Préparation du projet
Des objectifs tangibles, un environnement connu, des risques en vue, des opportunités saisies grâce à la préparation de projet avec BCS
Avec le logiciel de gestion de projet Projektron BCS, vous démarrez votre projet de manière professionnelle et idéalement préparée : saisissez et évaluez les idées de projet avec la gestion des idées, définissez et rendez opérationnels les objectifs du projet, réalisez des analyses complètes de l'environnement du projet et pratiquez une gestion globale des risques et des parties prenantes. Vous disposez également de fonctions de préparation de projet adaptées à la planification et à la gestion de votre communication. Préparation de projet avec Projektron BCS - tous les outils dans un seul logiciel.
Préparation globale du projet, de Z comme définition des objectifs à A comme demande de subvention
Vous souhaitez un démarrage de projet parfaitement préparé, en...
➤ en définissant les objectifs du projet à l'aide d'un logiciel et en les gardant toujours présents comme orientation lors de la planification et de la réalisation ?
➤ identifiant et en tenant compte de toutes les parties prenantes et de tous les groupes d'intérêt ?
➤ convainquant les parties prenantes de l'intérêt de votre projet par des mesures appropriées et une stratégie de communication ciblée ?
➤identifiant les risques du projet, en les évaluant correctement et en vous préparant aux conséquences possibles ?
➤ identifiant les opportunités et en augmentant leur probabilité de survenance ?
➤ faisant naître des projets réussis à partir des meilleures idées de votre équipe ?
➤ générant des demandes de projet par simple pression d'un bouton ?
La phase de préparation du projet sert à obtenir une vue d'ensemble du projet afin de pouvoir décider, sur la base de faits, si la demande de projet sera approuvée et si l'on obtiendra même le mandat pour passer à la phase de planification. Si votre guide de gestion de projet le permet, vous pouvez également effectuer la préparation du projet parallèlement à la planification du projet.
Dans la préparation du projet avec Projektron BCS, vous rassemblez des informations essentielles sur le cadre du projet. Un assistant vous guide pas à pas dans la préparation du projet, de la définition des objectifs à la demande de projet.
Définir l'importance stratégique d'un projet
Dans Projektron BCS, la vue « Importance » vous aide à évaluer la pertinence stratégique de vos projets sur la base de données. Vous pouvez saisir des valeurs pour des critères clés tels que le potentiel d'innovation, le potentiel de marché, l'image, les exigences des clients et la rentabilité, qui sont ensuite visualisées dans un diagramme radar dynamique. Ces critères peuvent être pondérés dans le système, de sorte que les résultats sont évalués objectivement en fonction des priorités de votre stratégie d'entreprise. Le diagramme présente à la fois une évaluation brute et une représentation pondérée. Vous disposez ainsi d'une base de décision objective qui vous permet d'utiliser vos ressources limitées de manière ciblée, là où elles créent la plus grande valeur ajoutée.
Outre l'évaluation stratégique, cette vue vous permet d'enregistrer des informations supplémentaires relatives au projet, telles que des détails sur l'environnement de marché, les conditions de concurrence ou les dépendances avec d'autres projets. Vous pouvez également consigner les conditions-cadres et les contraintes potentielles qui doivent être prises en compte lors de la prise de décision concernant le projet.
Dans le cadre de la gestion du portefeuille de projets, l'analyse stratégique dans Projektron BCS offre une base précieuse pour la définition des priorités et la planification des ressources. La saisie structurée de l'importance stratégique vous permet d'allouer les ressources de manière ciblée, transparente et fondée.
Définition des objectifs : Atteignables. Mesurable et mesurable. Clair.
Sans objectifs de projet définis avec soin et précision, pas de projet réussi. Des objectifs de projet clairement définis sont décisifs pour la réussite du projet, car ils remplissent cinq fonctions importantes :
- Fonction de contrôle : dans le cadre du contrôle de projet, les objectifs permettent de mesurer, en cours et en fin de projet, si les exigences préalablement définies ont été remplies. Sans objectifs, il n'y a donc pas de fin de projet clairement définie.
- Fonction d'orientation : un objectif donne la direction à suivre. Tous les participants au projet (équipe et direction) peuvent s'y référer pendant la réalisation.
- Fonction de liaison : les objectifs convenus de manière fixe garantissent une compréhension uniforme du projet et préviennent les malentendus. L'équipe est liée et motivée dans son action.
