Facturation
Facturation et décompte de projet avec Projektron BCS
Projektron BCS combine la gestion de projet et la facturation en un seul logiciel. BCS vous permet de facturer directement les projets des clients et de créer des factures de dépenses et des factures à prix fixe à partir des projets. Vous pouvez utiliser plusieurs devises. Des flux de travail intelligents et des automatismes permettent d'économiser du temps et de l'argent, tandis que le logiciel reproduit sans peine différents taux horaires, suppléments et règles de facturation. Gardez une vue d'ensemble de la facturation complexe des projets et optimisez vos processus de facturation avec Projektron BCS.
Projektron BCS pour la facturation et la comptabilité des projets : des flux financiers sous contrôle
Et si vous pouviez...
➤ de pouvoir garder un œil sur les décomptes de projets, même complexes, sans effort ?
➤ si vous pouviez utiliser des flux de travail et des automatismes intelligents pour économiser du temps et de l'argent dans vos processus de facturation ?
➤ vous pourriez envoyer des factures électroniques aux administrations publiques allemandes dans le format approprié ?
➤ vous pourriez créer et traiter automatiquement des factures électroniques au format hybride ZUGFeRD ?
➤ pourraient intégrer facilement et précisément les dépenses de projet, y compris les remises, dans les factures ?
➤ pourraient concevoir des factures de manière flexible et individuelle, que ce soit manuellement ou automatiquement à l'aide d'un générateur de factures innovant ?
➤ pourraient envoyer des factures et effectuer des rappels directement depuis le logiciel ?
➤ vous pourriez définir précisément les règles d'escompte pour vos clients dans différentes devises ?
➤ auriez une solution efficace pour la facturation complexe intra-groupe afin d'optimiser la collaboration au sein de votre réseau d'entreprises ?
Facturation variable des projets : du projet à l'organisme de facturation
Projektron BCS permet de passer en douceur du travail de projet à la facturation. Grâce à la saisie des temps intégrée, les collaborateurs enregistrent les temps et les charges de leur travail directement sur un ticket ou une tâche et donc sur un projet. La saisie précise des charges heure par heure permet de suivre en détail le type de prestation fournie et de créer ainsi une base précise pour la facturation du projet. En tant que chef de projet, vous pouvez vérifier de manière centralisée toutes les écritures relatives à votre projet et valider la prestation fournie pour la facturation.
Qu'il s'agisse de matériaux utilisés, de coûts externes, d'articles vendus ou de frais de déplacement, Projektron BCS ajoute également toutes les autres dépenses du projet à la facture si vous le souhaitez, ce qui permet une facturation complète et précise. Les remises négociées dans l'offre sont indiquées séparément lors de la facturation. Bien entendu, vous pouvez également créer des notes de crédit - aussi bien pour des factures complètes que pour des postes de facture individuels.
Si vous travaillez avec des services standard ou des prestations standard en nature, vous pouvez les enregistrer en tant qu'articles dans Projektron BCS et les transférer dans votre projet. En combinaison avec la création d'offres, il est également possible de configurer des frais spécifiques à intervalles pour les types d'articles, par exemple pour représenter des frais de mise à jour.
Les prix de vente standard et les prix échelonnés des articles peuvent être adaptés en fonction du projet et facturés en conséquence. Si les heures travaillées par vos collaborateurs doivent être prises en compte proportionnellement dans la facture, vous pouvez le définir facilement à l'aide de facteurs de facturation spécifiques au projet. Si vous avez convenu avec votre client d'un prix fixe pour l'ensemble ou une partie du projet, il est tout aussi facile de le facturer.
La facturation électronique : XRechnung, ZUGFeRD et QR-factures
XRechnung est la norme pour les factures électroniques adressées aux administrations publiques en Allemagne (facturation B2G). Projektron BCS prend en charge ce format en créant, en plus de la XFacture réelle sous forme lisible par machine, un aperçu HTML permettant de visualiser et de vérifier la XFacture avant son envoi.
Vous pouvez également créer des e-factures au format hybride ZUGFeRD. ZUGFeRD est l'acronyme de Zentraler User Guide du Forum elektronische Rechnung Deutschland, il est conforme à la loi sur la facturation électronique et combine la représentation visuelle au standard PDF/A-3 avec un fichier XML. Les avantages de ZUGFeRD pour vous sont clairs : alors que jusqu'à présent, les données étaient transférées manuellement dans le logiciel de facturation à partir de factures papier, de lettres scannées ou de fichiers PDF, ce qui était fastidieux et source d'erreurs, ZUGFeRD fournit les données au format XML, que le logiciel de facturation peut enregistrer et traiter automatiquement. D'un point de vue visuel, l'affichage du fichier PDF standard reste inchangé. ZUGFeRD est une solution pour la facturation dans les échanges commerciaux B2B, B2G et B2C.
