Travail d'équipe
Tout pour la collaboration au sein de l'équipe de projet : logiciel de collaboration Projektron BCS
BCS est l'abréviation de Business Coordination Software. Pour un travail de projet coordonné et réussi, il ne suffit pas de s'organiser efficacement, il faut aussi absolument communiquer et collaborer. Notre système complet et modulaire coordonne la collaboration de tous les secteurs de l'entreprise, de tous les utilisateurs, équipes et départements, évoque des effets de synergie et permet l'automatisation de tous les processus commerciaux des organisations de toute taille. Grâce à des outils de collaboration tels que l'agenda avec des rendez-vous liés aux ressources, votre équipe travaille en étroite collaboration dans Projektron BCS, même sur de grandes distances.
Une collaboration réussie : le logiciel de collaboration Projektron BCS
Avec Projektron BCS en tant que logiciel de gestion de projet et de collaboration, vous réunissez tous les utilisateurs pour réaliser ensemble des tâches de manière efficace et atteindre des objectifs communs.
Et si ...
➤ vous puissiez voir tous vos rendez-vous et vos tâches importantes d'un seul coup d'œil ?
➤ que votre équipe puisse collaborer de manière transparente malgré les grandes distances, au-delà des frontières nationales et linguistiques ?
➤ vous pourriez planifier des rendez-vous sans avoir à vous concerter, ce qui vous ferait gagner du temps et de l'argent ?
➤ votre planification de réunions serait plus efficace grâce à un agenda structuré et un mode de présentation intuitif ?
➤ des flux de travail clairs vous permettraient d'attribuer les tâches de manière transparente au-delà des limites de l'équipe et du service ?
➤ vous pourriez centraliser toute votre communication de projet et votre collaboration sur une seule plateforme ?
Projektron BCS, en tant que logiciel de gestion de projet et de coordination des activités avec des outils de collaboration intégrés, centralise toutes les informations et tous les documents. Grâce à BCS, la communication sur le projet et l'échange d'informations entre tous les participants au projet s'effectuent directement sur le projet, sur les tâches, sur les délais et sur les documents pertinents.
Thilo Menges
Direction du département Développement d'entreprise, Université médicale de Lusace - Carl Thiem
"Projektron BCS est un outil dans lequel toutes les personnes concernées peuvent accéder simultanément et en temps réel à toutes les informations dans leur version actuelle - l'endroit où tout converge. Dans BCS, nous pouvons reproduire sans problème toute notre organisation interne, mettre en œuvre la planification des ressources et la planification des coûts matériels de manière globale pour tous les projets".
Lutz Klickermann
Directeur général, ic-solution GmbH
«Nous traduisons une question d'un client en un ticket de vente. Ce ticket nous permet de suivre toutes les tâches à effectuer et de saisir le temps de travail qui y est consacré. L'historique des tickets offre une transparence maximale sur les différents collaborateurs* et l'historique de traitement de chaque ticket et facilite grandement la collaboration au sein de l'équipe. Ce que j'apprécie personnellement beaucoup, c'est la synchronisation des rendez-vous de BCS avec Office 365 et la possibilité qui en découle de réserver des heures à un rendez-vous».
Dr. Simon Kimme
Direction de la construction mécanique et gestion de projet, Laservorm GmbH
"Dans l'ensemble, on remarque qu'il est de plus en plus courant de se rendre dans le BCS pour garder une vue d'ensemble, par exemple en mettant certains points de côté pour soi-même ou pour un collègue et en les traitant en conséquence."
Mon espace : votre tableau de bord personnalisable pour bien commencer la journée de travail
Vous arrivez au bureau et souhaitez savoir immédiatement ce qui vous attend aujourd'hui ?
| Rendez-vous | |
| Rappels | |
| Tâches importantes | |
| Étapes du flux de travail | |
| Tâches de processus | |
| Entrées de la liste de contrôle | |
| Tickets à traiter | |
| Demandes de précisions sur les tickets d'autres collaborateurs ou clients |
Vous saisissez toutes ces informations en un coup d'œil, directement après vous être connecté à BCS. Votre aperçu personnel "Mon espace" est votre tableau de bord personnel et individuel dans BCS : il vous offre de nombreuses informations que vous pouvez afficher en fonction de vos besoins et organiser par glisser-déposer. Paramétré comme page d'accueil dans Projektron BCS, l'aperçu personnel vous permet d'aborder votre nouvelle journée de travail avec un bon sentiment, de développer pleinement votre productivité et de maîtriser sereinement votre quotidien au bureau.
