Funcionalidad y personalización
Informe de usuario de ZENIT GmbH
El apoyo de Projektron se caracterizó por la confianza y la fiabilidad desde el principio. La decisión a favor de Projektron BCS se tomó finalmente gracias al asesoramiento profesional individual: pudimos discutir nuestras especificaciones con nuestro asesor de Projektron y juntos encontramos la forma de cumplir nuestros requisitos con el software de la mejor manera posible.
Centro de Innovación y Tecnología
ZENIT son las siglas de "Centro de Innovación y Tecnología de Renania del Norte-Westfalia". Como agencia de innovación y europea, asesoramos a las PYME, a menudo en nombre de la UE, el gobierno federal y el estado de Renania del Norte-Westfalia. En los proyectos de cooperación entre empresas y ciencia, nuestros socios son universidades, instituciones de investigación, agencias de desarrollo empresarial y cámaras.
Desde su fundación en 1984, nuestra empresa ha apoyado y acompañado a empresas orientadas a la tecnología, universidades e instituciones de investigación en proyectos de innovación e internacionalización. Desde empresas de nueva creación hasta pequeñas y medianas empresas y grandes compañías: más de 60 empleados ayudan a nuestros clientes a aunar negocios y ciencia a escala local, regional, nacional e internacional, para desarrollar y lanzar con éxito productos, procesos o modelos de negocio nuevos e innovadores.
Nuestra misión es situar a Renania del Norte-Westfalia entre los tres estados más innovadores de Alemania y Europa. Nuestros clientes son, sobre todo, pequeñas y medianas empresas tecnológicas o innovadoras de Renania del Norte-Westfalia. Además, también apoyamos a las PYME gestionadas por sus propietarios y a las nuevas empresas innovadoras.
El éxito a través de las redes: gestión de redes y proyectos
Nuestros 20 a 25 jefes de proyecto gestionan una media de 15 proyectos plurianuales de mayor envergadura y de 15 a 30 proyectos de menor envergadura al año. Se trata de proyectos de consultoría y servicios cuya duración es muy variable: Los proyectos financiados con fondos públicos suelen tener una duración más larga, de dos a tres años. En cambio, los proyectos privados de menor envergadura pueden concluirse en sólo diez días laborables. Por un lado, se trata de proyectos de consultoría individualizados; por otro, son proyectos a gran escala, internacionales y a largo plazo, con actos de creación de redes de hasta 600 participantes.
"Lograr más juntos" es nuestro lema. Especialmente cuando se trata de desarrollar nuevos productos o resolver retos técnicos, las redes son cruciales para:
- Intercambio: Red ZENIT e.V. para el intercambio entre empresas y organizaciones entre sí.
- Internacionalización: Enterprise Europe Network, la mayor red de internacionalización del mundo.
- Transferencia de conocimientos: cooperación entre distintos agentes de la empresa y la ciencia para convertir buenas ideas en productos comercializables.
- Asegurar la mano de obra cualificada: iniciativa conjunta Future through Innovation.NRW para el desarrollo de estructuras que contrarresten la inminente escasez de trabajadores cualificados MINT.
Actuamos como gestores de las redes ZIM (Programa Central de Innovación para las PYME), en las que las PYME unen fuerzas con universidades e instituciones de investigación en el ámbito precompetitivo para desarrollar productos, servicios y procesos innovadores. El tema de la creación de redes también se vive a diario en la red ZENIT e.V., que es accionista de ZENIT GmbH junto con el Estado de Renania del Norte-Westfalia y un consorcio de bancos. El foro de empresarios para empresarios acompaña y apoya a sus más de 200 miembros y los prepara para las diversas exigencias de unos mercados en constante cambio.
Decisión y aplicación: profesional e individual
Llevamos utilizando Projektron BCS desde 2019. Antes utilizábamos soluciones autoprogramadas basadas en Microsoft Excel y Access para nuestro registro de tiempos. Sin embargo, la solución ya no parecía actualizada y el esfuerzo para seguir desarrollándola era demasiado elevado debido a los conocimientos específicos y personales necesarios. Además, necesitábamos un sistema que nos garantizara una mayor seguridad procesal y jurídica.
Así que iniciamos un análisis de mercado junto con un consultor informático externo. Al principio, nuestro objetivo era encontrar un programa de registro de tiempos que cumpliera nuestros requisitos y fuera adecuado para la contabilidad de proyectos financiados con fondos públicos. Pronto quedó claro que necesitábamos una solución de software integrada.
Conocimos Projektron BCS en una feria. En realidad, ya nos habíamos decidido por otra solución de software, pero BCS nos impresionó por su interfaz de usuario más coherente. Así que realizamos una comparación funcional y cotejamos las posibilidades de los productos informáticos con los requisitos que habíamos definido en el pliego de condiciones. Projektron BCS resultó ser la solución más adecuada para nosotros.
