Un modelo de la realidad de nuestra organización y métodos de trabajo
Informe de usuario por ZF Friedrichshafen AG
ZF Maschinenbau (Zahnradfabrik Friedrichshafen) desarrolla y construye máquinas y herramientas especiales para clientes internos y las suministra a las sedes de ZF Friedrichshafen AG en todo el mundo. Cada año se crean alrededor de 900 procesos como proyectos BCS. Esto incluye unos 70 proyectos de máquinas especiales. Con Projektron BCS no sólo se pueden trazar con precisión, sino que también hemos aumentado notablemente la eficiencia y la eficacia de nuestro trabajo de proyectos.
ZF Friedrichshafen AG es uno de los líderes mundiales del mercado en tecnología de transmisión y chasis y uno de los mayores proveedores de automoción. Fundada en 1915, la abreviatura de su nombre significa Zahnradfabrik (fábrica de engranajes). En la actualidad, ZF emplea a más de 153.500 personas en unos 270 centros repartidos por 42 países. Entre los clientes de ZF se encuentran todos los fabricantes de equipos originales de renombre de la industria del automóvil y fabricantes de vehículos como Porsche, BMW, Audi y Daimler, así como fabricantes de motocicletas como Ducati. Se puede decir que casi todo lo que se mueve con cuatro - o dos - ruedas contiene tecnología de ZF. Por ejemplo, la propulsión híbrida del Porsche 918 Spyder procede de ZF Friedrichshafen.
ZF Mechanical Engineering es un socio estratégico de todas las divisiones de ZF y desarrolla, construye y suministra máquinas especiales para uso interno. De este modo, contribuimos decisivamente al desarrollo de procesos y a la industrialización de diversos productos innovadores de ZF. Cada año, preparamos unas 900 ofertas de piezas de recambio, herramientas y desarrollos de máquinas especiales. El resultado son unos 70 proyectos anuales de máquinas especiales en ZF Maschinenbau. El alcance de estos proyectos varía enormemente y suelen durar entre 9 y 14 meses. Todos los proyectos se llevan a cabo en todas las divisiones, y nuestros clientes siempre proceden de otras divisiones y de las sedes de ZF Friedrichshafen AG en todo el mundo. ZF Mechanical Engineering generó unas ventas de unos 33 millones de euros en 2015.
Situación inicial, requisitos y proceso de selección
Hasta 2015, la gestión de proyectos en ZF Maschinenbau se basaba en un modelo de datos estático en Microsoft Access y Excel. Algunos de nuestros proyectos son muy complejos, por lo que no podían coordinarse con la solución anterior. Además, carecíamos de opciones para realizar análisis multiproyecto y supervisar todos los proyectos; queríamos más transparencia. También nos planteamos cómo sería la gestión de proyectos dentro de 10 años si seguíamos utilizando las herramientas actuales.
Así que empezamos a investigar el mercado, primero en Internet y después en CeBIT. Allí también conocimos Projektron e incluimos a BCS en la evaluación del software. Además de la PMO y el departamento de TI, nuestro departamento de compras y el comité de empresa participaron en el análisis de los requisitos concretos para determinar conjuntamente la herramienta más adecuada. La selección final incluyó Microsoft Project Server, el SAP PS y Projektron BCS ya disponibles en el Grupo, lo que finalmente nos llevó a tomar la decisión. Nos impresionó especialmente la ergonomía del software, que esperábamos fuera muy aceptado por los usuarios, así como el enfoque basado en navegador, gracias al cual ya no es necesaria la instalación local en puestos de trabajo individuales. Las opciones de personalización individual también influyeron en la decisión, ya que BCS nos permite trazar el mapa de nuestra propia organización sin tener que hacer concesiones.
Uso de Projektron BCS
Empezamos a instalar Projektron BCS en marzo de 2015. Los proyectos planificados hasta ese momento se seguían procesando en el antiguo formulario; creamos todos los proyectos nuevos directamente en BCS. Evitamos deliberadamente interfaces fijas con otros sistemas para garantizar la consolidación de la aplicación y proporcionamos a los usuarios los conocimientos necesarios mediante formación. Los usuarios clave recibieron formación específica en Projektron, y todos los gestores de proyectos y empleados que realizan imputaciones en BCS también recibieron formación interna con un manual de formación personalizado.
