Potente, completa y fiable
Informe de usuario de Sandstein Neue Medien
Projektron BCS fue un verdadero golpe de suerte para nosotros. En 2015, buscábamos un software para apoyar nuestra gestión de múltiples proyectos. Hemos encontrado la solución Univerasal para nuestra empresa.
Servicio integral para una apariencia perfecta
Sandstein Neue Medien GmbH se escindió en Dresde en 2005 de Sandstein Verlagsgesellschaft, fundada en 1990. Ya en 1996 creamos una división de comunicación electrónica dentro de la editorial Sandstein. Entre otras cosas, creamos la primera versión del sitio web de la ciudad de Dresde, www.dresden.de. En la actualidad, además de 28 empleados fijos, contamos con el apoyo de varios autónomos. Todos trabajamos con Projektron BCS.
Nos aseguramos de que nuestros clientes dejen una impresión única en la Red. Para ello, diseñamos sitios web y portales de Internet basados principalmente en TYPO3 y creamos tiendas online basadas en Magento. Además, también desarrollamos soluciones de software individuales para nuestros clientes, por ejemplo, las bases de datos de formación continua en línea para Berlín-Brandeburgo y Mecklemburgo-Pomerania Occidental. Nuestro equipo realiza proyectos con los lenguajes de programación PHP y JavaScript. Mediante el uso de frameworks como CakePHP o VueJS, también garantizamos una programación web segura, eficiente y estandarizada para el desarrollo de PHP. Si utilizamos soluciones estándar o programamos individualmente, lo decidimos junto con nuestros clientes en función de sus necesidades.
Como agencia digital, nos encargamos de todos los aspectos, desde el concepto de contenidos y el diseño web hasta la implementación técnica en forma de programación y gestión de datos. Como servicios adicionales, ofrecemos, entre otras cosas, formación específica para el grupo objetivo en el uso de sistemas editoriales como TYPO3 y un apoyo fiable. Estamos especializados en el diseño de sitios web sin barreras, ya que entre nuestros clientes se encuentran numerosos ayuntamientos, administraciones estatales, ministerios y otras instituciones y organizaciones públicas.
Aumento del número de proyectos: planificación de recursos más elaborada
Dependiendo de la complejidad, el alcance y los requisitos individuales, nuestros proyectos tienen duraciones muy diferentes, que pueden ir desde unas pocas semanas hasta varios años y un apoyo permanente. Incluso algunos de nuestros primeros clientes nos son fieles desde 1996 y siguen confiando en nuestra experiencia.
La duración media de los proyectos es de aproximadamente un año. Nuestros proyectos se dividen en unos 50 pedidos de proyectos de duración limitada de los clientes y 50 contratos de explotación a largo plazo al año, cuyo apoyo requiere una intensidad muy variable.
Anteriormente habíamos trabajado con diferentes productos de software. Por ejemplo, utilizamos un solo software para la elaboración de presupuestos y la facturación. Para organizar las tareas más pequeñas, teníamos un sistema de tickets independiente, y más tarde también probamos un tablero de planificación electrónico. Sin embargo, esto no tuvo éxito a largo plazo.
Planificamos proyectos más grandes con MS Project. La organización del día a día y la planificación del personal se convirtieron en un reto cada vez más difícil y que requería mucho tiempo. Al asignar los proyectos más pequeños y las tareas diarias, resultaba difícil calcular qué empleados tenían todavía cuánta capacidad libre. En MS-Project, los modelos de horario de trabajo flexible y las distintas disponibilidades eran muy complicados y engorrosos de asignar. Como somos una empresa familiar y muchos de nuestros empleados trabajan a tiempo parcial, llevar un control de la utilización de los recursos era muy difícil y la gestión de los recursos era un reto diario.
A los usuarios de BCS en un tiempo récord
Utilizamos el software de gestión de agencias ais para gestionar los modelos de tiempo de trabajo, las presencias y ausencias y toda la gestión de personal y organización. En 2015, una actualización importante habría llegado hasta allí. Justo en ese momento, nuestro director general, el Sr. Pieper, se puso en contacto con el director general de otra empresa que estaba introduciendo un software de gestión de proyectos llamado Projektron BCS. Durante la conversación, rápidamente quedó claro que BCS también podía ser una solución excelente para nosotros.
