Planificación de la implantación mundial
Informe de usuario de USU GmbH
Valoramos la amplia gama de funciones de Projektron BCS y las posibilidades de personalización. Tras más de cinco años de uso productivo, ahora continuaremos la historia de éxito a nivel internacional y utilizaremos los puntos fuertes de Projektron BCS en todo el mundo.
USU - Digitalización de los servicios informáticos y de atención al cliente
USU ofrece soluciones de software y servicios en el ámbito de las TI y la gestión del servicio al cliente. Con nuestras soluciones, empresas de todo el mundo responden a las necesidades cambiantes de clientes y empleados en un mundo laboral digitalizado. Permitimos servicios más inteligentes, flujos de trabajo más sencillos, mejor colaboración y, por tanto, el éxito de nuestros clientes en sus mercados cada vez más exigentes y dinámicos.
Nuestros productos y soluciones ayudan a empresas de todos los sectores a gestionar mejor sus TI y a responder y orquestar las solicitudes de servicio de clientes, empleados y socios de forma más rápida, individualizada y eficiente. Fundada en 1977 como "Udo Strehl Unternehmensberatung", hemos seguido una trayectoria de crecimiento continuo y hemos ampliado constantemente nuestras áreas de negocio. En la actualidad, contamos con unos 800 empleados en todo el grupo, repartidos en 17 sedes en todo el mundo, y prestamos asistencia a más de 1.200 clientes: hasta la fecha, hemos llevado a cabo más de 10.000 proyectos de software y servicios en más de 30 países.
Como socio experimentado, apoyamos a nuestros clientes desde la consultoría estratégica y la concepción de sus proyectos hasta la implantación técnica y la integración. Nuestros clientes se benefician de servicios profesionales y gestionados hasta la puesta a disposición de equipos de proyecto completos.
Clásico y Ágil - Gestión de proyectos en un solo software
Además de sus propios productos en el área de TI y gestión de servicios al cliente y los proyectos de implementación asociados en los clientes, USU implementa proyectos en su propia unidad de negocio en los sectores de servicios financieros, administración pública e industria. La atención se centra en la implementación responsable y completa de soluciones complejas en forma de integración de aplicaciones con arquitecturas orientadas a servicios, la realización de potentes portales y el desarrollo y mantenimiento específicos para el cliente de aplicaciones especializadas complejas. Nuestros clientes reciben de una sola fuente responsable todos los pasos, desde el análisis técnico y la concepción hasta la realización, introducción y funcionamiento, siempre que no se desee o no se disponga de software estándar para las tareas a resolver.
En este contexto, cada año natural se inicializan unos 250 proyectos y proyectos de clientes y contratistas con un volumen de hasta 2.500 días-persona. En los proyectos con clientes del sector público siguen dominando los modelos clásicos de procedimiento de proyectos (por ejemplo, V-Modell XT Bund para ministerios federales). La cooperación con clientes del sector financiero es actualmente esencialmente incremental, mientras que algunos proyectos con clientes del segmento industrial se gestionan en gran medida de forma ágil (basada en Scrum). Dependiendo de los respectivos contratos de los proyectos, las tres piedras angulares de los plazos, los costes y el alcance de los servicios están fuertemente fijadas (por ejemplo, la creación de EVB-IT a un precio fijo con fechas de entrega definidas).
Razones para utilizar Projektron BCS
En 2013, la unidad de negocio especializada en el desarrollo de aplicaciones individuales y la ejecución de proyectos se propuso encontrar un "socio responsable para seguir optimizando y profesionalizando la ejecución de proyectos". La tarea del socio consiste en proporcionar un sistema profesional, flexible, licenciable y escalable en TI para apoyar todas las facetas de la gestión y ejecución de proyectos. Mediante el uso del software, se aplicarán diversos requisitos en el ámbito empresarial [...].
El objetivo de este proyecto es consolidar y optimizar la gestión de datos [...] en los ámbitos de gestión: Gestión de ofertas, gestión de requisitos, planificación de recursos, planificación de proyectos, registro de tiempos, controlling.