Les exigences de la Suisse sont couvertes par des factures avec code QR dans Projektron BCS. Vous pouvez indiquer sur un modèle de facture ou sur des factures individuelles si un code QR doit être généré dans la partie paiement.
Modèles de factures et générateur de factures : création automatisée de factures individuelles
Que ce soit manuellement ou automatiquement, Projektron BCS facilite la facturation. Si vous souhaitez créer des factures ou des avoirs, un assistant vous accompagne pas à pas tout au long du processus. Travaillez avec des modèles de facture pour n'enregistrer qu'une seule fois vos coordonnées, vos modalités de paiement, des formulations standard et votre logo, et réutilisez-les ensuite à volonté.
Le générateur de factures innovant vous décharge de nombreuses tâches : Qu'il s'agisse d'une facture globale, de factures partielles, de factures d'acompte ou de factures finales, les montants facturables de tous les projets sont regroupés dans des factures provisoires au cours d'un cycle mensuel. Ce sont surtout les factures régulières, par exemple les contrats de maintenance, que vous automatiserez ainsi efficacement.
Projektron BCS propose des solutions individuelles pour votre gestion des factures, qui peuvent être adaptées de manière flexible. Créez le design de vos factures directement dans le logiciel, intégrez votre logo et créez des en-têtes et des pieds de page personnalisés. L'éditeur intégré permet de formater facilement les modèles de texte.
La flexibilité de Projektron BCS va au-delà de la conception des factures. Exportez vos données après la facturation et traitez-les de manière transparente dans d'autres systèmes tels que SAP. Complétez votre expérience de facturation avec un système de relance configuré individuellement afin d'optimiser vos processus financiers. Commencez dès maintenant avec Projektron BCS et découvrez un logiciel de facturation de projets efficace, personnalisable et confortable.
Tanja Maier
Controlling, SSC-Services GmbH
« Nous avons réalisé de loin la plus grande optimisation des processus en 2017 avec l'introduction de la facturation dans BCS. Depuis, la facturation de nos prestations est largement automatisée. Grâce à BCS, nous pouvons désormais répondre aux exigences de certains clients en matière de facturation au format ZUGFeRD. Nous avons [pu] réaliser d'énormes économies de temps grâce à la facturation via BCS en combinaison avec l'exportation DATEV ».
Iván Sándor Szerbin
Support d'application, IDS GmbH
"Nous avons testé sous forme de prototype si BCS pouvait également être utilisé chez nous pour la facturation. Une fois de plus, Projektron BCS s'est imposé face à un autre outil d'un fabricant renommé. L'adaptabilité de l'interface et des assistants ainsi que la possibilité de répartir les différentes étapes du processus entre différentes personnes grâce à une attribution ciblée des droits ont joué en faveur de Projektron BCS. De plus, nous avons apprécié la flexibilité de pouvoir définir des postes de facturation manuels en plus des fonctions et des processus définis dans Projektron BCS pour le calcul des postes".
Ursula Meyer
Delivery Manager, Be Shaping The Future - Performance, Transformation, Digital GmbH, Munich
Nous écrivons les factures au format PDF avec envoi par e-mail - l'envoi classique sur papier a fait son temps. Comme nous comptons également des organisations de droit public parmi nos clients, nous écrivons également des factures au format « ZUGFeRD ».
Elisabeth Königshofen
Bureau de gestion de projet, items GmbH & Co. KG
"En plus des heures de travail et des prestations en nature telles que les licences, les produits logiciels, le matériel informatique, enregistrées par les collaborateurs, les ressources utilisées par les clients dans les centres de calcul d'items (par ex. espace de stockage, bases de données, comptes d'utilisateurs, etc.) doivent également être facturées avec BCS. Les informations relatives à ces valeurs mesurées sont automatiquement chargées dans BCS via une interface et prises en compte dans la facturation. La facturation de ces projets peut être mise en œuvre via BCS de manière centralisée et claire avec un minimum d'effort. De plus, BCS offre une multitude de possibilités pour facturer d'autres prestations issues de contrats de service (ponctuels, cycliques, à échéance générale) qui sont fournies aux clients en dehors des projets".
Thomas Hackenbuchner
Responsable des finances et de l'administration, MicroNova AG
"MicroNova utilise en outre BCS pour la facturation proprement dite, car en combinaison avec l'exportation DATEV, il est possible de réaliser d'énormes économies de temps. Non seulement les factures sortantes sont traitées pour les clients, mais aussi les "factures interentreprises" au sein du groupe".
