Gestión completa de proyectos en una sola herramienta
Informe de usuario de Systemtechnik LEBER GmbH & Co. KG
Projektron BCS nos ha permitido trasladar toda nuestra gestión de proyectos a una única herramienta. Para nosotros es especialmente práctico que durante la planificación del proyecto en BCS también se cree automáticamente una oferta. Esto nos permite hacer una declaración transparente sobre los costes del proyecto a nuestros clientes en cualquier momento, incluso durante el transcurso del mismo. Projektron BCS ha cumplido plenamente nuestras expectativas, también en lo que respecta a la promesa del producto de que la herramienta puede adaptarse a una amplia gama de retos y requisitos.
STL - Desarrollar el éxito con conocimientos interprofesionales
Systemtechnik LEBER GmbH & Co. KG es un proveedor líder de soluciones en los ámbitos de la tecnología de accionamiento, la electrónica digital, la tecnología de bus de campo y comunicación, la electrónica de potencia y las fuentes de alimentación individuales.
Llevamos ofreciendo servicios y productos en el campo de la electrónica desde 1986. Desarrollamos conceptos, así como electrónica, hardware, firmware y software para conocidos fabricantes de los sectores de la tecnología médica, la aviación y la automatización industrial, así como de la industria del automóvil y la electrónica de consumo. Nuestro experimentado equipo, arraigado en la empresa desde hace muchos años, ofrece apoyo en todas las fases del desarrollo de productos, desde la construcción de prototipos hasta la introducción en serie.
Nuestra cartera de servicios incluye, entre otras cosas, la ingeniería de sistemas innovadores, así como el apoyo con las aprobaciones necesarias o con la creación de diagramas de circuitos y diseños. Además, STL cuenta con un sistema de gestión de calidad certificado según las normas ISO 9001 e ISO 13485.
Desde las empresas tecnológicas de nueva creación, pasando por las clásicas medianas empresas alemanas con sus campeones ocultos, hasta las corporaciones que operan a nivel mundial, todos ellos se encuentran entre nuestros clientes satisfechos. Entre los más conocidos se encuentran actores destacados como VW, Siemens o Airbus.
Systemtechnik LEBER cuenta actualmente con unos 60 empleados en su sede de Schwaig, cerca de Núremberg, y es una empresa del GRUPO BURGER, uno de los principales socios de sistemas en el ámbito de la tecnología de accionamiento a medida.
Trabajo puramente basado en proyectos
Systemtechnik LEBER es un proveedor de servicios de desarrollo electrónico y trabaja enteramente en base a proyectos. Cada año, los ingenieros de LEBER realizan entre cincuenta y cien proyectos para empresas clientes.
El flujo del proyecto de un vistazo:
- Consulta del cliente sobre una idea de proyecto
- Preparación del plan del proyecto y estimación del coste inicial
- Planificación detallada para la elaboración de un presupuesto
- Puesta en marcha e inicio del proyecto
- Desarrollo de la especificación de los requisitos seguido del inicio de la fase de implementación
- Fase de prueba y validación
En Projektron BCS, todas las fases del proyecto se pueden representar con facilidad y claridad.
Dependiendo del proyecto y de los requisitos del cliente, los empleados de STL desarrollan según el modelo V, Scrum o una mezcla de ambos. El trabajo se realiza principalmente según los métodos clásicos de gestión de proyectos si se trata de componentes de hardware o de una muestra electrónica. Los proyectos de desarrollo de software puros suelen realizarse en base a Scrum. Todos los proyectos se mapean en Projektron BCS y se comparten entre los participantes del proyecto.
Por regla general, entre cuatro y seis empleados de STL trabajan juntos en un proyecto para el desarrollo de un componente de hardware de un dispositivo mayor. La duración de los proyectos varía considerablemente, desde unos pocos meses hasta dos años, dependiendo de la complejidad y los requisitos específicos del cliente.
La razón es la amplia cartera de servicios de STL, que abarca desde el apoyo al diseño de un esquema de circuitos hasta el desarrollo de un producto completo, desde la idea a través de varios bucles de desarrollo hasta el apoyo a la certificación. Y esto también en entornos regulados como la seguridad y la protección o en proyectos A-Spice en la industria del automóvil.