Los servicios licitados incluyen la entrega del software, así como servicios de apoyo para la personalización, puesta en marcha e introducción según sea necesario" (RfI USU, 2013).
Projektron BCS se impuso en un proceso de selección en el que participaron un total de diez proveedores. Los factores decisivos para el uso de Projektron BCS fueron la amplia gama de funciones, los bajos costes de migración (incluida la formación) debido a la "proximidad" a la actividad principal de USU y las opciones de personalización disponibles. Inicialmente empezamos con unos 100 usuarios en Alemania, pero ahora el número de usuarios se ha duplicado y estamos preparando el despliegue mundial de Projektron BCS, casi 10 años después del contacto inicial.
Utilización de Projektron BCS
El uso de Projektron BCS suele comenzar con la inicialización del proyecto después de que un cliente externo haya realizado un pedido. La oficina de gestión de proyectos crea el proyecto e introduce los datos básicos necesarios (especialmente los valores del pedido y las tarifas). A continuación, el gestor del proyecto se encarga de la planificación detallada, desde la planificación estructural y la programación hasta la planificación del equipo y el esfuerzo. En proyectos más pequeños, esto se hace con la ayuda de asistentes y/o plantillas adecuadas, en proyectos más grandes (con hasta 500 elementos de planificación estructural, incluidos los hitos), si es necesario, por gestores de subproyectos individuales.
Durante la ejecución del proyecto, los miembros del equipo del proyecto suelen informar de los costes el mismo día, lo que hace posible en primer lugar el control de costes y del proyecto. Aquí, la visión temporal de los costes del proyecto (incluido el indicador de desarrollo propio para la previsión del margen de contribución del proyecto "al finalizar") así como las tendencias basadas en el análisis del valor ganado desempeñan un papel central.
Las reservas liberadas en un flujo de trabajo de tres fases se transfieren automáticamente a nuestro sistema ERP cada mes y los gastos correspondientes se facturan al cliente. Los registros de rendimiento se generan directamente desde Projektron BCS con los correspondientes informes BIRT según las especificaciones del cliente (anonimizados en caso necesario).
La planificación de recursos es un tema de especial interés tanto para nuestros gestores de proyectos como para nuestros gestores de recursos humanos. Por un lado, para los gestores de proyectos es importante poder tener en cuenta en una fase temprana las capacidades disponibles en los distintos grupos de competencias para la programación, pero también reconocer posibles conflictos con otros proyectos. Para los responsables de recursos humanos, en cambio, la gestión de la carga de trabajo de sus empleados es esencial, tanto para evitar una sobrecarga permanente como para evitar empleados libres.
Dado que tanto nuestros proyectos habituales como las tareas operativas y permanentes (por ejemplo, el funcionamiento de las aplicaciones) se planifican y las ausencias (vacaciones, enfermedad, etc.) se transfieren desde nuestra gestión de recursos humanos a Projektron BCS a través de una interfaz, la herramienta integrada de gestión multiproyecto resulta realmente útil. Especialmente cuando se planifican inicialmente grandes oportunidades antes de la puesta en marcha, podemos identificar la necesidad de actuar en relación con los riesgos de planificación relacionados con cuellos de botella en una fase temprana, incluso antes de que el primer hito del proyecto esté en riesgo.
Conclusión y planes para el futuro
En 2022/2023, la USU experimentará una importante transición. La estrategia OneUSU sirve para agrupar nuestras soluciones establecidas en una solución global integrada de forma coherente, acercando aún más las distintas áreas de negocio.
En el transcurso de este proceso, también se revisó de nuevo el panorama de herramientas de USU, incluidas las herramientas de gestión de proyectos, con el fin de establecer un estándar uniforme para el Grupo también en este caso.
Projektron BCS se impuso de nuevo frente a otras cuatro herramientas que ya se utilizaban en la USU. También en este caso, los criterios de selección decisivos fueron la amplia gama de funciones, los bajos costes de migración debido a la "proximidad" a la actividad principal de la USU y las opciones de personalización de que disponíamos.
