Gestión de proyectos de estudiantes con Projektron BCS
Informe de usuario de la Universidad Técnica de Ciencias Aplicadas de Wildau
Nosotras, Hanna Neuling, Claudia Schmidt, Constance Müller, Kristin Linzel y Ulrike Seehagen, somos un grupo de seminario del programa de Master en Gestión Europea de la Facultad de Empresariales, Administración y Derecho de la Universidad Técnica de Ciencias Aplicadas Wildau. La Universidad de Ciencias Aplicadas de Wildau está situada al sureste de Berlín (cerca de Königs Wusterhausen) y, con sus 3.500 estudiantes, es la mayor universidad de ciencias aplicadas del estado de Brandeburgo. Gracias a su especial atención a la investigación orientada a la aplicación, es una de las sedes seleccionadas en el concurso «Alemania, país de las ideas», entre otros.
Introducción y objetivo de la tarea del proyecto
Como parte de nuestros estudios, tuvimos la tarea de elaborar un concepto de proyecto para dos empresas en el curso Gestión de proyectos de empresas europeas con el Prof. Dr. Bertil Haack.
Un grupo de proyecto, Scarabaeus GmbH, se ocupaba de la construcción de un centro de producción y distribución en Rusia y el otro grupo de proyecto, SolarEMM GmbH, de la producción, entrega y construcción de un parque solar en Suecia y Finlandia. Ambas empresas tienen su sede en Alemania.
Debido a la complejidad de las actividades transfronterizas de la empresa, la tarea requería una planificación detallada y una preparación minuciosa para la ejecución del proyecto.
Formación sobre Projektron BCS: Introducción a la herramienta de planificación
Para ello, se nos presentó la herramienta web Projektron BCS de Projektron durante un curso de formación de dos días. La formación, impartida por el Sr. Martin Döring, nos ofreció una primera visión de esta herramienta de planificación, seguimiento y control de proyectos. Se nos mostraron las numerosas formas de planificar proyectos con el software, cómo utilizar adecuadamente los recursos humanos disponibles para el proyecto, cómo supervisar el proyecto a lo largo del tiempo y cómo tener en cuenta los costes de material asociados a un proyecto. Además de la mera planificación del proyecto, este último también ofrece al usuario el correspondiente control de costes del proyecto a realizar.
El mantenimiento continuo de la base de datos del proyecto permite una rápida adaptación a la evolución imprevista de los recursos humanos y materiales durante el proyecto.
Aplicación práctica de Projektron BCS en la planificación de proyectos
Todos los participantes valoraron positivamente la formación, ya que es difícil empezar a utilizar BCS sin conocimientos previos. Por ello, la familiarización con pequeñas tareas fue muy útil para conocer el software y probar las distintas opciones y aplicaciones. No obstante, hay que señalar que el ámbito de aplicación del software se limitó a una pequeña parte de las posibilidades en el marco de nuestros proyectos, por lo que no se consideraron en detalle las numerosas opciones adicionales. En la práctica, el software se utilizó en la planificación conceptual de los dos proyectos y en su revisión puntual durante el semestre por parte de los grupos de proyecto Scarabaeus y SolarEMM.
Por ejemplo, los subproyectos, los paquetes de trabajo y las tareas individuales requeridas por el proyecto respectivo se definieron en tres niveles. En el transcurso del proyecto, cada miembro del equipo registraba el tiempo necesario para completar las tareas que le habían sido asignadas. El registro del tiempo permitía supervisar continuamente el estado de tramitación y el avance de todo el proyecto mediante las correspondientes marcas verdes.
Una ventaja especial era que los participantes en el proyecto podían ver de un vistazo el estado actual de sus tareas pendientes.
Otro punto que llamó especialmente la atención en la tramitación de proyectos con Projektron BCS fue la posibilidad de ver el esfuerzo exacto y el estado de tramitación de las tareas y de utilizar esta información para evaluar el progreso del proyecto. Esta funcionalidad de BCS también permitió filtrar los posibles cuellos de botella de recursos dentro del proyecto y realizar así los ajustes necesarios en las tareas.
Evaluación de la herramienta de gestión de proyectos y perspectivas
BCS ofrece así una ayuda adecuada para reflexionar sobre la reestructuración dentro del proyecto. En general, la herramienta de gestión de proyectos Projektron BCS se valora positivamente, pero las ventajas «reales» del programa, que se aprecian sobre todo en la planificación de costes y empleados, sólo se pondrán de manifiesto cuando se haya puesto en marcha un proyecto realista. Para nosotros, la herramienta ha sido sobre todo un instrumento útil para controlar nuestro propio tiempo de trabajo en tareas individuales y, en consecuencia, optimizar nuestra propia gestión del tiempo. Queremos aprovechar esta oportunidad para dar las gracias a Projektron por los derechos de uso y a Martin Döring por su apoyo.
