Gestion des inventaires et des contrats : gérer facilement les actifs et les contrats
Gestion de l'inventaire et des contrats de manière fiable et claire avec Projektron BCS
Avec Projektron BCS, vos documents contractuels et vos actifs sont entre de bonnes mains. Avec le module de gestion d'inventaire et de contrats, vous gérez non seulement vos contrats en cours, mais aussi l'ensemble de vos actifs internes à l'entreprise de manière structurée et efficace.
Gestion de l'inventaire et des contrats : organiser, gérer et contrôler l'inventaire, les actifs et les contrats.
Vous voulez savoir ,
➤ quels contrats vous avez actuellement conclus ?
➤ si un contrat est actif ou a déjà été résilié ?
➤ quels sont les délais de résiliation qui arrivent prochainement à échéance ?
➤ quels contrats ont été conclus dans le cadre d'un projet au cours d'une période donnée ?
➤ quelles relations contractuelles existent actuellement avec un prestataire de services ou un client ?
➤ quel collaborateur utilise actuellement un certain téléphone portable d'entreprise dont le contrat de téléphonie mobile doit être renouvelé dans trois semaines ?
Le module Inventaire et gestion des contrats de Projektron BCS vous donne la réponse en quelques secondes !
Avec le module de gestion de l'inventaire et des contrats, vous ne vous contentez donc pas d'organiser et de gérer vos contrats en cours, mais vous disposez d'un outil puissant pour l'ensemble de votre gestion du cycle de vie des contrats (CLM). Associez vos contrats à des personnes, des organisations, des processus, des workflows, des programmes de projet, des projets, des objets de votre inventaire, des offres, des factures ou d'autres contrats.
Gesine Chatfield
Direction des technologies de l'information, IQTIG, Berlin
"Le module de gestion des contrats, avec sa fonction de rappel, nous aide à gérer nos contrats et nos licences. Il est possible de définir individuellement si un rappel doit être envoyé et combien de temps avant l'expiration d'une durée. Nous pouvons ainsi utiliser différents intervalles de rappel en fonction du délai nécessaire pour un achat".
Dr. Ing. Klaus Dörnhöfer
Chef de service informatique, Klinikum Nuremberg
«Nous utilisons la gestion des contrats de Projektron BCS depuis 2009. Les indications automatiques sur les prolongations ou les dates de résiliation nécessaires ainsi que la disponibilité rapide des modalités du contrat, du texte scanné du contrat, mais aussi des coordonnées des interlocuteurs internes et externes ont permis de simplifier considérablement le travail autour des contrats».
Marcus Brandl
Poste d'opérateur en gestion d'entreprise et planification chez it4logistics AG
Nos clients sont internationaux et nombre de nos employés passent beaucoup de temps dans les entreprises que nous servons. Grâce à l'accès mobile à BCS, toutes les données pertinentes sont néanmoins à leur disposition. Dans le dépôt de fichiers lié au projet respectif, les documents pertinents peuvent être gérés de manière centralisée d'une part, et d'autre part nos employés peuvent facilement accéder aux documents importants sur le site du client.
La gestion numérique des contrats avec BCS permet de garder un œil sur les échéances
Le module de gestion des contrats vous permet de saisir rapidement et de gérer confortablement les durées de contrat, les délais de résiliation et les documents contractuels scannés. En un coup d'œil, vous voyez tous les coûts proportionnels de vos contrats en cours et leur statut.
Grâce à la surveillance automatiquedes dates et des délais, rien ne vous échappe : si une date de résiliation possible approche, Projektron BCS informe, si vous le souhaitez, le responsable technique par e-mail ou par relance et lui demande son avis. D'un simple clic, celui-ci peut appeler la fonction de feedback et noter directement dans Projektron BCS la manière dont le contrat doit être traité.
Fiable à chaque étape du cycle de vie du contrat
La gestion des contrats avec Projektron BCS vous offre bien plus qu'un simple classement et une gestion des contrats, elle vous assiste activement pour
- l'exécution des contrats,
- l'analyse des contrats et
- Contrôle des contrats
De l'initiation d'un contrat à l'archivage légal et sécurisé, en passant par la rédaction et la négociation du contrat, la vérification du contrat, vos processus de validation individuels, la signature et l'exécution : BCS vous assiste de manière fonctionnelle à chaque phase du cycle de vie du contrat.
