Fonctions ERP de Projektron BCS

Le système de saisie numérique des temps de Projektron BCS convient à tous les domaines d'application, de la saisie des présences à la saisie des temps en fonction des tâches, des missions, des clients ou des projets, en passant par la saisie des temps de travail.

• Masques de saisie ergonomiques: vos collaborateurs saisissent intuitivement et de manière autonome leurs présences ou leurs heures de travail.
• Quatre possibilités de saisie des temps: enregistrement individuel, enregistrement hebdomadaire, enregistrement journalier et chronomètre.
• Facturer les heures de travail: En combinaison avec la facturation dans BCS, vous décomptez directement et sans difficulté les charges de travail comptabilisées.
• Saisie des temps de projet pour le contrôle des projets: gardez un œil sur l'état d'avancement des projets et permettez aux collaborateurs d'estimer le temps restant et de détecter à temps les écarts par rapport au planning.
• Compte de temps de travail et modèles de temps de travail: définissez individuellement vos modèles de temps de travail (également TVöD).
• Évaluation du temps de travail: grâce à des évaluations graphiques et des rapports clairs, vous gardez une vue d'ensemble.
• Saisie mobile des temps via l'application: Enregistrez les temps de travail en déplacement sur le terrain ou en mission, en ligne ou hors ligne.

En savoir plus sur la saisie des temps avec BCS

Vous pouvez non seulement utiliser le système de tickets BCS pour l'organisation interne du travail et la répartition des tâches, mais aussi alléger la charge de travail de votre hotline de service en créant votre propre portail d'assistance avec le système de tickets. Grâce à un compte personnel, vos clients peuvent se connecter au système de tickets de Projektron BCS et placer leurs demandes sous forme de tickets. Vos clients peuvent ainsi vous joindre 24 heures sur 24 - et vous avez un accès centralisé à toutes les demandes entrantes des clients, à l'historique de traitement et à la charge de travail.

• La hotline est déchargée: Avec le système de tickets, vous saisissez numériquement les demandes des clients 24 heures sur 24 et vous n'avez pas besoin d'occuper une hotline de service.
• Garantir la qualité du service: Le système de tickets vous permet de présenter les temps de service et de réaction à vos clients de manière transparente et compréhensible.
• Système de tickets interne: Utilisez des tickets internes pour les demandes de modification, les listes de choses à faire, les services internes et bien plus encore.
• Notification par e-mail avec fonction de commentaire de ticket.
• Priorisation: le système de tickets permet une attribution simple des tickets au collaborateur approprié, une catégorisation grâce à l'attribution du type de ticket et une priorité clairement identifiable par le collaborateur.
• Tableau Kanban: Utilisez la vue du tableau Kanban dans BCS pour votre représentation de ticket afin de pouvoir voir d'un coup d'œil les tickets dans différents états de traitement. Vous pouvez glisser-déposer les tickets dans les colonnes de manière intuitive et modifier ainsi leur statut de traitement. Créez des tickets en quelques clics directement dans le tableau Kanban.
• Saisie du temps directement sur le ticket: vous pouvez saisir le temps de traitement directement sur le ticket et le mettre à disposition pour la facturation.
• Liaison possible avec des éléments Scrum: Vous transformez facilement un ticket client en une User Story.
• Évaluations de tickets: Pour l'évaluation de votre travail avec les tickets, vous disposez de tableaux et de diagrammes dont vous pouvez adapter la présentation individuellement et selon vos besoins.
• Chercher et trouver des tickets: Pour établir des relations entre les tickets, vous pouvez les relier entre eux. Grâce au système de mots-clés, à la fonction de recherche et de filtrage et aux identifiants individuels des tickets, vous retrouvez chaque ticket en un clin d'œil.

En savoir plus sur le système de tickets dans BCS

Recrutement, gestion du personnel, développement du personnel - pour tout cela, Projektron BCS offre une multitude de fonctions logicielles spécialisées. Le module de gestion du personnel et des candidats assure de nombreux effets de synergie avec les fonctions de gestion de projet.