- Fonction de coordination : différentes personnes peuvent être responsables de la réalisation de différents objectifs. Il est ainsi possible de répartir le travail et d'agir de manière coordonnée.
- Fonction de sélection : en cas de décisions difficiles, un objectif peut fournir une orientation et une aide à la décision.
Projektron BCS vous aide à définir les objectifs de votre projet de manière ciblée grâce à des outils de gestion de projet éprouvés. Le logiciel de gestion de projet met à disposition les formulaires appropriés pour la formulation précise des objectifs principaux et secondaires, y compris leurs critères d'évaluation qualitatifs et quantitatifs. Chaque formulaire vous permet d'atteindre l'objectif SMART (spécifique, mesurable, attractif/atteignable, pertinent et daté), de le rendre opérationnel et de définir des critères de mesure appropriés.
Bien entendu, toutes les catégories d'objectifs sont à votre disposition :
- Objectif de performance
- Objectif de délai
- Objectif de coûts
- Objectif social
- Non-objectif
- Objectif supplémentaire
Le nombre d'objectifs que vous saisissez dans Projektron BCS dépend bien sûr de vous et des exigences de votre projet. Grâce au graphique dynamique de la hiérarchie des objectifs (graphique des objectifs de projet), vous avez une vue d'ensemble de tous les objectifs, même pour les définitions d'objectifs à granularité fine ou les très grands projets. Grâce à la hiérarchisation des objectifs en fonction de leur priorité élevée, moyenne ou faible, vous voyez immédiatement quels objectifs requièrent votre attention.
Analyse de l'environnement : identifier et comprendre les influences
Réalisez une analyse de l'environnement du projet afin d'identifier les facteurs qui ont une influence sur la réussite de votre projet - une partie essentielle de toute préparation de projet. L'analyse de l'environnement d'un projet vise à identifier tous les facteurs externes qui influencent le projet.
- recenser les éléments,
- les examiner,
- évaluer et
- documenter.
Quel pourrait être l'impact de projets parallèles sur mon projet ? Y a-t-il des effets de synergie ou des relations conflictuelles? L'environnement du projet est un facteur décisif pour la réussite de votre projet. Pour cela, BCS vous propose la vue Environnement. Vous définissez ici les facteurs d'environnement qui peuvent influencer le déroulement de votre projet. Vous faites la distinction entre :
- Facteurs d'environnement internes
- Facteurs d'environnement externes
- Facteurs d'environnement factuels (facteurs matériels)
- Facteurs d'environnement social (Social Environmental Factors)
Projektron BCS vous permet de saisir rapidement les conditions cadres les plus importantes de votre projet et de visualiser les facteurs d'environnement sous la forme d'un diagramme clair.
Gestion des parties prenantes : identifier les groupes d'intérêt
BCS accorde une attention particulière aux parties prenantes. Dans l'analyse de l'environnement, vous avez déjà identifié des facteurs sociaux qui ont une influence sur le succès de votre projet. L'environnement social se compose de groupes d'intérêts (en anglais stakehoder) que vous pouvez influencer par une communication systématique dans le sens de la réussite de votre projet. Les parties prenantes peuvent être des personnes, des groupes ou des institutions qui ont un intérêt légitime dans le projet, son déroulement et ses résultats, par exemple le donneur d'ordre, le client, l'utilisateur final, le chef de projet, l'équipe de projet, les fournisseurs, etc. L'analyse des parties prenantes permet d'identifier ces groupes d'intérêt et de développer ensuite des stratégies de gestion des différentes parties prenantes.
Projektron BCS vous permet de saisir les potentiels et les intérêts de toutes les parties prenantes et de les analyser à l'aide d'une matrice générée de manière dynamique (diagramme de portefeuille des parties prenantes) en ce qui concerne les facteurs attitude et influence. Grâce à la gestion des contacts (CRM) dans BCS, vous pouvez déclarer des personnes externes, une unité organisationnelle ou un groupe de personnes comme parties prenantes.
Définissez également
- les intérêts connus et supposés des parties prenantes
- Mesures à prendre pour traiter concrètement avec une partie prenante ou un groupe de parties prenantes.
Vous pouvez ainsi identifier à temps les opportunités et les conflits potentiels et mettre en œuvre au bon moment la stratégie appropriée pour une gestion réussie des parties prenantes. L'analyse des parties prenantes sert de base à l'élaboration d'un plan de communication et des contenus correspondants. Pour mettre en œuvre la stratégie, vous disposez dans BCS de tâches et du système de tickets qui vous permettent de définir des mesures concrètes et personnalisées. Les tâches et les tickets documentent vos actions, vous permettent de déléguer le travail, de contrôler vos mesures à l'avenir et de vérifier ainsi l'efficacité de vos stratégies pour les parties prenantes.
