BCS es nuestro sistema central de información
Informe de usuario de Stiftung Warentest
Projektron BCS pudo puntuar funcionalmente, por ejemplo, gracias a las numerosas posibilidades de personalización y al manejo de plantillas de proyectos. Un factor importante a favor de BCS fue la posibilidad de integrar los planes temáticos mensuales en el sistema y así poder mostrar casi todo en una sola herramienta.
Pruebas para la protección de los consumidores
En 1964, la República Federal de Alemania, representada por el Ministro Federal de Economía, fundó la Stiftung Warentest para promover la protección del consumidor. Según sus estatutos, debe "informar al público sobre las características objetivables de la utilidad y el valor útil, así como de la compatibilidad medioambiental de los bienes y servicios privados, así como de los servicios públicos de uso individual".
La Stiftung Warentest examina productos, tanto bienes como servicios, y publica los resultados en sus revistas (Finanztest, test) y en su página web. Además, se elaboran publicaciones especiales y libros. Cada año probamos y evaluamos más de 30.000 productos en unos 300 proyectos. Hay que calcular al menos 3 meses para el trabajo de prueba, pero también pueden ser 18 meses por adelantado. En las distintas fases, hay que tener en cuenta en la planificación los pasos de procesamiento de diferentes procesadores, tanto internos como externos.
Búsqueda del sistema central de información
Hacía tiempo que existía una herramienta de planificación para una parte del edificio, pero se había quedado anticuada y había que sustituirla. Antes de organizar proyectos individuales, se elabora un plan para las publicaciones impresas y en línea. En el llamado plan temático se determina qué tema se va a publicar en cada número.
Hay que tener en cuenta varios aspectos, por ejemplo
- ¿Es el tema estacional (por ejemplo, es más probable que los consumidores del tema "cuidado del césped" busquen ayuda e información sobre los últimos productos en primavera que en invierno)?
- ¿Hay novedades y con qué rapidez pueden probarse?
En el pasado, se hacían muchos planes en Excel para estas compilaciones de planificación de ediciones. Por lo tanto, especialmente los planes de publicación para las publicaciones impresas deben trazarse de forma integrada en el sistema de planificación, y aquí también deben tenerse en cuenta las publicaciones digitales y en línea.
Algunos objetivos importantes eran:
- Crear un sistema central de información interno y apoyar en gran medida el proceso, desde la clarificación de temas, pasando por la gestión de proyectos de investigación, hasta la publicación de artículos en nuestras publicaciones.
- Apoyar la autodirección de los actores, es decir, capacitar en la medida de lo posible a todos los participantes en el proyecto para que puedan participar de forma independiente en el sistema de planificación.
De entre un gran número de proveedores, se preseleccionaron tres. Tras una sesión informativa por nuestra parte, los proveedores seleccionados presentaron sus productos y mostraron soluciones propuestas para nuestros requisitos.
El sistema Projektron puntuaba desde el punto de vista funcional, por ejemplo, por las numerosas opciones de personalización y el manejo de plantillas de proyectos. Al mismo tiempo, no reveló debilidades o riesgos esenciales. El sistema se preconfiguró en una prueba de concepto (PoC) y se presentó internamente. Una de las principales razones para elegir BCS de Projektron fue la posibilidad de integrar los planes temáticos mensuales en el sistema y así poder mostrar casi todo en una sola herramienta.
La PoC fue un éxito, por lo que se siguió configurando y adaptando el sistema, que finalmente se introdujo en todos los equipos de investigación a principios de 2020. Basándose en estos diversos requisitos, la elección recayó en el software de coordinación empresarial de Projektron. Las principales razones fueron la buena usabilidad de la interfaz de usuario y las numerosas funciones que cubrían todos los criterios requeridos.
BCS en uso
La Stiftung Warentest utiliza BCS Projektron sobre todo para la recopilación y evaluación de ideas de investigación y la gestión de proyectos, tanto para proyectos de investigación como para proyectos editoriales. La gestión de ideas se adaptó a los requisitos de la Stiftung Warentest y se complementó con opciones para la descripción de temas. En discusiones preliminares en los equipos, las ideas seleccionadas pueden transformarse en propuestas de proyectos. La planificación conjunta de temas es aprobada finalmente por los respectivos redactores jefe. Para ello, utilizan la posibilidad de "liberar" los proyectos del plan temático y transferirlos así de las propuestas de proyecto a los proyectos actuales.
Para simplificar la planificación de los proyectos, se utilizan las plantillas de proyectos. Para los distintos tipos de investigaciones, existen procesos predefinidos que ya contienen cantidades genéricas con esfuerzos aproximados, que luego se intercambian por personas actuantes. El esfuerzo sólo se ajusta parcialmente. Para el personal y los supervisores es importante poder detectar rápidamente los cuellos de botella y las sobrecargas y tomar las medidas oportunas. Por ello, la gestión exacta de los recursos de BCS no tiene especial importancia en nuestra casa.
Las plantillas de proyecto desarrolladas ya se han adaptado varias veces. Mientras que en la anterior herramienta de planificación una persona realizaba la planificación de forma centralizada y sólo unos pocos participantes en el proyecto ajustaban el estado de tramitación directamente en el sistema, ahora otros participantes en el proyecto trabajan con el sistema además de los jefes de proyecto.
Para la mayoría de los proyectos hay una reunión de proyecto. En esta reunión se discute la descripción del proyecto (que está integrada en BCS) y posteriormente se aprueba con un flujo de trabajo en BCS. Aquí también se define el marco financiero. La información más importante se transfiere a SAP a través de una interfaz (el número de proyecto se convierte así en un elemento PEP en SAP).
Se han creado resúmenes de hitos muy diferentes para los distintos participantes en el proyecto. Por ejemplo, los colegas del departamento de compras pueden ver en qué periodo para qué proyectos se van a adquirir los productos, o para la oficina de prensa se puede visualizar cuándo y en qué instituto de pruebas se llevarán a cabo los exámenes, de modo que se puedan tomar fotos en caso necesario.
Perspectivas y conclusión
La Stiftung Warentest seguirá adaptando BCS a sus necesidades. En este contexto, los nuevos desarrollos en el módulo de planificación son fundamentalmente interesantes, aunque sobre todo la implementación de requisitos individuales por configuración ha aportado muchas mejoras.
Hemos cumplido ampliamente nuestros objetivos:
- Toda la información sobre un proyecto se almacena en BCS.
- El enlace a Microsoft SharePoint ayuda a acceder rápidamente a los archivos del proyecto.
- Todos ven el mismo estado de ideas, temas, proyectos y planes.
- Se han sustituido los documentos individuales de Word y Excel.
- Los procesos y flujos de trabajo se han sustituido y simplificado (por ejemplo, los flujos de trabajo de aprobación).
En este contexto, la integración con sistemas vecinos también crece de forma constante, por ejemplo, con nuestra base de datos de direcciones CRM basada en Microsoft Dynamics.