• Gestion des candidatures: enregistrez les candidatures entrantes dans BCS, examinez-les ensemble en concertation avec toutes les personnes habilitées à prendre des décisions, organisez des entretiens d'embauche, invitez les candidats, évaluez-les, sélectionnez le candidat approprié au sein de l'équipe et embauchez selon un processus standardisé avec les documents contractuels enregistrés dans BCS.
• Onboarding: en un clic, le dossier du candidat se transforme en dossier du collaborateur. Dans BCS, vous concevez un processus d'onboarding individuel pour les nouveaux collaborateurs, vous définissez des dates d'initiation et des responsables.
• Centraliser les données des employés: Dans BCS, vous gérez de manière centralisée les données de base, les modèles de temps de travail et les compétences de vos collaborateurs et vous les rendez utilisables dans tous les autres modules : par exemple, vous occupez des postes dans des équipes de projet de manière ciblée avec des personnes qui possèdent les compétences correspondantes. Les modèles de temps de travail sont indispensables pour la planification des ressources.
• Analyses et évaluations: Représentez les données du personnel sous forme graphique dans le diagramme interactif et dans des tableaux afin d'analyser la structure et l'évolution de votre personnel selon les points de vue les plus divers, à n'importe quel moment et pour n'importe quelle période. Comment la proportion de femmes de moins de 40 ans travaillant à temps partiel au moins 20 heures par semaine a-t-elle évolué dans votre entreprise par rapport à il y a cinq ans ? BCS le sait !
• Gestion des congés: grâce au workflow d'approbation intégré, vous traitez chaque demande de congé rapidement et avec peu d'administration. Pour éviter que des tâches ne restent en suspens pendant les congés, des règles de suppléance permettent un transfert transparent des responsabilités, des autorisations et des tâches.
• Gestion des salaires: Grâce à la saisie du temps de travail intégrée dans BCS et aux modèles de temps de travail enregistrés, vous pouvez établir le décompte des salaires et les suppléments de salaire de manière flexible. L'interface DATEV vous permet de traiter les données directement et sans problème.
• Offboarding: Assurez-vous que les employés quittent l'entreprise sans problème, sans rancune et avec peu d'administration, en concevant vos processus d'offboarding dans le gestionnaire de processus BCS.

En savoir plus sur la gestion des candidats et du personnel avec BCS

Le logiciel de gestion de projet Projektron BCS vous permet de créer rapidement et précisément une offre à partir de vos données de planification. Le module d'offre flexible offre le meilleur soutien pour cela, même à l'international.

• Modèles: enregistrez votre propre design CI pour vos offres et gagnez du temps en utilisant des modèles pour vos offres et lettres d'accompagnement.
• Objet et destinataire dans le système: reprenez les données directement de votre planification de projet pour les transférer dans l'offre. Vous sélectionnez le destinataire de l'offre dans votre base de données de contacts (CRM) dans Projektron BCS et envoyez l'e-mail d'offre directement depuis BCS.
• Assistant de devis avec processus de validation: attribuez un vérificateur au devis et organisez des rappels et des notifications par e-mail.
• Les validations sont faciles: Dans BCS, consultez les offres en quelques clics, validez-les ou renvoyez-les avec une demande de modification pour qu'elles soient retravaillées.
• International: BCS calcule votre offre dans la devise étrangère appropriée si vous le souhaitez, y compris les taux horaires et journaliers, les prix des articles et le taux de TVA différents.

Mehr zur Angebotserstellung mit BCS

Avec le logiciel de gestion de projet Projektron BCS, vous créez des factures de charges et des factures à prix fixe à partir de projets et pouvez utiliser plusieurs devises.