Thilo Menges
Direction du département Développement d'entreprise, Université médicale de Lusace - Carl Thiem
"En tant qu'établissement municipal, nous avons besoin d'intégrer également des parties prenantes externes dans la plateforme et de les faire participer et contribuer de différentes manières aux projets et à leur mise en œuvre. BCS offre les conditions idéales pour cela, car les participants externes au projet peuvent également être impliqués sans problème et chacun reçoit les informations dont il a besoin".
Eva Klama
Bureau de gestion de projet, Hörmann KG Antriebstechnik
"Nous voulions par exemple intégrer une analyse Earned Value, ce qui a merveilleusement bien fonctionné en accord avec notre conseiller responsable chez Projektron GmbH. Depuis longtemps, cette fonction est même devenue un standard de BCS. D'autres exemples de fonctionnalités que nous avons contribué à développer sont l'importance stratégique et la gestion des idées dans BCS".
Tobias Trosdorff
Chef de bureau, kanalprofi GmbH
"La décision prise en 2011 de coordonner nos projets à l'aide d'un logiciel de gestion de projet professionnel et de les préparer en conséquence a été la seule bonne décision. C'était le seul moyen de faire face à la complexité croissante et au nombre de projets individuels. On ne peut pas imaginer comment nous aurions pu faire face à ce changement sans BCS. Actuellement, nous continuons à développer la fonction de traitement des projets, qui est cruciale pour nous, en automatisant davantage la préparation des projets".
Gestion des risques : identifier les risques, saisir les opportunités
Malgré une bonne préparation et une planification solide, des événements externes et internes peuvent perturber, voire compromettre le bon déroulement du projet. Vous devez identifier ces risques à temps et planifier les contre-mesures correspondantes, car les premiers risques peuvent déjà apparaître lors de la planification suivante du projet. Mais lors de l'analyse des risques, vous pouvez également identifier des opportunités pour générer des recettes ou gagner du temps.
Identifier, saisir et surveiller les risques
La gestion des risques de Projektron BCS vous permet de saisir clairement les risques éventuels et leur probabilité d'occurrence, aussi bien dans la phase de préparation et de planification que pendant le déroulement du projet. La vue Opportunités et risques vous propose les sous-vues Risques, Contre-mesures, Opportunités, Mesures de soutien et Diagrammes.
- Dans la sous-vue Risques, vous pouvez consulter la liste des risques du projet, la modifier et saisir de nouveaux risques avec les coûts et les efforts possibles, les causes et les effets. Vous pouvez également y évaluer les risques.
- Dans la sous-vue Contre-mesures, vous pouvez définir des stratégies et consulter les contre-mesures prévues, définir des actions et associer les actions aux tâches correspondantes.
- Dans la sous-vue Opportunités, il est possible de saisir des opportunités telles que les recettes, les économies d'effort et le gain de temps.
- Dans la sous-vue Mesures de soutien, les mesures de soutien pour les opportunités peuvent être représentées avec des indications de coûts et d'efforts et être liées aux opportunités correspondantes.
- Dans la sous-vue Diagrammes, les risques et les coûts sont représentés graphiquement en fonction du degré de gravité et de la probabilité d'occurrence.
En plus d'une liste ou d'un diagramme des risques, vous pouvez, si nécessaire, afficher tous les risques dans la vue d'ensemble du projet ou dans le plan de structure. BCS vous permet de catégoriser les risques selon leur nature et de faire la distinction entre :
- Risque politique
- Risque lié aux délais
- Risque économique
- Risque lié aux ressources
- Risque technique
- Risque lié à la sécurité de l'information
Pour mieux structurer les risques, il est également possible de créer des sous-risques et de les filtrer.
Les risques de projet apparaissent dans le cadre d'un projet. Toutefois, BCS vous permet également d'enregistrer les risques d'entreprise et de surveiller ainsi, par exemple, les risques liés aux activités opérationnelles de l'entreprise par le biais d'une gestion des risques d'entreprise.
Prendre des contre-mesures
La gestion des risques de Projektron BCS vous offre également une assistance professionnelle pour l'élaboration de mesures préventives visant à réduire les risques. Outre la saisie détaillée des mesures, le logiciel de gestion de projet calcule automatiquement la réduction des coûts. Vous pouvez ainsi facilement lire l'efficacité quantitative de vos mesures.