El propio Jörg Klenke trabaja en la oficina de gestión de proyectos. Cinco empleados de STL asumen aquí la función de gestores de proyectos, de modo que en todo momento se gestionan varios proyectos en paralelo. Cada equipo de proyecto incluye también un ingeniero de sistemas como jefe técnico. Mientras que el director de proyecto es más responsable de la parte organizativa de un proyecto y de la comunicación con el cliente, el ingeniero de sistemas se encarga de la ejecución técnica.
En función de los requisitos específicos del proyecto, los equipos de trabajo se completan con probadores, técnicos, desarrolladores de software, desarrolladores de hardware o ingenieros de FuSI.
Sin Projektron BCS, como software de gestión de proyectos potente y de método abierto, no sería posible la ejecución del proyecto actual. Internamente, también mantenemos un manual de gestión de proyectos como guía para nuestras actividades de gestión de proyectos. Gracias a BCS, ya hemos podido automatizar muchos de los procesos allí registrados.
Desde 2014, todos los proyectos de Systemtechnik LEBER se mapean en Projektron BCS, se documenta el desarrollo del proyecto y, finalmente, se evalúa todo el proyecto. La introducción de la solución Projektron fue precedida por una amplia exploración del mercado de proveedores de software de gestión de proyectos, en la que BCS logró convencer al equipo de STL.
Posteriormente, la herramienta se sometió a una evaluación en profundidad por parte de varios empleados. En ese momento, se buscó un software basado en la nube para sustituir la solución ofimática de escritorio MS Project, que se había utilizado para planificar y gestionar los proyectos de STL hasta ese momento.
Se hizo necesaria una alternativa al sistema heredado porque el STL requería una mayor profundidad en la planificación detallada. La planificación de las tareas, la planificación del esfuerzo y la posibilidad directa de crear ofertas no encajaban tan bien como los responsables de STL hubieran querido antes de la introducción del BCS.
Tampoco se dio la posibilidad de transferir directamente de las contabilizaciones de gastos relacionados con el proyecto a la facturación. Por último, pero no por ello menos importante, el control limpio del proyecto sólo fue posible con la introducción de la solución Projektron. Y como efecto secundario agradable, se observa el registro del tiempo de los empleados incluyendo la cuenta FZA y la mejor planificación de las vacaciones entre empresas.
Sin embargo, el requisito más importante por parte de STL era la posibilidad de integrar a los clientes externos en la planificación del proyecto y el control asociado. La planificación completa del proyecto también debía realizarse en la nueva herramienta de gestión de proyectos. Y dado que en Systemtechnik LEBER los proyectos se facturan principalmente en función del tiempo y el esfuerzo en el marco de los contratos de servicios, la contabilización inmediata del tiempo y el esfuerzo dedicados a las respectivas tareas, así como el seguimiento asociado, fue otro criterio central de selección. En la actualidad, los empleados de STL reservan sus horas de trabajo y sus esfuerzos para las tareas individuales del proyecto directamente en BCS.
De este modo, el director del proyecto y la PMO pueden ver de forma transparente el estado planificado y real en cualquier momento. Systemtechnik LEBER es un proveedor de servicios de desarrollo. Por tanto, no hay dos proyectos iguales; cada proceso debe adaptarse a los requisitos específicos del cliente correspondiente.
Para estos planes individuales, es muy importante que los responsables de la fase de planificación del proyecto dispongan de una amplia gama de opciones, herramientas y puntos de vista. Este es un punto al que se ha dado especial importancia a la hora de seleccionar un software de gestión de proyectos adecuado. Además, la nueva solución debe ser escalable con vistas al posterior crecimiento de la empresa.
Desde el presupuesto hasta la factura - Toda nuestra gestión de proyectos en BCS
Cuando se introdujo BCS en 2014, el personal de proyectos de STL empezó a utilizar todas las funciones de gestión de proyectos, preparación de presupuestos, facturación y registro de tiempos al mismo tiempo, para sustituir el sistema anterior de la forma más fluida posible. Antes de la introducción del BCS, los esfuerzos sólo se registraban en Excel y se transferían desde allí al sistema de facturación. Las posibilidades de grabación a la hora e incluso al minuto no estaban disponibles, pero abrieron posibilidades completamente nuevas para Systemtechnik LEBER. Entretanto, el BCS está establecido desde hace tiempo y es utilizado a diario por todos los participantes en el proyecto.