• Du projet à la facture: BCS ajoute directement à la facture les charges de travail, les matériaux, les coûts des articles, les frais de déplacement, les coûts externes et toutes les autres charges du projet.
• Facturation électronique: Projektron BCS prend en charge différents standards de facturation, notamment XRechnung (administrations publiques en Allemagne), ZUGFeRD et QR-Rechnung (Suisse).
• Définir les conditions de paiement: Définissez des règles d'escompte et contrôlez les délais de paiement à l'aide de feux tricolores.
• Envoi automatisé des factures: BCS crée un e-mail avec une lettre de motivation, ajoute une facture avec des justificatifs d'heures et de frais et l'envoie à l'adresse e-mail de votre client depuis le système CRM intégré - pour vous, quelques clics suffisent.
• Modèles de factures et générateur de factures: définissez vos propres modèles de factures personnalisables et profitez de la création automatisée de factures grâce au générateur de factures.
• Cycle de relance: Définissez des actions de rappel que BCS exécute automatiquement dès qu'un client ne respecte pas le délai de paiement.
• Facturation internationale: Planifier en euros et facturer en dollars américains - ce n'est pas un problème dans BCS grâce à sa capacité multidevises, à la conversion automatique et au taux de TVA adaptable.

En savoir plus sur la facturation avec BCS

• Rapports standard, ajustables avec précision en un clic de souris: Rapports de préparation de projet, rapports d'avancement, rapports d'état et rapports de coûts pour des projets et des groupes de projets entiers, justificatifs de dépenses pour des projets et des tickets, décompte du personnel, rapports de frais.
• Formats de fichiers courants
• Ordres de rapport: Mettez régulièrement et automatiquement les rapports à la disposition de certaines personnes via des ordres de rapport avec fonction e-mail intégrée.
• Rapports personnalisés: Définissez le contenu, la mise en page et le design de manière individuelle et adaptée grâce à l'interface avec le concepteur de rapports BIRT.

• En savoir plus sur le reporting et les rapports avec BCS

En savoir plus sur le reporting et les rapports avec BCS

Adresse, numéro de téléphone, position dans l'entreprise et bien plus encore : dans la base de données clients de Projektron BCS, vous avez rapidement accès aux informations importantes sur vos partenaires commerciaux, y compris l'historique complet des contacts.

• Base de données clients BCS: gérez les données clients de manière centralisée et claire !
• Communication transparente: grâce à l'historique des contacts BCS et à l'importation automatique des e-mails, vous pouvez retracer le contenu de chaque prise de contact.
• Les lettres d'information: Qu'il s'agisse d'une communication de projet, d'une newsletter ou d'une campagne de vente, vous bénéficiez de circulaires numériques avec fonction de diffusion.
• Prévisions: sur quoi pouvez-vous compter ? Jetez un coup d'œil aux prévisions de ventes et à la gestion des acquisitions avec les probabilités et les niveaux d'acquisition dans Projektron BCS.
• Connexion client: accordez un accès à vos clients s'ils le souhaitent et permettez-leur de s'informer de manière autonome sur le déroulement du projet via une connexion client.
• Réduire les temps de réaction, saisir les opportunités: Les feux de signalisation vous permettent de reconnaître immédiatement les besoins d'action, de sorte qu'aucune chance de conclure un contrat ne vous échappe.
• Connexion au système téléphonique: en combinaison avec l'interface CTI, vous utilisez tout le potentiel du module CRM : Lors des appels entrants, un pop-up vous informe de l'identité de l'appelant. D'un simple clic, vous ouvrez le dossier numérique du client dans la base de données des contacts. Si vous souhaitez appeler quelqu'un, il vous suffit de cliquer sur le numéro de téléphone enregistré et la communication est établie.

En savoir plus sur la gestion des clients avec BCS

Les collaborateurs ont souvent besoin d'accéder aux mêmes documents depuis différents endroits pour résoudre des questions identiques ou différentes, de consulter, de transmettre et d'archiver des informations. Dans la gestion de projet, un accès permanent, rapide et indépendant du lieu aux documents pertinents et aux informations actuelles est décisif. C'est pourquoi les fonctions ERP de Projektron BCS comprennent également un système de gestion des documents (DMS).