El apoyo de Projektron se caracterizó desde el principio por la confianza y la fiabilidad. Inicialmente recibimos una demo y un entorno de prueba en el que ya podíamos aplicar algunos de nuestros requisitos específicos.
Nuestro gestor de cuentas siempre estaba atento a nuestras preguntas. La decisión a favor de Projektron se tomó finalmente gracias al asesoramiento profesional individualizado: pudimos discutir nuestras especificaciones con nuestro asesor de Projektron y juntos encontramos la forma de cumplir nuestros requisitos con el software de la mejor manera posible.
El uso de BCS aumenta constantemente
La fase de toma de decisiones duró entre tres y cuatro meses. A continuación, iniciamos una fase de prueba de tres meses en septiembre de 2019, durante la cual inicialmente solo utilizamos el registro de tiempos en BCS en paralelo a nuestro sistema heredado. La introducción del registro cronológico tuvo una amplia aceptación. Posteriormente, registramos nuestros tiempos sólo en BCS y empezamos a realizar comparaciones objetivo-realidad en BCS. Desde principios de 2021, llevamos a cabo la planificación, el control y la contabilidad de nuestros proyectos exclusivamente en BCS.
Después de trabajar con Projektron durante algún tiempo, nos dimos cuenta de que podíamos aprovechar mucho más las diversas posibilidades del software. Mientras tanto, no sólo utilizamos el registro de tiempos y la gestión de vacaciones, sino también la planificación de recursos, la planificación de proyectos, el control de proyectos y la contabilidad a nivel de proyecto. Ahora todos los proyectos se crean en BCS y todos los jefes de proyecto utilizan el programa.
Hemos desarrollado consultas estándar para que los jefes de proyecto y el personal registren el esfuerzo necesario para el trabajo del proyecto, con el fin de facilitar al máximo su uso por parte de todos. Para aumentar su aceptación, especialmente entre los jefes de proyecto, los hemos incluido en el diseño de nuestros informes individualizados. Los informes que antes requerían largas entradas en Excel pueden generarse ahora con un clic del ratón.
Sin embargo, tenemos planeado mucho más: también nos gustaría utilizar pronto el sistema de tickets y los flujos de trabajo de BCS para estructurar y documentar el trabajo y los flujos de trabajo de nuestros proyectos. Por este motivo, hace poco pasamos un día en Projektron GmbH, en Berlín. Recibimos numerosas sugerencias sobre cómo podemos utilizar el sistema de tickets, los flujos de trabajo estandarizados y las listas de comprobación para distribuir las tareas y mejorar los flujos de trabajo.
Todo el mundo se beneficiaría de ello, pero especialmente los empleados recién contratados podrían orientarse en los procesos existentes con mayor rapidez y facilidad. Los empleados de Projektron GmbH nos dieron una idea de cómo ellos mismos ejecutan proyectos y organizan la cooperación interna a diario utilizando su propio software. La visita a Projektron mereció la pena en todos los sentidos y pudimos llevarnos muchos "deberes".
Profesionalidad, transparencia y orientación a las soluciones
Lo que hace que el software BCS sea tan especial para nosotros es su enorme variedad de funciones, combinada con su alto grado de personalización. Por supuesto, esto va de la mano de una cierta complejidad y profundidad de familiarización. Por eso, al principio, Projektron GmbH formó a algunos empleados en el uso del software. A continuación, estos empleados impartieron formación interna y academias para familiarizar al resto de la plantilla con el uso básico de BCS, por ejemplo, cómo utilizar el registro de tiempos o cómo solicitar vacaciones.
La comunicación con nuestro gestor de cuentas y otros empleados de Projektron GmbH es dedicada y profesional. El servicio de asistencia está perfectamente organizado y tramita las solicitudes que enviamos. En este caso, las entradas también garantizan un alto nivel de transparencia. Nos sentimos informados en todo momento sobre la multa, lo que se está haciendo y cuánto tardará en tramitarse. Si es necesario, también es posible realizar videollamadas. El comportamiento de Projektron aquí es muy atento y siempre orientado a la solución.
Estamos completamente satisfechos. Estoy seguro de que en el futuro utilizaremos Projektron BCS de forma mucho más intensiva. Tenemos previsto introducir próximamente un programa informático de gestión de personal. Por supuesto, también estamos sondeando el mercado del software en este sentido, pero al mismo tiempo también confiamos en que Projektron BCS, con su módulo de gestión de personal y candidatos, también pueda cubrir nuestras necesidades a este respecto.