Indiquez également comment la probabilité d'occurrence a été réduite par une contre-mesure et comparez les valeurs avant et après la contre-mesure dans le diagramme de risque clairement structuré. La valeur du risque est importante ; elle considère le risque en fonction de sa gravité et de sa probabilité d'occurrence.
Les risques ne peuvent jamais être totalement exclus, mais BCS vous aide à évaluer la valeur du risque de manière réaliste et à choisir le traitement approprié pour chaque risque. Vous serez ainsi en mesure d'éviter, de réduire ou de transférer efficacement les risques, ou de prévoir des provisions dans le budget pour les risques à accepter.
Gestion des opportunités : identifier et saisir les opportunités
Si vous ne gardez en vue que vos objectifs et les risques, vous passez facilement à côté d'opportunités. Les opportunités sont des événements inattendus qui peuvent avoir une influence positive sur le déroulement du projet et des possibilités qui s'ajoutent aux objectifs du projet proprement dit. Pour saisir les opportunités et ne pas les laisser passer, vous devez également être préparé à d'éventuelles opportunités et avoir les mesures correspondantes à portée de main.
Les opportunités peuvent également contribuer à convaincre les parties prenantes critiques ou à motiver davantage l'équipe de projet. C'est pourquoi, en plus des risques, BCS vous permet de saisir et de classer les opportunités (opportunité politique, opportunité de délai, opportunité économique, opportunité de ressources ou opportunité technique) et d'évaluer leur impact positif sur les revenus, les économies d'effort et les gains de temps. Projektron BCS calcule les recettes ou les économies correspondantes pour les opportunités ayant le statut "ciblé" ou "réalisé", en tenant compte de la probabilité d'occurrence, et les marque comme "opportunités évaluées".
Vous définissez même des mesures de soutien qui augmentent la probabilité de réalisation des opportunités dans BCS et vous les associez à des mesures concrètes sous forme de tâches ou de tickets.
Dans le diagramme, vous pouvez comparer directement les opportunités et les risques. Cela vous aide à évaluer l'efficacité de l'opportunité pour générer des revenus supplémentaires, économiser du temps ou des efforts.
Gestion des idées : tout projet réussi commence par une bonne idée
Chaque projet est unique et chaque projet réussi commence par une seule idée. La gestion des idées est donc la pierre angulaire de la gestion de projet. L'objectif est de développer, d'encourager et d'examiner les idées, puis de préparer le projet avec les meilleures d'entre elles.
Dans Projektron BCS, les collaborateurs saisissent facilement une idée de projet. Des listes de contrôle d'idées facilitent la décision de transformer l'idée créée en projet. En fonction du type d'idée choisie, l'examinateur responsable reçoit une liste de contrôle adaptée.
Un diagramme permet à l'examinateur de voir en un coup d'œil le statut de la liste de contrôle et si l'idée de projet a été évaluée positivement ou non. Après l'examen, l'idée reçoit le statut accepté, refusé ou approuvé. Les idées approuvées sont directement transférées dans un nouveau projet.
Déposer une demande de projet
Avez-vous défini des objectifs, analysé l'environnement, identifié les parties prenantes, recensé les opportunités et les risques ? Il est alors temps de déposer la demande de projet. Grâce à une liste de contrôle, vous vérifiez finalement si le projet est entièrement préparé et peut faire l'objet d'une demand
Le rapport de demande de projet termine le processus de préparation du projet. Dans BCS, vous générez le rapport au format PDF en appuyant sur un bouton, selon un modèle personnalisable - toutes les données pertinentes sont déjà disponibles. Pour faire valider le projet préparé par les personnes compétentes pour la planification, vous envoyez le rapport directement depuis BCS.
Préparation de projet avec Projektron BCS - Vos avantages en un coup d'œil
Procédez à la définition de vos objectifs à l'aide d'un logiciel avec des critères d'évaluation qualitatifs et quantitatifs.
Analyse de l'environnement du projet : identifiez les effets de synergie et les conflits avec les projets parallèles.
Gestion des parties prenantes : analysez les intérêts dans une matrice dynamique.
Gestion des risques : diagramme des risques, contre-mesures, probabilité d'occurrence.
Gestion des opportunités : probabilité d'occurrence, mesures de soutien.
Planification transparente de la communication et communication du projet dans BCS ou via des rapports générés de manière appropriée.
