Recursos bajo control gracias a BCS
Informe de usuario por Stämpfli AG
Gracias a Projektron BCS, tenemos control sobre nuestros recursos y el trabajo que tenemos entre manos. Estamos muy satisfechos con el rendimiento de BCS y lo consideramos una herramienta indispensable para la ejecución de nuestros proyectos.
Tradición y modernidad – Stämpfli Kommunikation
Como empresa familiar de larga tradición, Stämpfli combina comunicación, tradición y modernidad. Seis generaciones han dirigido ya con éxito la empresa y la han seguido desarrollando en interés de sus empleados y accionistas. Stämpfli Kommunikation, con más de 300 especialistas de todas las áreas de la comunicación, es sinónimo de asesoramiento excelente en diseño de marcas, comunicación y diseño de procesos: de acción holística, centrada y sólida en la implementación, de soluciones líderes en comunicación en red, de producción y comunicación de medios impresos e interactivos, y de la más alta calidad de servicio.
Stämpfli Kommunikation ofrece los siguientes servicios en diferentes áreas de servicio:
Agencia de comunicación: asesoramiento, diseño y realización de proyectos de comunicación, incluida la comunicación de marketing, el diseño de comunicación, la comunicación integrada, la gestión y el diseño de marcas, la planificación de medios y el marketing, así como la planificación y realización de campañas de comunicación.
Medios digitales: concepción y realización de comunicación digital, así como preparación y creación de contenidos para medios de comunicación. Esto incluye servicios lingüísticos (corrección, edición y traducción), edición de imágenes, maquetación, diseño web, revistas web, gestión de datos y fotografía.
Medios impresos: gestión de todo el proceso de impresión (impresión digital y offset), incluido el asesoramiento, el tratamiento de datos, la preimpresión, la producción de impresos, la encuadernación (corte, plegado, cosido, encolado y encuadernado), el laminado y el embalaje, así como la preparación de envíos.
Medios de comunicación profesionales: servicios para el marketing de medios de comunicación y para la comunicación de asociaciones, incluida la gestión de eventos, la planificación de medios de comunicación y el marketing (incluida la venta de anuncios para revistas especializadas).
Mejorar sus propios procesos de trabajo mediante software
Nosotros, la empresa Stämpfli AG de Berna, decidimos en 2016 utilizar un software de gestión de proyectos para mejorar nuestros flujos de trabajo en la gestión de proyectos y hacerlos más eficientes. Como agencia de servicios integrales en el ámbito de la comunicación, gestionamos un gran número de proyectos de clientes que son muy complejos y requieren una estrecha coordinación entre distintos departamentos.
Un software de gestión de proyectos debe permitirnos planificar, coordinar y supervisar las distintas fases de un proyecto. Las tareas deben poder delegarse y priorizarse para garantizar que todos los implicados en el proyecto estén de acuerdo y trabajen a tiempo. El programa también debe ayudar a planificar los recursos, registrando las horas de trabajo y controlando los esfuerzos.
Además, el software de gestión de proyectos debe ofrecer una base de datos central en la que pueda almacenarse toda la información relevante sobre un proyecto, desde la oferta hasta la factura. Esto facilita la comunicación y la cooperación entre los distintos departamentos y garantiza que la información importante esté siempre disponible. El software debería ayudarnos a identificar y resolver los cuellos de botella y los problemas en una fase temprana.
En resumen, debe cubrirse la necesidad de planificar y controlar los proyectos de forma eficaz y eficiente, así como de mejorar la cooperación entre los departamentos implicados. Así se logrará el objetivo de completar los proyectos con mayor rapidez y rentabilidad.
BCS convence por su amplia funcionalidad
Nuestro primer contacto con Projektron GmbH se produjo en el transcurso de una exhaustiva búsqueda de una herramienta adecuada para mejorar nuestros flujos de trabajo. Tratamos intensamente con varios proveedores y sus ofertas y, tras extensos talleres y demostraciones de productos, finalmente identificamos Projektron BCS como la mejor solución para nuestras necesidades.