Gestion d'inventaire BCS : restez maître de vos affaires
Avec la gestion d'inventaire dans Projektron BCS, vous gérez tous les actifs de votre organisation de manière centralisée, compacte et claire. De la flotte de véhicules à l'équipement informatique en passant par les machines de production, les objets d'ameublement ou les smartphones d'entreprise avec les cartes SIM correspondantes - grâce à la gestion d'inventaire dans Projektron BCS, vous gardez toujours une vue d'ensemble sur
- quels objets sont en votre possession,
- qui utilise les objets depuis quand et jusqu'à quand,
- où se trouvent les objets et
- dans quel état se trouvent les objets.
En quelques clics, vous créez de nouveaux objets d'inventaire avec toutes les caractéristiques pertinentes, telles que le numéro de série, le nom du modèle, la date d'acquisition, le propriétaire ou une description. Les objets d'inventaire similaires ou apparentés peuvent être facilement organisés en groupes d'inventaire.
Pour chaque actif individuel, vous pouvez créer des liens vers
- d'autres objets de l'inventaire
- Contrats
- Ressources
- Tickets
Par exemple, vous pouvez associer un téléphone portable à sa carte SIM, à des contrats de téléphonie mobile et d'assurance, ainsi qu'à des tickets concernant différentes actions sur le téléphone portable (par exemple, configuration, transfert, installation d'applications, demande de réparation).
La fonction de commentaire permet à vos collaborateurs de laisser des commentaires sur l'objet de l'inventaire ou de noter les modifications, par exemple les dommages. L'historique de chaque objet peut ainsi être suivi de manière exhaustive. Il est également possible de demander des précisions sur chaque actif via la fonction de commentaire. Des fonctions de recherche et de filtrage détaillées permettent de trouver de manière ciblée les objets que vous recherchez, par exemple un véhicule du parc automobile de l'entreprise disponible à une période donnée.
Bien sûr, il est également possible d'utiliser des actifs dans des agendas, dans la planification des dépenses ou dans la planification des ressources. Vous pouvez créer en un clin d'œil une ressource liée à un objet d'inventaire. Vous pouvez affecter cette ressource à des rendez-vous et ainsi planifier son utilisation, par exemple une voiture que vous utilisez pour un salon.
Droits d'accès et de modification : à chacun son réglage
La sécurité des informations et la protection des données sont particulièrement importantes dans le cadre de la gestion des inventaires et des contrats et sont donc directement intégrées dans la gestion des droits de Projektron BCS. Vous pouvez ainsi définir de manière simple et sûre pour les documents et les répertoires qui peut lire, supprimer ou mettre à jour.
Gestion de l'inventaire et des contrats Projektron BCS : aperçu de vos avantages et possibilités
Générateur de contrats avec assistant : créez des contrats selon vos besoins individuels avec l'assistant de création de contrats.
Intégrer les contrats de manière transparente dans des processus de travail et de validation complexes grâce à la gestion des flux de travail
Téléchargement de documents de vos documents contractuels numérisés par glisser-déposer
Classement structuré de vos documents contractuels numérisés grâce à un système de gestion de documents intégré avec stockage de fichiers
Retrouvez et documentez facilement vos documents grâce à des fonctions de recherche et de filtrage détaillées, y compris la recherche en plein texte et par mots-clés.
Surveillance automatique des dates et des délais avec fonction de rappel
Lier les offres, les factures entrantes et sortantes aux contrats
Attribuer des contrats à des partenaires et des personnes de contact chez des prestataires de services ou des clients via la gestion de la clientèle (CRM)
Créer des contrats consécutifs ou sous-contrats à un contrat
Versionnement automatique et prévention des doublons
Affecter des contrats à des objets de votre inventaire dans la gestion de l'inventaire.
Lier des contrats à des éléments d'OTP et les affecter à des groupes de projets, des projets ou des sous-projets
Contrôle des contrats efficace et complet, y compris la surveillance des risques, l'analyse de l'exécution des contrats et des dépenses
Gestion de l'inventaire : quels sont les objets en votre possession, dans quel état ils se trouvent, qui les utilise de quand à quand et où ils sont actuellement
