Flexibilidad, velocidad y datos fiables
Informe de usuario de Panasonic Business Support Europe GmbH
La división europea de TI del grupo electrónico utiliza Projektron BCS desde la planificación del proyecto hasta la facturación preparatoria. Gracias a la conexión con el sistema SAP, los datos para la contabilidad de proyectos son fiables y el proceso de facturación se ha acelerado. La interfaz entre BCS y SAP es una buena práctica.
Panasonic Information Systems Company Europe (PISCEU) - Soporte IT en Europa
Panasonic Information Systems Company Europe (PISCEU) es la división europea de TI de Panasonic Business Support Europe GmbH. Alrededor de 170 empleados trabajan en nuestra sede central en Hamburgo y en otras localizaciones en Alemania, Inglaterra, Italia, España, Austria, Polonia, Hungría y la República Checa. Prestamos servicio a todas las unidades de negocio europeas del grupo de electrónica y ofrecemos más de 90 servicios de TI diferentes.
El panorama de proyectos en PISCEU
Estamos certificados según ISO 27001 (seguridad de la información), ISO 27017 (seguridad en la nube) y realizamos proyectos según el marco PMI o prestamos servicios según ITIL. Nuestros proyectos de TI abarcan desde el desarrollo de aplicaciones y proyectos de infraestructura hasta el lanzamiento de software y el desarrollo de sitios web.
Cada año llevamos a cabo unos 200 proyectos para unas 30 unidades de negocio. Van desde proyectos pequeños, que se completan al cabo de unas semanas, hasta proyectos complejos con duraciones superiores a un año.
En grandes proyectos como la introducción de SAP HANA o la introducción de una nueva plataforma de flujo de trabajo centralizado, adoptamos un enfoque iterativo utilizando métodos ágiles. Trabajamos en nuestros proyectos como expertos en gestión de proyectos y TI, pero también contamos con el apoyo de empleados externos.
Búsqueda de un software de gestión de proyectos flexible
En CeBIT 2014, uno de nuestros compañeros conoció el software Projektron BCS. En aquel momento, habíamos llegado a los límites de nuestra anterior solución de gestión de proyectos: utilizábamos un módulo SAP demasiado inflexible para nuestros fines.
A primera vista, Projektron BCS parecía muy flexible y personalizable. También nos convencieron los costes: utilizar BCS es mucho más barato que la solución anterior. Por tanto, la decisión a favor de BCS no se hizo esperar y el cambio a Projektron BCS supuso sobre todo para nosotros una mayor flexibilidad y un abanico de funciones más amplio.
Implantación del BCS en el PISCEU
El proyecto de implantación constó de dos fases:
En primer lugar, BCS se configuró y adaptó a las necesidades del PISCEU. Para ello, se definieron grupos de proyectos y criterios específicos, y se crearon funciones y marcadores de posición personalizados para los recursos. La atención se centró en la planificación de proyectos, el registro de tiempos y la exportación de datos mediante archivos .csv para facturación. Antes de la puesta en marcha, algunos proyectos seleccionados se migraron manualmente. En la segunda fase, la conexión con SAP para la facturación se realizó a través de WebServices.
Involucramos a los futuros usuarios en la coordinación del proceso en una fase temprana, en las reuniones del equipo del proyecto. Todos los gestores de proyectos recibieron formación interna, que seguimos ofreciendo periódicamente. Familiarizamos a los nuevos empleados con nuestros propios materiales de formación, que están adaptados a nuestro enfoque, y ofrecemos formación de refresco para aquellos que sólo entran en contacto con Projektron BCS de vez en cuando. Los usuarios clave que están muy familiarizados con el software también ayudan a familiarizarse o a resolver dudas agudas.
Llevamos utilizando Projektron BCS desde 2015, hemos podido optimizar nuestro proceso de gestión de proyectos y muchos usuarios ya utilizan BCS para crear un presupuesto de proyecto. Como todos los recursos necesarios están disponibles en el sistema y se mantienen correctamente, los presupuestos pueden ser muy precisos. Una vez que la organización de compras ha aprobado el presupuesto del proyecto, se crea un proyecto en BCS y un pedido interno de referencia en SAP. Los datos SAP necesarios (por ejemplo, el ID del pedido de cliente) se actualizan en BCS para crear las condiciones marco para la integración en SAP. A continuación, el gestor de proyectos se encarga de la tramitación. Para que no se salte ningún paso de la planificación, se utilizan dos asistentes diferentes para proyectos internos o de clientes. Utilizamos plantillas para simplificar la estructura del proyecto, el equipo y la planificación del esfuerzo. Los empleados aprecian especialmente la flexibilidad y rapidez de la planificación en BCS.
Además de la planificación de proyectos y el registro de tiempos, la facturación provisional y la conexión con SAP son especialmente relevantes para nosotros. Para preparar la facturación, los datos del proyecto y las reservas se procesan en BCS y, a continuación, se crea una factura provisional, que se comprueba y corrige en caso necesario. BCS es el sistema líder para el contenido de las facturas de proyectos o notas de crédito: la «única fuente de verdad». A continuación, los datos se transfieren a SAP mediante middleware y las facturas se procesan en SAP hasta que el cliente las paga.
Originalmente, habíamos resuelto el intercambio de datos mediante exportaciones .csv. Sin embargo, los errores no se manifestaban durante este intercambio y no existía ninguna comprobación automatizada. Con la introducción de la facturación provisional en BCS y el cambio a una interfaz WebServices, ahora disponemos de datos fiables. Algunos controles automatizados y manuales en BCS lo garantizan: por ejemplo, existe un proceso de aprobación de las reservas horarias por parte de los jefes de proyecto. Al final de cada mes, el sistema sólo tiene en cuenta las entradas aprobadas y facturables, se realizan comprobaciones adicionales en SAP (por ejemplo, para verificar la coherencia de los datos) y también se comprueba la transferencia de datos, de modo que las correcciones manuales en ambos sistemas sólo son necesarias en casos excepcionales.
Conclusión: Más flexibilidad y transparencia
En general, la introducción de BCS nos ha hecho más flexibles y nos ha dado más transparencia en nuestros proyectos. En cuanto a la facturación y la conexión SAP mediante WebServices, la transferencia de datos es ahora mucho más fiable y los dos sistemas (BCS y SAP) tienen el mismo estado. La conexión .csv, propensa a errores, es cosa del pasado y nuestro proceso de facturación es más rápido.