Vous êtes également informé des appels et des rendez-vous par des notifications contextuelles, même si vous ne travaillez pas dans Projektron BCS. Profitez également des notifications instantanées qui vous informent directement dans le logiciel, par exemple lorsqu'un rendez-vous a été reporté le jour même ou lorsqu'il y a un nouveau commentaire de ticket sur un projet auquel vous êtes abonné.
Calendrier et rendez-vous : Organiser en toute simplicité
Le calendrier de Projektron BCS vous permet de gérer efficacement vos rendez-vous et peut vous offrir de nombreuses autres fonctions utiles :
| des calendriers de jours fériés en fonction du site et du projet, | |
| des rendez-vous en série et | |
| des catégories de rendez-vous personnalisées. |
Si vous voyagez beaucoup ou si vous travaillez dans des équipes internationales, la prise en charge des fuseaux horaires de Projektron BCS vous sera utile.
Imaginez un peu : Vous devez planifier une réunion de projet importante. Des représentants de plusieurs équipes y participent. Chacun d'entre eux a certainement ses propres horaires, rendez-vous et obligations. Comment concilier tout cela sans perdre de temps à coordonner les horaires ?
Projektron BCS vous permet d'économiser des efforts de coordination et donc du temps et des coûts : affichez en quelques clics les rendez-vous de tous les participants dans votre calendrier et enregistrez ce paramètre pour l'avenir. Vous voyez ainsi immédiatement à quel jour et à quelle heure les participants au rendez-vous ont encore des plages horaires libres pour votre rendez-vous. Projektron BCS offre une protection supplémentaire contre les conflits de rendez-vous avec une représentation graphique des rendez-vous qui se chevauchent. Dans ce cas, BCS vous propose les dates de remplacement les plus proches possibles, pour lesquelles aucun participant n'a de conflit d'horaire.
Pour gagner du temps, vous pouvez éditer votre calendrier par glisser-déposer. De cette manière, vous déplacez simplement vos rendez-vous ou modifiez leur durée à l'aide de la souris. Avec BCS, la planification et la gestion de vos rendez-vous n'ont jamais été aussi intuitives.
Comme Projektron BCS prend en charge le format de calendrier iCalendar, vous pouvez exporter les rendez-vous BCS dans presque tous les logiciels de calendrier modernes.
Les calendriers suivants sont notamment pris en charge :
| Microsoft Outlook | |
| Calendrier Android | |
| Google Calendar | |
| Apple iCal |
Avec notre interface Microsoft Exchange, vous pouvez même synchroniser les rendez-vous et les rappels de manière bidirectionnelle.
Planifier et organiser des réunions avec BCS : tout le monde informé et à la page
Planifier les thèmes et les agendas
Vous planifiez des réunions régulières pour votre équipe, vous organisez des réunions récurrentes ou des rendez-vous de travail collaboratif ? Les fonctions de planification de thèmes et d'agendas de BCS vous permettent de gagner du temps et de structurer votre planification. BCS vous permet d'organiser vos réunions plus efficacement !
Une fois que vous avez créé un rendez-vous dans l'agenda, par exemple une réunion d'équipe, un Weekly, un Daily, une réunion ou un entretien avec un collaborateur, BCS vous offre la possibilité d'ajouter un agenda pour ce rendez-vous. Vous pouvez filtrer les thèmes d'un projet ou d'une tâche en fonction du statut et de la priorité des thèmes, déplacer les thèmes dans la liste par simple glisser-déposer et attribuer des thèmes individuels à un rendez-vous ou à toute une série de rendez-vous en tant que thème permanent.
Vous êtes en train de travailler sur un ticket ou une tâche et vous pensez qu'il y a là un problème qui doit absolument être discuté lors de la prochaine réunion d'équipe ? Dans BCS, vous pouvez facilement créer un point de l'ordre du jour directement sur n'importe quel objet et l'ajouter à une prochaine réunion de votre choix.
