Rápida valoración e integración en las estructuras
Informe de usuario SoftconCIS
Desde su introducción en 2014, el uso del software Projektron BCS se ha convertido en un sistema autogestionado para el que solo ha sido necesario solicitar asistencia en contadas ocasiones, lo que habla por sí solo.
Nosotros, SoftconCIS, somos proveedores de sistemas de información inteligentes para compras desde 1997 con la mejor solución basada en la nube, WebCIS 4.0. SoftconCIS es la única empresa del mercado que combina un software inteligente y sofisticado con más de 400 ratios y cuadros de mando, interfaces preparadas, asesoramiento y alojamiento en su propio centro de datos alemán certificado con formación adicional.
Nuestro equipo de 40 empleados en dos sedes atiende a más de 400 clientes de diferentes tamaños y sectores, así como a más de 10.000 usuarios en todo el mundo, que nos valoran como proveedor líder de sistemas de información para el control de compras y la optimización de la eficiencia en las compras estratégicas.
Nos consideramos socios de nuestros clientes y apoyamos la introducción y el uso de nuestra solución de software a través de nuestro propio departamento de gestión de proyectos.
Necesidad de un software de gestión de proyectos
A medida que la empresa crecía, también lo hacía la necesidad de un software de gestión de proyectos que estructurara los procesos de manera uniforme, definiera las responsabilidades y visualizara el curso del proyecto.
Según los distintos requisitos de nuestros clientes, los recursos disponibles por ambas partes y la complejidad de la conexión del software, la duración de los proyectos oscila entre tres y doce meses. Esto se aplica tanto a la implantación de nuestra solución de software para nuevos clientes como a la amplia asistencia a nuestros clientes existentes, ya que no se aplana debido al constante perfeccionamiento de nuestro software y a los nuevos requisitos definidos por los clientes, por lo que la gestión de proyectos se ha convertido en un importante vínculo con el cliente.
Por eso era tan importante para nosotros introducir un software de gestión de proyectos fiable que nos ofreciera un apoyo óptimo en todos los departamentos, tanto en las áreas operativas como en las estratégicas, y que pudiera adaptarse a nuestras necesidades mediante módulos adicionales.
Cambio de perspectiva: del proveedor de software a la búsqueda de software
Así que cambiamos de bando en este contexto, de proveedor de software a buscador de software: una perspectiva completamente nueva. Definimos nuestros requisitos basándonos en un análisis de los procesos empresariales:
En los últimos años, la empresa ha crecido mucho en número de empleados, ubicaciones y clientes atendidos, así como en la gama de servicios ofrecidos. Sin embargo, la organización interna de los procesos no ha podido seguir el ritmo del rápido crecimiento de la empresa, lo que se ha reflejado principalmente en una pérdida de eficacia de los procesos y en la ineficacia de los canales de comunicación. El día a día era a menudo bastante desestructurado. Los correos electrónicos trataban temas tan diversos que resultaba difícil asignar la correspondencia, los resultados y las responsabilidades a proyectos explícitos.
Sustituir a los compañeros durante las ausencias era casi imposible sin una formación prolongada. Los departamentos de la empresa seguían sus propios procesos y estructuras organizativas, lo que dificultaba mucho la cooperación entre equipos. Un punto importante, la comunicación y documentación del progreso del proyecto, tuvo lugar a través de diferentes canales y no fue en absoluto completamente rastreable.
Por tanto, había que encontrar una solución para una gestión fiable de los proyectos, así como para el control y seguimiento de tareas y responsabilidades. Para no poner en peligro nuestra propia actividad principal, decidimos no programar internamente e iniciamos la búsqueda de un proveedor en el campo de la gestión de proyectos.
Requisitos para Projektron BCS
Buscábamos una solución que se adaptara a nuestras necesidades y, sobre todo, que nos diera mucha libertad a la hora de diseñar nuestros flujos de trabajo para poder seguir apoyando nuestros procesos de forma pragmática en el futuro.
Especialmente relevante era el requisito de estar en contacto directo con los clientes a través del software y poder integrarlos activamente en los procesos del proyecto. De este modo, podría lograrse una optimización de la productividad y la eficiencia. Ahora ya no tenemos que recurrir a los viejos canales de comunicación del correo electrónico y el teléfono sin documentación.
Así que es obvio que Projektron BCS, con su amplia gama de servicios basada en módulos, fuera preseleccionada y, tras una fase de prueba convincente y consultas profesionales, se convirtiera en nuestro socio en gestión de proyectos en 2014.
Projektron BCS se apreció rápidamente y se integró en las estructuras
Este software de gestión de proyectos nos ofrece la posibilidad de facilitar muchos procesos, incluso alejados de la gestión de proyectos real tal y como la practicamos. Pero consideremos primero esta parte.
Tras una amplia fase de familiarización y la formación específica de los usuarios principales, el software se apreció rápidamente y se integró de forma continua en las estructuras existentes de gestión de proyectos y, gracias a la amplia gama de funciones, se encontraron nuevas formas de trabajar de forma más eficiente y ahorrar tiempo. El almacenamiento de planes de proyecto, la gestión de tickets, la creación de tareas y la contabilización de gastos para comparar los tiempos previstos y reales del proyecto son sólo una pequeña selección de las ventajas que se hicieron patentes al poco tiempo de utilizar Projektron BCS.
Como resultado, el software se utilizó rápidamente en todos los departamentos y se dio a todos los empleados un acceso que podía adaptarse individualmente al puesto de trabajo y a las tareas asociadas mediante distintas funciones y derechos de usuario. En pocos meses, Projektron BCS se convirtió en un compañero diario en todos los departamentos y en un elemento estructural central de la empresa.
La gestión de la base de clientes nuevos y existentes se integró en el programa informático, la preparación de ofertas y la recepción de pedidos se gestionan y documentan a través del programa y éste también resultó ser una herramienta útil como instrumento de control.
Asimismo, el software facilita el proceso de solicitud de permisos y ofrece gestión de gastos. Esto es sólo un puñado de la amplia gama de servicios que valoramos en Projektron BCS y de los que ya no querríamos prescindir.
Projektron BCS es un valioso apoyo
El uso del software de gestión de proyectos contribuye significativamente a la optimización de nuestros procesos, proporciona la opción de comunicación deseada con el cliente, registra los procesos de forma comprensible y ofrece así una base óptima para documentar el curso del proyecto.
Mediante las opciones de configuración de la vista "Visión general personal", se pueden visualizar claramente las tareas diarias, los plazos, los tickets, etc., para trabajar de forma más eficaz y asignar las urgencias a la persona responsable de forma rápida. De este modo, se puede aumentar la velocidad, especialmente en el ámbito del procesamiento de billetes, y la transparencia en el flujo de trabajo.
El uso de Projektron BCS ha demostrado ser un valioso apoyo en todos los departamentos. Gracias a su usabilidad intuitiva, los nuevos empleados pueden trabajar de forma autónoma con la herramienta tras una breve fase de formación. Además, la experiencia de los compañeros y sus consejos son de gran ayuda. De este modo, el uso del software se ha convertido en algo natural, para lo que sólo hemos necesitado ayuda en contadas ocasiones en los ocho años de colaboración con Projektron BCS, lo que habla por sí solo.