• Les informations sont centralisées: Toutes les données pertinentes sont stockées de manière centralisée et peuvent être consultées de manière centralisée.
• Gestion simple grâce à une structure de classement uniforme
• Téléchargement de documents: Vous téléchargez les nouveaux documents de manière simple et pratique par glisser-déposer dans le dépôt de fichiers. L'affectation du document aux tâches, projets, tickets, rendez-vous et personnes est tout aussi simple.
• Intégrez les documents de manière transparente dans des processus de travail et de validation complexes grâce à la gestion des flux de travail.
• Versionnement automatique: il n'y a plus de doublons fâcheux ni d'informations obsolètes. Pour chaque document, vous voyez l'indication de la version, de la date d'enregistrement, de l'historique de traitement et de l'auteur.
• Recherche plein texte: si vous effectuez une recherche dans des PDF, des documents Microsoft Office et des fichiers texte, BCS vous montre les extraits de texte correspondants dans la liste des résultats, en plus du chemin d'accès et du nom du fichier.
• Sécurité des informations et protection des données préservées: définissez de manière détaillée et sûre dans la gestion des droits de Projektron BCS qui peut lire, supprimer ou mettre à jour quels documents et répertoires.

En savoir plus sur la gestion des documents avec BCS

• Les assistants: Rendez votre saisie des frais agréable, simple et intuitive. Un assistant vous guide dans BCS pour saisir rapidement vos dépenses.
• Équipé pour l'international: La gestion des frais internationaux n'est pas un problème avec BCS - elle est rendue possible par des taux de frais spécifiques à chaque pays et une conversion automatique des devises.
• Workflow d'approbation: BCS automatise et standardise l'ensemble du processus de gestion des frais, de la saisie à la facturation en passant par la vérification. Le workflow d'approbation intégré et personnalisable le rend possible.
• Modèles et favoris: Gagnez du temps lors de la saisie de frais toujours identiques ou similaires en définissant des modèles et en enregistrant des favoris.
• Saisie mobile des frais et des justificatifs: lorsque vous êtes en déplacement, saisissez facilement vos frais avec l'application BCS, que vous soyez connecté ou non à Internet à ce moment-là. Vous documentez ainsi les repas, les kilomètres et les nuitées presque en temps réel sur votre smartphone. Il vous suffit de photographier les justificatifs et de les joindre.

En savoir plus sur la gestion des frais avec BCS

BCS coordonne la collaboration de tous les secteurs de l'entreprise, de tous les services et de toutes les équipes, évoque des effets de synergie et permet l'automatisation de tous les processus commerciaux des organisations de toute taille. Votre organisation individuelle du travail et votre propre gestion des flux de travail bénéficient également des outils de collaboration de BCS.

• Vue d'ensemble personnelle: Organisez votre espace personnel comme vous le souhaitez. Votre tableau de bord est personnalisable par glisser-déposer. Vous pouvez afficher ou masquer tous les éléments de contrôle et d'aperçu, les positionner ou les redimensionner à votre guise.
• Calendrier: pour une gestion efficace des rendez-vous, le calendrier est indispensable. Si vous créez un rendez-vous en un clic, l'assistant de coordination des rendez-vous interne à BCS vous aide à trouver un créneau horaire où tous les participants ont le temps d'être présents lorsque vous invitez des participants.
• Planification des thèmes et des agendas: les outils de planification de BCS vous permettent de créer un agenda de réunion structuré en un clin d'œil à partir de listes de thèmes liés à des tâches et à des projets. Le mode de présentation pour les réunions et les entretiens guide tous les participants à travers le rendez-vous de manière claire. À la fin, BCS crée automatiquement un compte rendu que vous pouvez envoyer à tous les participants en quelques clics.
• Des workflows standardisés et des processus personnalisés structurent et coordonnent votre travail d'équipe.
• Rappels: déléguez des tâches à d'autres personnes ou créez un rappel personnel.
• Messages d'utilisateurs: Envoyez des messages simples à un ou plusieurs autres utilisateurs pour une communication rapide.
• Un projet - toutes les langues: L'interface utilisateur est disponible en dix langues (DE, EN, ES, FR, IT, NED, PL, CHN, CZE, HUN)

En savoir plus sur le travail d'équipe dans BCS

Créer et gérer des contrats, les intégrer dans des processus de travail, garder un œil sur les durées des contrats et lier des contrats à des personnes, des organisations, des activités, des workflows, des groupes de projets, des projets, des objets de votre inventaire, des offres, des factures ou d'autres contrats - tout cela ne pose aucun problème avec le module Gestion des inventaires et des contrats de BCS.