Un clic suffit pour désigner les responsables de chaque thème dans l'agenda. Si un responsable de thème doit préparer une présentation ou un exposé pour la date de la réunion, il sera informé dès le moment de votre planification. Il reçoit une notification de sa responsabilité sur son tableau de bord personnel.
Organiser des réunions avec le mode de présentation de BCS
Pour présenter vos contenus lors d'une réunion, le mode de présentation vous guide à travers l'agenda de manière stylée et facile à utiliser. Dans l'agenda d'une réunion, il s'ouvre dans une superposition et guide tous les participants pas à pas à travers l'agenda. Vous enregistrez les résultats de chaque point discuté directement dans une fenêtre de saisie transparente pour tous les participants. Un minuteur rappelle visuellement et acoustiquement aux conférenciers de respecter la plage horaire prévue.
L'un ou l'autre point de l'ordre du jour est resté ouvert à la fin ? Si vous copiez un rendez-vous, les points ouverts de l'agenda seront également copiés. Vous souhaitez reporter un point de l'ordre du jour ? Cela aussi est désormais possible sans problème directement depuis le mode de présentation. Pour qu'aucune idée ne soit perdue, qu'aucune tâche ne reste inachevée et que chaque participant connaisse ses responsabilités, vous pouvez créer directement et en toute flexibilité des objets BCS pour chaque point de l'agenda pendant la présentation :
| Rendez-vous de suivi | |
| Rappels de rendez-vous | |
| Tickets |
Un travail d'équipe parfaitement coordonné grâce à des workflows et des processus standardisés
Les workflows pilotés par le système et les processus BPMN vous permettent d'attribuer des tâches de manière transparente et clairement définie dans le cadre du travail d'équipe et de la collaboration au-delà des frontières des services, des niveaux hiérarchiques et des sites.
Même au-delà des frontières linguistiques, vous pouvez collaborer avec d'autres sites et départements de votre entreprise au sein d'un seul et même processus, car le processus et toutes ses activités et éléments sont représentables en plusieurs langues. Chaque collaborateur peut afficher ses workflows et ses entrées de liste de contrôle ouvertes pour lesquelles il est désigné comme responsable sur son tableau de bord personnel "Mon espace". Une fois le travail terminé, le collaborateur suivant est informé en conséquence dans son tableau de bord personnel dans BCS - et, en option, également par e-mail.
Collaboration internationale : interface utilisateur multilingue et traduction automatique
Qu'il s'agisse de l'allemand, de l'anglais, de l'espagnol, du français, de l'italien, du néerlandais, du polonais, du chinois, du tchèque ou du hongrois, les dix versions linguistiques de Projektron BCS assurent un plus grand confort dans les projets internationaux. Lorsque les versions linguistiques sont activées, chaque utilisateur peut choisir sa langue préférée en quelques clics. BCS facilite la collaboration internationale grâce à des traductions automatiques.
Grâce au grand nombre de langues disponibles, tous les participants reçoivent les informations dans leur langue préférée.
La collaboration exige la communication : la communication de projet dans Projektron BCS
Pour que la planification du projet, la préparation du projet et la communication du projet se déroulent ensemble dès le début du projet, le logiciel de gestion de projet joue un rôle central : il n'est pas seulement un outil de planification du projet et de pilotage du projet, mais aussi en même temps l'outil qui reproduit l'ensemble de la communication du projet entre tous les participants au projet et qui met à disposition une plate-forme pour une collaboration efficace avec tous les outils de collaboration nécessaires.
