BCS como respuesta para una empresa en constante crecimiento
Informe de usuario por x-tention Informationstechnologie GmbH
Como empresa de TI de éxito, x-tention no ha dejado de desarrollarse desde su fundación en 2001. Nuestra herramienta de planificación y registro de tiempos más importante es Projektron BCS. El software brilla en proyectos y proyectos a gran escala y apoya los procesos internos de nuestra empresa.
x-tention - Experto en digitalización en el sector sanitario y de servicios sociales
Como empresa de TI de éxito, x-tention no ha dejado de desarrollarse desde su fundación en 2001. Al principio, el equipo dirigido por el Director General Herbert Stöger contaba con siete empleados. Los servicios especializados y la experiencia en constante crecimiento en el sector sanitario y de asistencia social han permitido a x-tention establecerse como uno de los líderes del mercado en el intercambio de datos médicos.
El grupo de empresas x-tention ofrece sus propias soluciones informáticas completas para el intercambio de datos digitales. Nuestros servicios incluyen una amplia gama de servicios de consultoría, integración de sistemas, desarrollo e implantación de software, así como la explotación de centros de datos y aplicaciones.
El grupo de empresas x-tention incluye x-tention Informationstechnologie GmbH, FAKTOR D consulting GmbH e it for industries GmbH. En sus sedes de Austria, Alemania, Suiza, Reino Unido y EE.UU., más de 700 empleados cualificados prestan asistencia a más de 1.000 clientes satisfechos en todo el mundo.
Cada vez más empleados, cada vez más proyectos
Como grupo de empresas y como empresa, en x-tention tenemos un estándar interno de proyectos al que queremos ceñirnos.
Antes de Projektron BCS, utilizábamos herramientas de Microsoft Office para realizar todo tipo de planes de proyecto. El registro del tiempo de los proyectos se realizaba con una herramienta independiente.
En los últimos años, hemos crecido considerablemente como x-tention, contando en la actualidad con 14 sedes en cinco países. Esto no sólo nos planteó el reto del tamaño y la complejidad de los proyectos, sino también la necesidad de crear una forma normalizada de trabajar en todos los países y ubicaciones.
No sólo necesitábamos una herramienta diferente para planificar, coordinar y gestionar los proyectos, sino también una herramienta para registrar el tiempo de los proyectos como base para la facturación.
Para que la nueva herramienta se utilizara eficazmente, tenía que tener interfaces para otras herramientas de x-tention o ser fácilmente ampliable y personalizable para garantizar la comunicación necesaria en todos los ámbitos.
Y de repente estaba allí
Tuvimos nuestro primer contacto con Projektron BCS en el transcurso de un gran proyecto. El equipo del proyecto estaba formado por unas 60 personas, dos unidades de negocio internas de x-tention y dos organizaciones asociadas. En el transcurso de este proyecto, Projektron BCS se contrató inicialmente por un periodo de tiempo limitado. Esto nos permitió probar la compatibilidad de muchas funciones con nuestros procesos internos y se hizo evidente el valor añadido de una plataforma centralizada.
Empezamos con las funciones típicas de gestión de proyectos, como el plan de esfuerzo (gestión de recursos), el calendario, el plan de estructura, la interfaz con JIRA (Projektron BCS, interfaz propia), el registro del tiempo del proyecto para todos los empleados implicados, independientemente de su organización matriz, y los informes de progreso.
Muchos flujos de trabajo y procesos pudieron organizarse de forma muy eficiente, sobre todo en relación con diferentes áreas y empresas, especialmente en equipos de proyecto virtuales con un alto grado de distribución geográfica.
Basándose en esta experiencia, se decidió utilizar Projektron BCS para toda la x-tention. La introducción tuvo lugar como un proyecto independiente y se llevó a cabo simultáneamente en los distintos emplazamientos.
El proyecto se introdujo en dos fases: Fase 1 Despliegue de Projektron BCS propiamente dicho y establecimiento como herramienta central líder en la gestión de proyectos (sustitución de las herramientas de MS Office para PM, así como sustitución del anterior sistema de registro de tiempos de proyectos) y establecimiento de las interfaces más importantes con otras herramientas de x-tention.
Entre una fase y otra, hicimos una pausa de un año para formar a los empleados en Projektron BCS e incorporar mejoras y personalizaciones.
En la fase 2, se personalizó BCS, se ampliaron las funciones y se adaptó a los flujos de trabajo y procesos de x-tention. La introducción de las nuevas funciones se acompañó de formación interna y aumentó la integración de BCS en relación con los análisis de KPI para nuestras certificaciones ISO 9001 e ISO 27001.
Nuestros favoritos
x-tention está especializada en servicios informáticos para el sector sanitario y de servicios sociales.
Debido a los diferentes requisitos de nuestros clientes y a los distintos productos utilizados, no hay dos proyectos iguales. Sin embargo, con el fin de apoyar eficazmente a los clientes existentes, hemos creado un proceso para tareas similares a proyectos que requieren poca funcionalidad de Projektron BCS pero que son una parte esencial de nuestro trabajo.
Projektron BCS brilla en proyectos y grandes proyectos. BCS es nuestra herramienta principal cuando se trata del registro de tiempos del proyecto, que sirve de base para la facturación. Posteriormente, también se utilizan las funciones de BCS encargadas de analizar los KPIS (inTime, inBudget, inScope). Estos KPI se utilizan, por ejemplo, para las certificaciones.
Además, generalmente utilizamos las funciones de BCS necesarias para la creación de manuales de proyecto conformes con IPMA. Entre ellas se incluyen, por ejemplo, herramientas de gestión de proyectos como el almacenamiento de archivos, el plan de estructura, la planificación de recursos, el estado del proyecto, los riesgos y oportunidades y la definición de objetivos.
Como función secundaria, a menudo utilizamos la gestión de funciones de empleados y socios, así como la utilización de recursos de nuestros empleados.
Conclusión
El alcance que hemos estado utilizando hasta ahora ya apoya nuestras directrices y procesos de la empresa bastante bien, pero BCS tiene una gama increíblemente amplia de funciones y en el futuro queremos seleccionar esta gama de funciones de tal manera que las directrices y procesos de la empresa se apoyen aún mejor.
Queremos vincular aún más BCS con otras herramientas internas de x-tention mediante interfaces adicionales.
Evaluación de la gestión de la cartera, evaluación de la introducción de la gestión de la información a nivel de dirección y mapeo de las competencias de los empleados.