La amplia aceptación de los usuarios se logró y se mantuvo gracias a nuestro marketing de proyectos en el marco de eventos informativos periódicos. Después de que el comité de empresa autorizara el uso de Projektron BCS en la sede de Schweinfurt en enero de 2016, entre 70 y 80 de nuestros 120 empleados de los departamentos de desarrollo, compras, producción y montaje trabajan ahora con BCS en distintas funciones de usuario. En BCS utilizamos principalmente las funciones de planificación de proyectos, gestión de recursos, control de proyectos y registro de tiempos, así como el sistema de tickets. Sólo existen interfaces para el intercambio con proveedores de servicios externos mediante procesos normales de exportación/importación. Por ejemplo, utilizamos el repositorio de archivos para gestionar los documentos de especificación y verificación de nuestros proyectos.
Hemos estandarizado mucho el procedimiento de creación de nuestras ofertas y a menudo trabajamos con nuestras propias plantillas de proyectos. Esto tiene la ventaja de que no tenemos que empezar de cero. Las consultas se recogen de forma centralizada. Los gestores de programas crean los datos maestros como un proyecto con estado de consulta y asignan un gestor de proyecto. El cliente recibe entonces un correo electrónico generado desde BCS como confirmación de la consulta. A continuación, se pide al gestor del proyecto que elabore un presupuesto en un plazo determinado y lo envíe también a través de BCS. Cuando el cliente encarga el proyecto, comienza la planificación del esfuerzo y la estructura con una fecha final fija. Tras el encargo, el gestor del proyecto planifica las tareas y los plazos de abajo arriba y documenta el avance del proyecto en BCS durante toda la duración del mismo. Las listas de comprobación ayudan a cumplir los requisitos de aseguramiento de la calidad.
Una vez finalizado el proyecto, las conclusiones se incorporan a las plantillas como lecciones aprendidas y las completan con el efecto de que se vuelven cada vez más a prueba de errores.
En las reuniones periódicas de control del proyecto, las reuniones de hitos, los jefes de proyecto informan sobre sus respectivos proyectos con el objetivo de liberar hitos. También accedemos a BCS para ello y utilizamos nuestro propio asistente para el control de nuestros proyectos. Para ello hemos creado nuestro propio cuadro de mandos. Los proyectos terminados permanecen documentados en BCS, de modo que pueden asignarse en caso de consultas posteriores, y el cálculo posterior también es posible gracias a la imputación fiel al esfuerzo.
Conclusión
BCS se ha convertido en un modelo de la realidad de nuestra organización y métodos de trabajo. Además del alto grado de estandarización gracias al nuevo enfoque con BCS, valoramos especialmente el hecho de poder acceder a datos en tiempo real y que los datos de nuestros proyectos estén siempre actualizados a pesar de la gran complejidad.
Con BCS, ahora podemos facilitar información a los clientes con sólo pulsar un botón. Además, las funciones de adjunto pueden realizarse más fácilmente porque toda la información es accesible, los esfuerzos de búsqueda se han reducido drásticamente y por fin impera la transparencia. Como organización que aprende, también hemos aumentado la eficiencia y eficacia de nuestro trabajo de proyectos. En el futuro, Projektron BCS será utilizado por otras unidades de negocio, como ZF Race Engineering. En caso necesario, también introduciremos otras interfaces para evitar el almacenamiento duplicado de datos y aumentar aún más la eficiencia. Junto con los clientes, también queremos utilizar el sistema de tickets de forma aún más intensiva, posiblemente en varios idiomas. Seguiremos contando con pequeños ajustes realizados por el equipo de soporte de Projektron. Según nuestra experiencia, la cooperación con Projektron funciona muy bien y las cuestiones técnicas se resuelven conjuntamente con éxito. La relación comercial con Projektron puede describirse como una situación en la que todos ganan.