Peter Schürmann
Head of Global Project Management, msg global solutions Deutschland GmbH
"La création des décomptes et des factures avec des montants dans la devise du client se fait entièrement via BCS. La facturation interentreprises automatique, actuellement développée en commun avec Projektron dans le standard du produit, permet de créer automatiquement des factures intra-groupe à l'aide de modèles et de règles prédéfinis."
Monique Heim
Assistante de direction et assistante de projet, molpe Softwareentwicklungs GmbH
"La facturation fonctionne via BCS en quelques clics. Grâce à la possibilité d'individualisation, la présentation de la facture est adaptée à notre identité visuelle. Tous nos clients ont leur propre modèle de facture dans lequel les informations dont ils ont besoin (par exemple, les numéros de commande ou de contrat) et la présentation des éléments de facture (par tâche, par projet, etc.) est stockée. Si une correction de facture est nécessaire, cela peut également être fait sans trop d'efforts".
Stefan Thomé
Directeur général, spheos GmbH
"Lorsqu'une phase de projet touche à sa fin comme prévu, les récapitulatifs et les impressions de Projektron concernant les heures effectuées facilitent notre facturation. Si le client le souhaite, il reçoit ces listes en complément de sa facture, comme preuve de la réalisation de nos prestations. Nous lui fournissons ainsi une base pertinente pour procéder à une répartition interne des coûts. Les collaborateurs indépendants utilisent également des impressions de Projektron BCS comme base pour leurs factures. Ils réduisent ainsi le processus de vérification et le temps de traitement interne".
Mirko Richter
Services informatiques & Responsable applications, Stämpfli AG
"La saisie des prestations nous permet de facturer nos prestations dans Projektron. Les factures sont créées directement dans Projektron BCS et transmises à notre système ERP et à notre logiciel de comptabilité financière via une interface. Projektron nous soutient parfaitement, comme par exemple lors de l'introduction exigeante de la QR-facture suisse 2022."
Adrian Kamer
Senior System Architect, Deleproject AG
"BCS nous permet de facturer nos services de manière simple et correcte. Nous pouvons créer des factures sur la base de prix fixes ou de dépenses. De plus, BCS prend également en charge la génération des nouvelles factures suisses QR dont nos clients ont besoin".
Lutz Klickermann
Directeur général, ic-solution GmbH
«Si nous voulions enregistrer nos heures de travail, il semblait logique que le logiciel permette également la facturation. Comme nous ne nous contentons pas de fournir des services et de facturer les heures de travail effectuées, mais que nous facturons également des produits et des contrats de maintenance, le système devait logiquement être en mesure d'enregistrer l'intégralité de notre gamme de produits et de services. Nous avons rapidement compris que nous avions besoin de la "bête à concours" tant annoncée. Il était important pour nous que le logiciel puisse également représenter l'ensemble du processus de vente, de l'offre à la facturation. Nous sommes très heureux d'avoir choisi BCS et d'avoir mis en place le logiciel».
Peter Schürmann
Directeur de la gestion globale des projets, msg global solutions Allemagne GmbH
"Nous utilisons BCS Projektron de manière centralisée pour plus de 25 organisations nationales propres. Ce qui est particulier, c'est que nous faisons appel à des consultants de nombreux pays différents pour presque chacun de nos grands projets et que toute la planification, l'allocation des ressources, la saisie des temps et la facturation se font dans une seule BCS. Nous y établissons toutes les factures des clients dans les monnaies nationales et gérons nos propres décomptes interentreprises internationaux. Le fait de pouvoir saisir tous les pays avec une solution centrale est un énorme avantage, en plus de la grande intégration des processus".
Facturation et envoi de factures à partir d'une source unique : envoi d'e-mails et cycle de relance à partir de BCS
Effectuez l'envoi de vos factures directement dans BCS ! Qu'il s'agisse d'une seule facture ou de toute la liste des factures : Si vous le souhaitez, Projektron BCS crée l'e-mail correspondant avec une lettre de motivation préétablie, ajoute la facture ainsi que les justificatifs d'heures et de frais correspondants sous forme de fichiers PDF et reprend l'adresse e-mail de votre client depuis la gestion des clients (CRM). Vous pouvez bien entendu personnaliser la lettre de motivation et joindre d'autres fichiers si nécessaire.
Si les clients dépassent le délai de paiement fixé, vous voyez les postes ouverts dans votre liste de factures avec le paramètre "Cycle de relance". Vous y définissez vos actions de rappel : si vous exécutez l'action de rappel "Créer un rappel écrit" ou "Créer le dernier rappel écrit" sur la facture, un document PDF correspondant est automatiquement généré et le statut de la facture est adapté. En outre, vous pouvez faire classer automatiquement les documents PDF dans un dossier défini au préalable - à partir duquel vous pouvez par exemple imprimer et envoyer les rappels collectés.