Les outils de communication et de collaboration de projet jouent un rôle crucial dans la collaboration efficace des équipes. Voici quelques fonctionnalités clés de Projektron BCS qui mettent l'accent sur le travail d'équipe et la collaboration :
HistoriqueAu cœur de la communication de projet se trouve le journal de déroulement, dans lequel le chef de projet et les membres de l'équipe consignent chronologiquement toutes les informations pertinentes. Qu'il s'agisse d'accords avec les clients ou du contenu des réunions, tous les détails importants pour la réussite du projet y sont consignés. | |
Historique des contacts avec journal des e-mails et des appels et mémos des conversationsLe module CRM de BCS ne se contente pas d'enregistrer les e-mails et les appels, il permet également de déposer des mémos de conversation directement sur le contact concerné. La communication et les détails du projet sont ainsi reliés entre eux et chaque personne en charge du dossier peut suivre le déroulement de la communication sans faille. | |
Système de tickets pour la répartition des tâchesBCS met à disposition des tickets de projet via le système de tickets intégré, afin de consigner les activités spontanées, les demandes ou les modifications et de leur attribuer des valeurs planifiées. La communication des gestionnaires de tickets et la saisie du temps de travail s'intègrent parfaitement dans le projet global. Sur le tableau Kanban, vous voyez d'un coup d'œil les tickets sur lesquels vos collaborateurs sont actuellement occupés et leur statut de traitement. | |
RécapitulatifsLes modèles Projektron BCS permettent de créer des rappels virtuels pour les activités ou les tâches à venir. Projektron BCS les affiche exactement au moment où il est temps de les faire. Vous avez ainsi l'esprit libre pour vous concentrer sur ce que vous avez à faire. Il est également possible de déléguer des tâches à d'autres personnes grâce aux rappels : d'un clic de souris, vous envoyez une notification par e-mail à votre collègue afin qu'il soit immédiatement informé du nouveau rappel créé. | |
Fonction de messages courts (chat)La fonction de messagerie utilisateur simple permet d'envoyer des messages directement dans Projektron BCS, ce qui facilite la communication au sein de l'équipe. Pour ce faire, le message peut être envoyé soit à une personne, soit à plusieurs personnes, et une référence contextuelle peut être indiquée si nécessaire, par exemple un ticket. Vous pouvez ainsi envoyer un message direct à votre équipe de projet à partir du ticket, ce qui permet de voir immédiatement la référence. | |
Fonction de notificationLes changements dans les délais ou les tâches sont immédiatement communiqués par notification dans BCS et, en option, par e-mail aux personnes concernées par le projet. | |
Planification du projetLe calendrier de projet sous forme de diagramme de Gantt offre une vue d'ensemble de l'évolution de vos projets dans le temps. L'utilisation des ressources et les prévisions pour chaque participant au projet sont visibles en option. De cette manière, la direction est en mesure d'identifier à temps les goulots d'étranglement et d'adapter le plan de manière à ce qu'aucune équipe ne soit surchargée ou sous-chargée et que toutes les ressources soient disponibles pour effectuer les tâches dans les délais impartis. | |
Classement des documents avec versionnementVous pouvez télécharger des documents et des fichiers directement vers des tâches ou des rendez-vous, et une structure de stockage cohérente et sécurisée dans la gestion des documents BCS facilite leur récupération. Le versionnement et l'accès à la version actuelle du document favorisent la collaboration au sein de l'équipe. | |
Réglementation de la suppléanceLa gestion détaillée des droits dans Projektron BCS permet également d'attribuer des droits temporaires : si vous nommez un suppléant pour une période donnée, celui-ci obtient les droits d'édition et de visualisation nécessaires pour assumer les tâches d'un autre membre de l'équipe pendant que celui-ci est absent. Avec les dates de remplacement dans Projektron BCS, les utilisateurs ont la possibilité d'organiser facilement leur remplacement de manière autonome et de désigner un remplaçant. |
Projektron BCS comme logiciel de collaboration - Aperçu de vos avantages
Vue d'ensemble personnelle : tableau de bord personnalisable par glisser-déposer
Calendrier pour une gestion efficace des rendez-vous avec assistant de coordination des rendez-vous
Planification des thèmes et des agendas avec mode de présentation pour les réunions et les entretiens
des workflows standardisés et des processus conçus individuellement structurent et coordonnent le travail d'équipe
Un projet - toutes les langues : interface utilisateur multilingue (DE, EN, ES, FR, IT, NED, PL, CHN, CZE, HUN)
De nombreux outils pour une communication de projet transparente et ciblée
Système de tickets et de relances pour l'organisation et la répartition du travail.
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