya cumplía casi todos nuestros requisitos desde el principio y que además ofrecía mucho más. Podemos recomendar incondicionalmente la herramienta a todas las empresas que trabajan orientadas a proyectos.
Agilidad y autoaprendizaje – ONTEC AG
ONTEC AG es una empresa de TI con certificación ISO 27001 y más de 20 años de experiencia en la digitalización de procesos críticos para la empresa. Fundada en Viena en 2001, ONTEC AG es desde hace años uno de los principales especialistas en el desarrollo de sistemas de software individuales, servicios de TI gestionados y soluciones de IA para procesos críticos para la empresa.
Desde el punto de vista organizativo, nuestros aproximadamente 100 empleados han confiado durante años en el concepto de Holacracia, que significa agilidad y organización de autoaprendizaje. Al distribuir la autoridad entre los titulares de funciones con la experiencia correspondiente, creamos un espacio para el desarrollo personal y profesional con la filosofía Holacracy, que es cada vez más importante, especialmente para los especialistas dedicados.
Entre nuestros clientes más antiguos se encuentran empresas de renombre como OMV, ÖBB Rail Cargo Austria, VNG Gasspeicher GmbH, Gasconnect Austria GmbH y X-Rail AG, que ponen sus procesos críticos para el negocio en manos de los especialistas de ONTEC AG.
En el ámbito del desarrollo de sistemas de software individuales, ONTEC AG se ha especializado en la digitalización de procesos empresariales complejos y críticos. Nuestras soluciones son de alto rendimiento, escalables y pueden integrarse perfectamente en las infraestructuras existentes.
Software de gestión de proyectos para una empresa en crecimiento
Hasta 2015, gestionábamos nuestros proyectos con una aplicación de base de datos de desarrollo propio. Debido al crecimiento de nuestra empresa y a la creciente complejidad de nuestros proyectos, surgieron cada vez más requisitos para esta aplicación. Nuestros proyectos son muy diversos en cuanto a tamaño, forma y plazo de entrega. Van desde 10 días-persona, realizados por una sola persona, hasta 3.000 días-persona y un equipo de 15 personas. Cobramos un precio fijo (por hitos fijos o en función del éxito) o periódico (mensual o trimestral) en función del tiempo y el esfuerzo.
Como nuestro equipo de desarrollo de software estaba siempre muy ocupado con los proyectos de los clientes, decidimos concentrarnos plenamente en nuestra actividad principal y nos pusimos a buscar un software estándar para la gestión de proyectos. Un socio colaborador nos recomendó Projektron BCS, una solución que ya cumplía casi todos nuestros requisitos de forma inmediata y que, además, ofrecía mucho más.
En funcionamiento real, Projektron BCS convenció
Para nosotros era importante que fuera una aplicación basada en navegador que pudiera adaptarse a nuestras necesidades y configurarse con flexibilidad. Una aplicación en la nube estaba descartada para nosotros, ya que queríamos tener el control de los datos de nuestros proyectos en todo momento y no queríamos que se nos escapara de las manos.
Así que en 2015 empezamos con la instalación y la cartografía de los primeros proyectos para un equipo. Los demás departamentos siguieron trabajando con la herramienta que se sustituiría más adelante. Así pudimos experimentar Projektron BCS en funcionamiento real, y rápidamente quedó claro que, en realidad, casi todos nuestros requisitos se cumplían de forma excelente. Como no queríamos pasar por un largo proceso de búsqueda y comparación de diferentes herramientas, la dirección decidió rápidamente utilizar Projektron BCS y sustituir así nuestra herramienta de desarrollo propio.
Encargamos algunas adaptaciones y las recibimos rápidamente. Entre ellas se encontraba la cartografía de nuestro ejercicio comercial aplazado (01.07. - 30.06.).
Poco a poco, todos los equipos empezaron a gestionar sus proyectos en Projektron BCS. Transferimos los datos de los proyectos en curso desde el sistema antiguo a Projektron BCS. Como expertos en bases de datos, esto no nos resultó difícil gracias a la interfaz proporcionada y, desde 2016, todos los proyectos activos se mapearon en Projektron BCS. Los proyectos que ya se habían completado en ese momento no se importaron.
Uso de Projektron BCS
Todos nuestros empleados y la mayoría de nuestros socios de desarrollo externos trabajan actualmente con nuestro Projektron BCS. Los socios externos tienen un límite de tiempo para registrar sus servicios. En total hay alrededor de 100 empleados en distintos lugares que registran su tiempo y el tipo de servicio sin problemas en Projektron BCS. Por lo tanto, un proyecto en nuestro sistema normalmente se crea mucho antes de que se realice un pedido o incluso de que se envíe una oferta, es decir, tan pronto como estén disponibles los primeros servicios de preventa. Todos nuestros proyectos, contratos de servicio y mantenimiento están mapeados en Projektron BCS, junto con las ofertas asociadas, los gastos incurridos y las facturas. Los proyectos internos y no comerciales se registran del mismo modo que los proyectos de clientes. Como función adicional hemos encargado la función especial de copiar proyectos, incluidos los artículos correspondientes. Esto es muy útil porque podemos mapear nuestros contratos de mantenimiento y acuerdos de nivel de servicio como proyectos que se repiten anualmente.
El sistema sirve como una "fuente única de verdad" para nuestro control y previsión. Las ventas y costes actuales y esperados a nivel de proyecto, cliente, unidad organizativa y empresa en general se determinan a partir de Projektron BCS. La calidad y el significado de nuestros resultados y previsiones provisionales han mejorado significativamente gracias a la introducción de Projektron. Además, fue un gran paso hacia la transparencia de nuestras métricas de éxito.
Projektron BCS es también la fuente de todas las asistencias, ausencias, vacaciones y días festivos especiales de todos los empleados. Como función adicional especial, Projektron implementó para nosotros que, al registrar el tiempo de trabajo, se comprueba y sugiere automáticamente el cumplimiento de los tiempos de descanso legales, lo que ahorra a cada uno de nuestros empleados un poco de tiempo cada día.
La información sobre asistencias y ausencias se transfiere directamente desde Projektron a la nómina. Projektron ha simplificado y entendido enormemente el proceso de aprobación de vacaciones. La transferencia de los datos relevantes para la contabilidad de nóminas se realiza deliberadamente de forma manual y no automática, para tener una autoridad de control, por un lado, y, por otro, para no conceder a proveedores de servicios externos un acceso al sistema que no sea absolutamente seguro. necesario. Dado que los datos de Projektron BCS son de vital importancia para nosotros, manejamos el sistema localmente en nuestra base de datos en nuestro propio centro de datos.
Conclusión y perspectivas
En general, estamos muy satisfechos con Projektron BCS a todos los niveles: tanto los empleados del proyecto por el registro de tiempos sencillo y sencillo, como los jefes de proyecto y de clientes por la planificación y evaluación claras, así como los directivos de la empresa por la visión completa y comprensible de todo. compañía.
El soporte fue muy útil al principio, pero ahora ya casi no lo necesitamos porque el sistema cumple con nuestros requisitos y siempre se comporta como esperamos. Tenemos soberanía sobre nuestros datos y, por lo tanto, acceso total a ellos, de modo que podamos construir nosotros mismos interfaces y realizar evaluaciones integrales.
Aunque nuestro negocio y nuestras áreas de actividad cambian y se desarrollan, no vemos la necesidad de realizar grandes ajustes en el futuro. Podemos recomendar incondicionalmente la herramienta a todas las empresas que trabajan orientadas a proyectos.