• Générateur de contrats avec assistant: créez facilement des contrats selon vos besoins individuels avec l'assistant de création de contrats.
• Intégrez les contrats de manière transparente dans des processus de travail et de validation complexes grâce à la gestion des flux de travail.
• Surveillance automatique des dates et des délais: lorsqu'une date de résiliation possible approche ou qu'une prolongation de contrat est imminente, Projektron BCS informe, si vous le souhaitez, le responsable technique par e-mail ou par relance. 
• Téléchargement facile de documents: Téléchargez vos documents contractuels numérisés par glisser-déposer et affectez-les à des groupes de projets, des projets ou des sous-projets.
• Lier des contrats: vous pouvez facilement lier des offres, des factures entrantes et sortantes à des contrats.
• Affecter des contrats: Vous pouvez attribuer des contrats à des partenaires, des prestataires de services ou des clients via le CRM interne de BCS.
• Contrôle des contrats, y compris surveillance des risques, analyse de l'exécution des contrats et des dépenses.
• Dans la gestion d'inventaire, vous pouvez attribuer des contrats aux objets correspondants de votre inventaire (par ex. contrat de téléphonie mobile à un téléphone portable de service).
• Gestion de l'inventaire : gardez une vue d'ensemble : Quels sont les objets en votre possession, dans quel état sont-ils, qui les utilise de quand à quand et où sont-ils actuellement ? Grâce à la gestion des ressources dans Projektron BCS, vous pouvez planifier les objets de l'inventaire pour qu'ils soient utilisés dans les projets.

En savoir plus sur la gestion des actifs et des contrats avec BCS

Modélisez vos processus dans le concepteur BPMN interne à BCS selon BPMN 2.0 - le langage de spécification internationalement reconnu pour les modèles de processus métier.

• Workflows/BPMN : solution globale pour la représentation et l'automatisation de processus commerciaux complexes
• BPMN-Designer : concevoir individuellement des processus selon BPMN 2.0
• Interface graphique du programme pour définir toutes les activités du processus
• Création automatisée de n'importe quel objet BCS : Délais, tickets, listes de contrôle, resoumissions, e-mails, etc.

Définissez directement dans Projektron BCS des étapes de workflow individuelles, y compris l'ordre de traitement, les temps de réaction et les temps cibles, et affectez vos collaborateurs à ces étapes grâce aux workflows pilotés par le système. Lorsque c'est votre tour de travailler dans le workflow, Projektron BCS vous informe automatiquement de ce que vous devez faire et du temps dont vous disposez pour le faire. La fonction de feux de signalisation vous permet de savoir immédiatement si le temps est compté.

• Définir des workflows avec ordre de traitement, temps de réaction et opérateurs
• Structurer les workflows avec des check-lists et les enregistrer comme modèles

En savoir plus sur la gestion des processus avec BCS

• Listes de contrôle standardisées: prévenez les sources d'erreurs connues et utilisez la méthode de contrôle éprouvée sur les projets, les tâches, les étapes du workflow et les jalons.
• Modèles et gabarits: définissez les structures de projet une fois créées comme modèles et utilisez-les pour les planifications futures afin de garantir une qualité constante. Vous pouvez également définir les offres, factures, tickets, dépôts de fichiers, rapports et processus comme modèles.
• Intégration wiki: documentez votre savoir-faire et vos processus individuels et rendez-les accessibles à vos collaborateurs. Comme Projektron BCS prend en charge de nombreux softwares wiki, vous pouvez lier des projets, des tâches, des workflows et des personnes dans n'importe quel objet BCS à des wikis externes ou internes.
• Évaluations: Vos mesures de gestion de la qualité sont-elles efficaces ? BCS vous aide à tous les niveaux avec des possibilités d'évaluation flexibles et spécifiques. Vous pouvez par exemple évaluer les temps de réaction aux tickets ou la fréquence des défauts de produits réclamés.
• Documentation: Sauvegardez vos expériences dans des champs de remarques sur les tâches, les workflows ou dans les projets et documentez le déroulement du projet afin de pouvoir effectuer des analyses de processus fondées déjà pendant la durée du projet et d'améliorer constamment la qualité.

En savoir plus sur la gestion de la qualité avec BCS