Lo que acabó convenciéndonos fue, sobre todo, la amplia funcionalidad y flexibilidad de BCS, así como la posibilidad de adaptar el software a nuestros requisitos individuales. Esto era especialmente importante para nosotros, porque en nuestra empresa cubrimos una amplia gama de servicios muy diferentes y tenemos procesos y organizaciones correspondientemente diversos que tenemos que mapear en términos de tecnología de sistemas. Otro punto importante era la conectividad con nuestras otras aplicaciones empresariales, incluido nuestro CRM (MS Dynamics) y nuestro sistema ERP. Estos sistemas podían conectarse a través de interfaces personalizadas.
Introducción gradual de las BCS
La introducción de BCS comenzó en 2017 y fue positiva en general. Para determinadas áreas de servicio de Stämpfli AG fue una nueva introducción, para otras fue la sustitución de otra solución de gestión de proyectos existente.
La introducción tuvo lugar a lo largo de un periodo de aproximadamente un año. El software se introdujo por fases en las distintas áreas de servicio. Projektron nos apoyó intensamente durante la implantación y nos prestó asistencia continua para aprovechar al máximo el potencial del software. Para ello, nos concentramos en las funciones básicas que nos parecían más importantes, como la planificación, el control y el seguimiento de proyectos, así como la creación de facturas.
Planificar, controlar y gestionar proyectos con BCS
Actualmente utilizamos Projektron BCS para planificar, controlar y gestionar nuestros proyectos en el área de servicios. El software es utilizado por todas las áreas de servicio que prestan servicios en el mercado.
Una de las funciones más importantes que utilizamos actualmente es la planificación y ejecución de proyectos. Con BCS, podemos gestionar proyectos de principio a fin, delegar tareas y programar personas y equipos. Esto nos ayuda a garantizar que siempre tenemos suficiente personal disponible para nuestros proyectos. También podemos controlar la carga de trabajo de nuestros empleados y evitar cuellos de botella y sobrecargas. Nuestros empleados registran sus esfuerzos en los proyectos/tareas correspondientes. Este registro del esfuerzo nos permite facturar nuestros servicios en Projektron. Las facturas se crean directamente en Projektron BCS y se transfieren a través de una interfaz a nuestro sistema ERP y a nuestro software de contabilidad financiera.
Otra función importante es la gestión del tiempo de trabajo y de las ausencias. Con Projektron BCS, podemos registrar y gestionar las horas de trabajo y las ausencias (vacaciones y enfermedades, etc.) de nuestros empleados. Estos datos también fluyen a nuestro sistema ERP, donde son utilizados por nuestros departamentos de contabilidad de nóminas y recursos humanos.
Una característica esencial de BCS para nosotros son los informes. El programa nos permite crear y analizar diversos informes para supervisar y evaluar el rendimiento de nuestros proyectos. Por ejemplo, podemos seguir el progreso de los proyectos, controlar el consumo de recursos y comprobar el estado de las tareas individuales. Los datos de BCS nos permiten prever la carga de trabajo, lo que nos permite ver la utilización prevista de los recursos en función de los planes de esfuerzo de los proyectos.
En general, el uso de Projektron BCS nos permite planificar y gestionar nuestros proyectos con eficacia y eficiencia. El software simplifica la cooperación entre las distintas áreas de servicio y proporciona al gestor de proyectos una visión completa de los costes y gastos incurridos, así como de los ingresos ya generados.
Conclusión y perspectivas
Seguimos satisfechos con Projektron BCS más de cinco años después de su introducción. El software nos ha permitido planificar y ejecutar nuestros proyectos en todas las divisiones, identificar y resolver cuellos de botella y problemas, y garantizar la cooperación entre las áreas de servicio implicadas.
Gracias a BCS, tenemos control sobre nuestros recursos y el trabajo que tenemos entre manos. También tenemos control sobre nuestros recursos y podemos medir la productividad de nuestro personal al poder registrar y evaluar sus horas de trabajo e informes de rendimiento.
En el futuro, tenemos previsto seguir explorando e implementando nuevas funciones y características del software, como hemos hecho continuamente en el pasado. Projektron nos proporciona un apoyo excelente en cada caso, como en la difícil introducción de la factura QR suiza 2022.
