Optimización de procesos en finanzas y controlling
Informe de usuario por SSC-Services GmbH
SSC-Services GmbH es un proveedor de servicios de TI que apoya a las empresas con conceptos personalizados para la transformación digital, especialmente en el sector de la automoción. Con la ayuda del software Projektron BCS, la empresa pudo hacer más eficientes sus procesos de controlling y planificación de recursos e impulsar la automatización de la facturación.
Servicios de CSC: Soluciones informáticas para la transformación digital
SSC-Services GmbH, con sede en Böblingen, es un proveedor de servicios de TI con 200 empleados que desarrolla conceptos personalizados para la colaboración dentro de las empresas y entre ellas. Fieles a nuestra misión: «Creating Connections - We connect working environments», estamos convencidos de que la colaboración es posible desde cualquier lugar y puede optimizarse para cada situación laboral y vital.
Desde 1998, nuestra cartera de servicios se compone de servicios y productos de TI relacionados con la transformación digital. Nuestra experiencia incluye soluciones para la conexión técnica y la colaboración de grandes empresas (OEM) y sus proveedores o socios de desarrollo, principalmente en la industria del automóvil. Ofrecemos desarrollo, consultoría y servicio de una sola fuente para proporcionar a nuestros clientes no solo conceptos holísticos, sino también su implementación y soporte.
Como empresa mediana, concedemos gran importancia al trato personal, cordial y justo con nuestros clientes. Los temas de integración, agilidad y trabajo en red desempeñan un papel central tanto en la cooperación entre empleados como en la colaboración con nuestros clientes.
Mejora de los procesos en Finanzas y Controlling
Hasta finales de 2013, utilizábamos una sencilla herramienta de registro de tiempos que, sin embargo, generaba un elevado esfuerzo manual a la hora de facturar los servicios. Con la introducción del nuevo software, queríamos que nuestro proceso, desde el registro de tiempos y servicios hasta la facturación de servicios, fuera más eficaz y rápido. También queríamos transferir nuestras evaluaciones y análisis de proyectos, que antes se realizaban en MS Excel y MS Access, a un sistema de control de proyectos asistido por ordenador.
Conocimos Projektron BCS a través de un socio comercial que utiliza el software y nos lo recomendó. Tras un proceso de selección y una conversación con un cliente de referencia que nos presentaron a través de Projektron, nos convencimos de que BCS podía satisfacer nuestras necesidades. Llevamos más de 10 años utilizando Projektron BCS en nuestra empresa.
Empezamos el 1 de enero de 2014 con las funciones básicas de registro de tiempos, planificación de vacaciones, reservas de proyectos y control de proyectos. Un gran paso para todos nosotros, que optimizó considerablemente nuestro flujo de trabajo y nos permitió llevar a cabo el control de proyectos. Rápidamente nos dimos cuenta de las ventajas de un uso ampliado de BCS.
El siguiente paso fue activar el módulo CRM en BCS. Esto no sólo nos permitió preparar ofertas de forma más eficiente, sino también agrupar todos los datos relacionados con los proyectos en un único sistema. Los documentos de oferta, pedidos y confirmaciones de pedido enviados desde BCS están vinculados al proyecto y pueden consultarse en cualquier momento. A esto siguieron la gestión de gastos, el registro de contratos con proveedores y clientes a través de la gestión de contratos y la tramitación de procedimientos de reclamación.
Por último, se aplicaron los requisitos de las certificaciones y etiquetas relevantes para nosotros en el ámbito de la gestión de riesgos de los proyectos. Entre otras cosas, esto nos ayuda a cumplir los requisitos de las etiquetas TISAX e ISO. Registramos acuerdos como los acuerdos de nivel de servicio y los acuerdos de no divulgación para los proyectos pertinentes, registramos si en el proyecto se procesan valores de información relevantes y si se ha acordado contractualmente un plazo. Los riesgos y, en su caso, las oportunidades son registrados en el proyecto por el jefe de proyecto.
Facturación flexible y completa a través de BCS
Logramos con diferencia la mayor optimización de procesos en 2017 con la introducción de la facturación en BCS. Desde entonces, la facturación de nuestros servicios se ha automatizado en gran medida.
Prestamos nuestros servicios principalmente en proyectos de TI que se facturan mensualmente y cuyos gastos deben documentarse detalladamente en informes de gastos. Hemos plasmado los distintos requisitos de nuestros clientes para estos informes de gastos en varios informes de gastos. Utilizando las plantillas de facturas de proyectos, podemos controlar de forma específica para cada proyecto qué informe debe crearse para cada proyecto como anexo a la factura. También podemos definir individualmente para cada proyecto qué persona de contacto del cliente recibe los informes de gastos para su aprobación. Los informes de gastos se envían ahora directamente desde BCS por correo electrónico y también se documentan allí.
Recientemente, Projektron ha ampliado esta funcionalidad de modo que ahora también podemos crear los denominados informes de aceptación como anexos a la factura para proyectos de precio fijo. Los informes correspondientes también pueden seleccionarse a través de la plantilla de factura del proyecto. A diferencia de las reservas, estos informes muestran, por ejemplo, las fechas de pago de las operaciones (parciales). La creación de estos informes de precio fijo y su envío al cliente para su aprobación es similar al procedimiento de los informes de gastos.
Gracias a BCS, ahora también podemos cumplir los requisitos de los clientes individuales para la facturación en formato ZUGFeRD.
Un posible añadido para nosotros sería una facturación y registro más sencillos de los contratos de mantenimiento de los clientes. No utilizamos el módulo de tickets de BCS y, por tanto, registramos nuestros gastos de asistencia en tareas permanentes de nivel superior. Estos contratos se facturan a través de artículos recurrentes en un grupo de proyectos de clientes.
No obstante, hemos podido ahorrar mucho tiempo facturando a través de BCS en combinación con la exportación DATEV.
Perspectivas de futuro con Projektron BCS
Los numerosos desarrollos e innovaciones de BCS nos permitirán utilizar el software en el futuro, incluso a medida que aumenten nuestro volumen de negocios y el número de empleados.
Constantemente descubrimos nuevas funciones y posibilidades que nos permiten organizar nuestro trabajo en el área de controlling y finanzas de forma más eficaz y eficiente. Todavía no hemos aprovechado todo el potencial del programa, sobre todo en la planificación de la distribución de recursos junto con la opción de almacenar las competencias de los empleados.
Con las exportaciones y los extractos .csv de las vistas, BCS ofrece una buena base para la transferencia de datos para su posterior procesamiento. Para análisis más detallados, exportamos los datos desde BCS y los procesamos posteriormente en MS Excel o PowerBI.