La introducción en nuestra empresa fue bastante rápida. En noviembre de 2015, asistí a la formación de gestores de proyectos en Projektron GmbH, en Berlín. Me impresionó porque pude ver directamente el software y no tuve que hacerme una idea del producto sólo por los materiales de marketing. Las funciones de planificación de proyectos y de recursos me convencieron inmediatamente.
Menos de dos meses después, a principios de 2016, introdujimos el BCS en nuestra empresa. Inmediatamente introdujimos las funciones de planificación de proyectos, el sistema de tickets, el registro de tiempos, la gestión de vacaciones y, por supuesto, la ansiada gestión de recursos para todos nuestros empleados.
Al principio, planeamos llevar a cabo procesos importantes como el registro diario de las horas de trabajo en nuestro antiguo sistema y en BCS de forma paralela, pero después de sólo dos días nos dimos cuenta: "¡Eso es innecesario, BCS funciona!" Escribimos nuestras citas
con el programa antiguo hasta que nuestro diseño de CI se asignó al módulo de creación de presupuestos en BCS. Projektron lo hizo por nosotros muy rápidamente.
Al año siguiente introdujimos el módulo de facturación. El módulo de gestión de contratos y la modelización de procesos con BPMN también se añadieron a lo largo de nuestro uso de BCS.
También utilizamos ampliamente las funciones de CRM de BCS desde el principio. Hemos acoplado el software a nuestro sistema telefónico a través de la integración CTI y también utilizamos la importación de correo electrónico y, mientras tanto, la sincronización de citas con Outlook.
La máxima adaptabilidad garantiza todo a la vista
Hace tiempo que utilizamos BCS para todos los procesos comerciales de nuestra empresa, desde la elaboración de presupuestos hasta la facturación. Sólo no se utilizan los módulos sobre métodos ágiles de desarrollo, ya que nuestra forma de trabajar está orientada a la gestión clásica de proyectos según la norma IPMA.
Desde el primer día, la gestión de las vacaciones y de los recursos con datos actualizados en tiempo real aportó más claridad y rapidez a nuestros procesos organizativos. Todos los empleados saben de un vistazo cuántos días de permiso o "días de enfermedad infantil" quedan disponibles. Si se cancela un día festivo, las capacidades correspondientes vuelven a estar disponibles inmediatamente en la planificación de recursos gracias a los datos en directo. Si un miembro del equipo se ausenta con poca antelación por enfermedad, tengo toda la información necesaria a la vista para poder compensar la ausencia.
El sistema de tickets en BCS se ha convertido en una parte indispensable de nuestro trabajo diario en los proyectos. Registramos cada minuto de nuestro tiempo de trabajo en los tickets. Por lo tanto, hemos tenido muchas vistas y subvistas adaptadas a nuestras necesidades.
Apreciamos la flexibilidad y la máxima personalización que ofrece BCS. De hecho, también hemos hecho muchas especificaciones:
- Por ejemplo, para poder priorizar nuestros proyectos en detalle, hemos creado 100 prioridades de proyecto diferentes en BCS, de modo que casi todos los proyectos pueden tener un nivel de priorización individual y cada empleado de la casa puede ver de un vistazo qué tareas tienen prioridad en ese momento.
- Además, hemos establecido campos que muestran inmediatamente en cada ticket si se trata de un proyecto basado en Matomo, Typo3, Magento o cualquier otro y con qué versión de producto se implementó el respectivo proyecto del cliente.
- Al asignar los tickets, a menudo fijamos el inicio de la tramitación en un punto del futuro, para que el esfuerzo planificado pueda tenerse en cuenta inmediatamente en la utilización de los recursos.
En el marco de nuestros contratos de explotación, apostamos por una estrecha coordinación y cooperación con nuestros clientes. BCS ofrece las condiciones ideales para ello con sus flexibles licencias para invitados. Los clientes pueden ver el resumen del proyecto y así están informados del estado actual. También ven los comentarios de los tickets de nuestro equipo y pueden escribir ellos mismos los comentarios de los tickets para proporcionarnos la información necesaria. La transparencia se debe a que los clientes tienen una visión general de su presupuesto de ayuda disponible en todo momento. A la hora de implantar el portal de asistencia, hemos seguido de cerca el ejemplo de Projektron GmbH.
