Tous les processus peuvent être représentés
Témoignage d'utilisateur de A2 Doku GmbH
Nous utilisons presque toute l'étendue de Projektron BCS et avons orienté nos thèmes en conséquence. Tous nos processus, la vente, l'offre, le calcul préalable et ultérieur, la gestion de projet et la facturation peuvent être représentés et réglés. Nous continuerons à miser sur BCS dans les années à venir.
Mission - Documentation technique
Nous, les Dokuhelden de A2 Doku GmbH, sommes des prestataires de services basés à Nuremberg et proposons à nos clients des solutions globales pour le processus d'évaluation de la conformité CE. Notre mission : les super-héros ont parfois une cape, toujours des super-pouvoirs et passent généralement inaperçus. La mission des héros de la documentation de A2 : nous créons de très bonnes instructions à partir d'informations sur les produits. Pour une meilleure concentration sur l'activité principale de nos clients.
Nous soutenons nos clients dans trois domaines. Dans le domaine de la sécurité des produits, nous conseillons dès la phase de développement avec des recommandations d'action, nous réalisons des évaluations de risques selon la directive sur les machines, nous calculons le niveau de performance selon SISTEMA et nous établissons la déclaration de conformité.
Dans le domaine de la documentation, nous élaborons, révisons et automatisons des instructions de toutes sortes. Nous nous occupons de la préparation graphique et de la gestion des traductions. Pour ce faire, nous travaillons avec des systèmes de rédaction professionnels tels que SCHEMA ST4, docuglobe, SMC et autres.
Notre troisième point fort constitue la parenthèse autour de la rédaction. Nous créons, révisons des guides et des processus rédactionnels, conseillons sur les CMS et les introduisons, et créons des vidéos. Nous accompagnons également nos clients sur la voie de la documentation numérique.
Nos clients proviennent aussi bien de PME que de grands groupes. Nous évoluons dans le domaine des télécommunications, de la construction de machines et d'installations ainsi que dans le secteur des logiciels.
Nous sommes 27 collègues et sommes sur le marché depuis 2003. Depuis 2008, nous travaillons presque exclusivement dans le domaine de la documentation technique. En 2020, l'entrepreneuse unique de l'époque nous a vendus, à moi et à deux de mes collègues. Nous avons transformé l'entreprise en SARL et la dirigeons désormais avec succès grâce à de nouveaux processus.
Saisie du temps dans les projets
Nos projets sont toujours structurés de manière similaire mais de taille différente.
Nos projets peuvent couvrir l'élaboration complète de la documentation CE - évaluation des risques, sécurité fonctionnelle et instructions d'utilisation - ou seulement certaines parties. Les durées varient de deux semaines à un an, voire plus dans certains cas particuliers. Au total, nous menons environ 120 projets par an. Nos équipes sont interdisciplinaires et travaillent sur différents projets en même temps.
C'est pourquoi le premier besoin a été la saisie du temps et la comptabilisation des heures sur les projets planifiés. Vu le nombre de projets, les produits MSOffice classiques ne permettent plus de gérer cela de manière judicieuse.
Introduction de Projektron BCS
Après avoir opté pour Projektron BCS et repris l'entreprise en 2020, nous avons délibérément choisi de poursuivre et de développer le système.
Le choix de Projektron BCS a été fait sous la direction de l'entreprise précédente. Après le rachat, il n'y a pas eu de processus de sélection particulier. Étant donné que le système était déjà en place, nous avons décidé dans un premier temps de continuer à l'utiliser. L'introduction d'un nouveau logiciel complet n'était pas possible pour des raisons de temps et de coûts.
En premier lieu, le logiciel devait refléter notre activité de projet flexible, y compris la saisie des temps. Il devait pouvoir être utilisé rapidement et facilement par les collaborateurs et représenter les KPI nécessaires pour la direction, tout en étant facilement accessible à tout moment, même depuis le bureau à domicile. Il n'y a donc pas eu d'introduction dans ce sens. Beaucoup de choses se sont faites par essais et erreurs et, avec l'aide du guide et du support, nous avons réussi à mettre en place le système.
Extension des fonctions utilisées
Nous avons commencé avec les modules de projet classiques. Au début de l'année dernière, nous sommes passés à la mise en œuvre des calculs avec Projektron BCS. Au milieu de l'année 2023, nous avons décidé de supprimer notre CRM et de reproduire l'ensemble des activités commerciales et de vente avec BCS. Cela supprime les interfaces "froides" et permet de représenter l'ensemble du processus et de ses données dans un seul système.
Malheureusement, l'importation des données de l'ancien système s'est avérée un peu plus compliquée que ce à quoi nous étions habitués et que ce à quoi nous nous attendions.
La formation s'est d'abord déroulée dans le cadre des formations standard dans le domaine de la gestion des contacts/CRM et de la facturation. La suite de l'introduction s'est déroulée sur deux mois de tests simultanés, jusqu'à ce que nous puissions désactiver l'ancien système au 1er janvier 2024. Le travail quotidien fait apparaître de nouveaux thèmes que nous traitons au fur et à mesure, également avec l'aide du service d'assistance. Entre-temps, les 27 collaborateurs travaillent avec le logiciel basé sur le web Projektron BCS.
Conclusion : nous continuons à miser sur Projektron BCS
Notre bilan sur BCS est largement positif. Il permet de reproduire et d'exécuter tous nos processus, la vente, les offres, le calcul préalable et ultérieur des coûts, la gestion de projet et la facturation. Ce qui nous manque cruellement, c'est un module pour la gestion des commandes, car nous achetons beaucoup de prestations externes et cela ne peut pas être représenté dans BCS. De même, le reporting est très complexe. Toutes les données sont disponibles, mais il faut beaucoup de temps et de recherches pour les extraire du système dans une composition judicieuse.
Si quelqu'un envisage d'introduire BCS, il devrait d'abord examiner tous les processus et les comparer aux possibilités offertes par le système. Il est également avantageux d'adapter les processus à BCS et non l'inverse.
Le contact avec Projektron GmbH est toujours très professionnel et agréable. Jusqu'à présent, tous les sujets ont pu être réglés avec l'aide du service commercial et du support.
Les formations sont bonnes, mais un peu trop superficielles, ce qui est probablement dû aux différents niveaux de connaissances des participants et au temps disponible. Nous souhaiterions ici une plus grande intensité.
Nous utilisons désormais la quasi-totalité de Projektron BCS et avons orienté nos thèmes en conséquence. La prochaine étape est de maîtriser le reporting. Mais nous continuerons à utiliser BCS dans les années à venir.