Facturation flexible, internationale, exacte : règles d'escompte et choix de la devise
Réglementation de l'escompte sur les factures : Réductions de paiement pour vos clients
Vous pouvez définir précisément dans les conditions de paiement sur la facture le délai et le montant de l'escompte que vous accordez sur les factures. Grâce aux délais de paiement, au montant du paiement et aux feux tricolores, vous voyez immédiatement quels paiements ont été effectués dans le délai de paiement pour la déduction de l'escompte. Si vous activez le statut de paiement, vous pouvez distinguer les factures qui ont été réglées sous escompte et celles pour lesquelles vous accordez un paiement tardif sous déduction de l'escompte à titre de geste commercial.
Choix flexible de la devise : Planifié en euros, facturé en dollars
Vous avez des partenaires commerciaux à l'étranger et souhaitez réaliser vos projets dans leur devise ? Qu'il s'agisse de dollars, de francs suisses ou de yuans renminbi chinois : dans Projektron BCS, vous créez les devises de votre choix et pouvez les utiliser pour les factures destinées aux clients internationaux. La devise interne reste bien entendu à votre disposition pour contrôler les coûts du projet dans le cadre du contrôle de gestion. Vous pouvez également adapter le taux de TVA et la langue de la facture. Avec Projektron BCS, vous êtes idéalement équipé pour la facturation internationale des projets.
Notes de crédit : organiser efficacement des processus de facturation transparents
Projektron BCS vous permet de créer et de gérer des notes de crédit de manière simple et flexible, ce qui vous permet de mieux gérer les processus financiers. Qu'il s'agisse de paiements de commissions, de remboursements ou de corrections, vous pouvez créer des notes de crédit en quelques clics et organiser le processus complet de manière claire, de la saisie au traitement. L'attribution claire des notes de crédit aux différents projets ou prestataires de services assure la transparence et une intégration parfaite dans votre système de facturation.
Vous profitez de l'automatisation et de l'efficacité du traitement, en particulier dans les entreprises qui travaillent souvent avec des partenaires externes. Avec la fonction de crédit dans BCS, vous optimisez votre comptabilité en vous assurant que toutes les transactions sont enregistrées avec précision et qu'aucun décompte n'est oublié. Vous réduisez les interventions manuelles et minimisez ainsi les erreurs. Vous gagnez ainsi du temps et pouvez vous concentrer sur l'essentiel - la réalisation réussie de vos projets et l'entretien de précieux partenariats.
Projektron BCS vous offre à cet égard un contrôle total et une grande flexibilité : adaptez individuellement le processus de crédit à vos exigences et assurez-vous que toutes les parties impliquées sont toujours facturées correctement et à jour. Vous maximisez ainsi l'efficacité et la transparence de votre gestion financière.
Compensation intra-groupe avec Projektron BCS : une solution efficace pour les entreprises complexes
Notre module BCS pour la compensation intragroupe est la réponse aux défis posés par les structures complexes des groupes. Les termes de compensation intra-groupe ou de compensation interentreprises décrivent le traitement de transactions financières entre différentes entreprises au sein d'un même groupe. Facilitez la facturation des services, optimisez vos processus de traitement des transactions inter-sociétés et posez les bases d'une collaboration transparente et fructueuse au sein de votre réseau d'entreprises avec Projektron BCS.
La facturation intra-groupe est effectuée dans Projektron BCS à l'aide de notes de crédit fournisseur. Grâce à la mise en place unique de sociétés et d'affectations claires, le logiciel permet une imputation transparente des frais de personnel internes. Ceci est particulièrement pertinent lorsque des employés de différentes sociétés participent à des projets internes au groupe. La société de soutien fait alors office de fournisseur interne et des frais de personnel internes sont générés, qui ne sont pas calculés au taux interne habituel.
Projektron BCS permet d'attribuer des taux d'imputation pour les fonctions avec lesquelles les coûts de personnel internes sont imputés. La distinction entre les sociétés se fait par l'utilisation de sociétés.
Projektron BCS offre ainsi une solution sur mesure aux entreprises qui réalisent des projets avec plusieurs sociétés juridiquement indépendantes, en permettant une facturation interne claire et transparente des services entre les sociétés.
Projektron BCS comme logiciel de facturation et de décompte de projets - Vos avantages en un coup d'œil
Facturation électronique : XFacturation, ZUGFeRD et factures à code QR
Facturation variable des projets, simple, précise et spécifique au projet
Automatisation : assistant de facturation, modèles de factures et générateur de factures
Définition facile du délai et du montant de l'escompte pour les factures
Envoi de factures par e-mail et cycle de relance automatisable individuellement
Choix flexible de la devise et de la langue, taux de TVA adaptable
Utilisation de modèles et conception individuelle
Solution de facturation efficace au sein du groupe
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