Con BCS a los procesos empresariales automatizados
Desde hace algún tiempo, nos hemos familiarizado con las posibilidades del diseñador de procesos BPMN en BCS. En BCS, asignamos muchos de nuestros procesos empresariales internos con flujos de trabajo y listas de comprobación. Sobre la base de estas listas de comprobación, formulamos versiones alfa de algunos procesos, que nos gustaría modelar sucesivamente con el diseñador de procesos en BCS después de la elaboración y revisión adecuadas.
Además, estamos transfiriendo a BCS procesos que habíamos diseñado previamente en SAP Signavio. Para proceder de forma planificada, teníamos un mapa de procesos creado de antemano. En nuestros procesos principales, es decir, en la gestión real del proyecto, no utilizaremos ningún proceso automatizado. Sin embargo, queremos automatizar al máximo nuestros procesos internos de gestión y asistencia.
En el primer paso, nos aventuramos en nuestro proceso de "criba de consultas y ofertas": Si uno de nuestros empleados -ya sea de ventas, de asistencia al equipo, de gestión, de soporte o un gestor de proyectos- recibe una consulta de un interesado, o si alguien descubre una pista prometedora, BCS genera automáticamente un nuevo interesado en el área "Externa" con toda la información disponible anteriormente y, si procede, los documentos existentes, crea un ticket y lo asigna a un agente adecuado en ventas. Este último puede decidir si vale la pena seguir la investigación o la pista.
Aunque este proceso está actualmente en fase de prueba, ya tenemos otras ideas que nos gustaría realizar con el módulo BPMN. Actualmente estamos mapeando nuestros procesos de onboarding y offboarding, así como los procesos de "Preparación de la oferta" y "Preparación de la oferta" con la ayuda de listas de control. Estos y otros muchos procesos de nuestros mapas de procesos se traducirán en procesos BPMN en un futuro próximo. Ya hemos empezado con la implantación del proceso de "compra técnica".
A medio y largo plazo, queremos ir mucho más allá de la cartografía de nuestros procesos actuales. Dos objetivos deseados que nos gustaría realizar pronto con el gestor de procesos BPMN son los siguientes:
- Cuando se publique una nueva versión de Matomo, por ejemplo, BCS debería identificar todos los proyectos de clientes activos en los que Matomo esté almacenado como estándar de proyecto y generar automáticamente tickets para nuestros empleados, para actualizar la versión para estos clientes.
- Si uno de los proveedores de alojamiento cuyos servicios utilizamos para los proyectos de nuestros clientes informa de una próxima ventana de mantenimiento, nos gustaría utilizar BCS para filtrar e informar automáticamente a todos aquellos clientes que se verán afectados por el mantenimiento y el tiempo de inactividad previsto asociado.
Conclusión: Potente, completo y fiable
No sólo estamos satisfechos con BCS, sino también con el servicio de Projektron GmbH. Mientras tanto, he asistido a casi todos los cursos de formación ofrecidos por Projektron GmbH y he transmitido internamente a nuestros empleados los conocimientos que allí he adquirido. Incluso tuvimos un consultor de usuarios in situ para formar a varios de nuestros empleados en el uso de BCS cuando estábamos preparando nuestra oferta.
En el transcurso de nuestro proceso de incorporación, cada nuevo empleado, independientemente de si es un becario o un gestor de proyectos, recibe una presentación adecuada de BCS. Desde hace tiempo, esto se hace en paralelo a la familiarización general con nuestra empresa y nuestra forma de trabajar, porque BCS es la herramienta central para todas las tareas del trabajo diario.
Hasta ahora he participado con entusiasmo en tres conferencias de usuarios antes de la pandemia de Corona y he podido obtener valiosas sugerencias y consejos prácticos para nuestro propio uso de BCS en el intercambio directo con otros participantes.
Siempre esperamos con impaciencia las nuevas versiones de BCS y solemos actualizar muy rápidamente después de un nuevo lanzamiento. Aquí vemos otra fantástica ventaja de BCS: es totalmente personalizable y, a la vez, fácilmente actualizable.
¡No querríamos perdernos las posibilidades de BCS! La disponibilidad de datos en tiempo real en todos los módulos, que Projektron BCS proporciona a todos los miembros del equipo, permite tomar decisiones más claras, rápidas e informadas en todos los aspectos de nuestro trabajo diario en los proyectos y en la organización interna.
