Couvrir l'ensemble du cycle de vie
Témoignage d'utilisateur d'AIOS GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft
Aios propose des conseils en matière de consulting informatique, d'audit, d'évaluation et de fiscalité. Des équipes interdisciplinaires de consultants, d'auditeurs et de conseillers fiscaux s'occupent de nos clients : des petites et moyennes entreprises économiques dans toute l'Allemagne, mais aussi des sociétés anonymes cotées en bourse et des collectivités de droit public. Avec autant d'acteurs impliqués dans les projets, qui sont en outre souvent actifs sur différents sites en Allemagne, il existe un besoin accru de coordination. Il y a un peu plus de deux ans, nous nous sommes donc mis à la recherche d'un logiciel de gestion de projet.
AIOS GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft est une référence dans toute l'Allemagne pour les solutions personnalisées dans les domaines de la gestion informatique, de la gestion des performances commerciales et du conseil en organisation et en gestion.
Les services dans le domaine de la gestion informatique sont l'architecture, la gestion de la continuité des activités, les processus informatiques, l'externalisation informatique et le contrôle de gestion informatique. Dans le domaine du Business Performance Management, nous proposons la conception et l'implémentation de solutions de Business Intelligence. Dans le secteur du conseil en organisation et en gestion, nous conseillons sur les thèmes de l'optimisation des processus commerciaux et de la gestion du changement.
Aios relève les défis particuliers des situations de projets complexes grâce à la collaboration interdisciplinaire des sociétés Aios : Aios Corporate Finance - une société d'audit et Aios Tax - une société de conseil fiscal ainsi qu'avec des partenaires de coopération reconnus dans le domaine de la science et de la recherche.
La méthode de travail utilisée jusqu'à présent n'était plus fiable
Jusqu'à cette date, nous travaillions avec une combinaison de différents produits Microsoft - principalement Outlook et Excel - et une application de base de données Access programmée par nos soins.
Cette manière de travailler dans plusieurs systèmes n'était pas toujours fiable, des défauts apparaissaient également, que nous ne voulions plus tolérer. Nous avons donc cherché de manière ciblée une application pour l'ensemble du cycle de vie d'un projet - de la prospection au classement. La gestion et la planification du personnel devaient être intégrées, tout comme la facturation. La priorité absolue était toutefois le traitement via Internet, car nous avions prévu dès le départ d'impliquer nos clients et de leur offrir bien entendu un accès pratique. La décision a été prise très rapidement en faveur de Projektron BCS, d'autant plus que peu d'adaptations étaient nécessaires. Nous n'avons fait qu'ajouter de petits compléments dans le domaine des rapports et deux ou trois champs de données supplémentaires pour la saisie des frais. La vue des écritures donne un aperçu de toutes les écritures facturables du projet pour la période sélectionnée.
Extension en vue
Depuis 2007, nos collaborateurs et collaboratrices travaillent avec Projektron BCS. Ils apprécient particulièrement la simplicité d'utilisation du logiciel, qui ne nécessite qu'un temps d'adaptation minime. Le fait que la planification des projets, la documentation des dépenses et l'aperçu des projets soient traités dans un seul programme est également un grand avantage, ce qui permet d'éviter les "transferts" d'un système à l'autre qui étaient auparavant nécessaires, une source d'erreur fréquente.
La planification des ressources, l'aperçu des présences et la gestion des rendez-vous via Projektron BCS sont prévus pour des étapes ultérieures d'extension. En revanche, les fonctions dans le domaine de la saisie des temps et de la facturation sont d'ores et déjà indispensables. Dès la phase de planification du projet ou de l'offre, nous calculons le temps qu'un projet impliquera pour les collaborateurs concernés. Lors de la réalisation du projet, les activités du projet peuvent être immédiatement saisies dans cette structure et utilisées par la suite pour la facturation. Il n'est plus nécessaire d'établir un relevé d'heures pour le client ou à des fins de contrôle interne. Les données relatives aux prestations et à la facturation, qui étaient auparavant saisies et analysées de manière plus ou moins détaillée et dans différents outils ou listes Excel, sont désormais générées à l'origine par les réservations des collaborateurs.
Cela nous a permis de gagner un temps considérable, tant pour chaque collaborateur du projet que pour notre service comptable, tout en améliorant considérablement la qualité et la cohérence des données. La planification des projets nous plaît également beaucoup, même si nous devons parfois renoncer à la saisie de tous les détails pour des raisons d'économie.
Conclusion
Globalement, avec Projektron BCS, nous disposons d'un logiciel de gestion de projet fiable et complet - d'autant plus que nous bénéficions d'une assistance immédiate de l'équipe de support en cas de problème.