Gracias al seguimiento del esfuerzo, BCS es una excelente herramienta para que la PMO de STL presupueste tanto las tareas externas como las internas. También ofrece una visión general de cuánto esfuerzo se dedica a cada tarea en cada momento. En el transcurso del proyecto, el personal de STL compara periódicamente los esfuerzos reales y restantes con los previstos. De este modo, cualquier necesidad de actuación se detecta en una fase temprana y los responsables pueden buscar el diálogo con el cliente para identificar las causas de cualquier gasto adicional y tomar las contramedidas adecuadas.
BCS ofrece a Systemtechnik LEBER la máxima flexibilidad para recopilar de forma clara exactamente aquellos ratios del resumen del proyecto que son relevantes en la actualidad. Gracias a las visualizaciones gráficas en forma de semáforos o tacómetros, nada escapa a la atención de los implicados en el proyecto. Cada empleado puede ver de un vistazo si está en el plazo previsto para completar una tarea y puede dar su opinión estimando la carga de trabajo restante.
BCS no sólo proporciona más transparencia durante la ejecución del proyecto y para el control interno del proyecto STL, sino también durante la fase de planificación de cara al cliente: Incluso la primera planificación aproximada puede compartirse con el cliente a través de BCS. De este modo, todo el procedimiento y también los esfuerzos y presupuestos estimados resultan más comprensibles para los clientes de STL.
Si un cliente también quiere conocer regularmente el estado de avance del proyecto y las reservas durante su ejecución, no hay ningún problema. Especialmente en lo que respecta a esta transparencia hacia el cliente, el director de proyectos de STL, Jörg Klenke, puede recomendar explícitamente Projektron BCS a otras empresas de nuestro sector para la gestión de proyectos.
En el diseñador de informes BIRT, el equipo de gestión de proyectos de STL -tras la correspondiente formación impartida por Projektron- también ha diseñado su propio perfil de proyecto e informe de estado del proyecto. Además, Systemtechnik LEBER ha hecho programar evaluaciones de control adicionales por Projektron - para evaluar la tasa de horas pagadas de nuestros empleados.
Además, el equipo de gestión de proyectos de STL creó varias listas de comprobación para el área de seguridad laboral y para las distintas puertas de calidad de los proyectos.
Projektron BCS mantiene su promesa de producto
Systemtechnik LEBER está muy satisfecha con Projektron BCS porque la solución cubre todos los requisitos del trabajo diario de los proyectos STL. Sin embargo, no se han aprovechado todas las funciones del software, como las opciones de planificación de la capacidad en BCS. Y otros módulos, como el CRM integrado, no se utilizan actualmente. Actualmente se encuentran en fase de prueba en Systemtechnik LEBER las funcionalidades de BCS para la planificación de la capacidad en el módulo de gestión de recursos. Pronto se decidirá si se pueden utilizar, y de qué manera, para el equipo de STL.
Al principio, el uso de BCS no parece especialmente intuitivo en algunos lugares. Pero en Systemtechnik LEBER, incluso los nuevos empleados que no tenían experiencia previa con la gestión de proyectos y el software de gestión de proyectos son capaces de trabajar de forma independiente y fiable con BCS tras una breve instrucción y una práctica independiente.
Este año, varios empleados de STL también asistieron a un curso de formación de expertos en Projektron GmbH, donde se les dio a conocer algunas funciones de los módulos de BCS que aún no se utilizan plenamente en Systemtechnik LEBER. De este modo, el proceso de oferta y pedido dentro de BCS podría volver a optimizarse considerablemente. Sobre la base de esta experiencia, ahora está previsto volver a asistir a los cursos de formación de la BCS a intervalos regulares de uno o dos años como máximo.
Los empleados de Systemtechnik LEBER también han asistido en los últimos años a cursos de formación especiales sobre los temas de control de proyectos, gestión de proyectos según Scrum en BCS y elaboración de informes para poder aprovechar al máximo las posibilidades del software.
Conclusión
Projektron ha cumplido su promesa de producto y ha crecido bien con el tamaño de la empresa. Los empleados de STL siempre han sido capaces de adaptar la solución a las circunstancias cambiantes, en parte por su cuenta y en parte con el apoyo del equipo de Projektron. Si el equipo de STL tiene sugerencias para optimizar o ampliar las vistas y funcionalidades, simplemente se envían como un ticket. De este modo, no sólo Systemtechnik LEBER se beneficia de una solución de gestión de proyectos siempre óptima, sino también Projektron. Porque la BCS sigue desarrollándose de esta manera. En beneficio de todos los usuarios.
