Libérer le potentiel avec Projektron BCS
Témoignage d'utilisateur de Be Shaping The Future - Performance, Transformation, Digital GmbH
Notre solution développée en interne pour la saisie des temps des collaborateurs et la facturation des clients ne pouvait plus suivre cette croissance, de plus en plus de feuilles MS-Excel gérées manuellement étaient nécessaires pour faire face aux exigences accrues. Notre approche initiale consistait à remplacer les fonctions de l'ancien système par Projektron BCS. Nous nous sommes rapidement rendu compte que nous pouvions faire beaucoup plus avec Projektron BCS et c'est ce que nous faisons maintenant.
Be Shaping the Future - Précurseur dans le domaine financier
Chez Be Shaping the Future, nous sommes depuis plus de 20 ans des pionniers dans le domaine financier et nous façonnons activement les marchés des capitaux en constante évolution. Notre mission est de fournir à nos clients l'expertise nécessaire grâce à des services de conseil complets et de les accompagner tout au long du cycle de transformation numérique.
Nos conseillers allient un solide savoir-faire bancaire à une expertise approfondie en matière de solutions. Ils sont familiarisés avec les technologies les plus récentes et disposent des compétences méthodologiques nécessaires pour renouveler à la fois les processus et les environnements technologiques.
Avec des bureaux à Munich, Landshut, Eschborn et Magdebourg, nous employons environ 150 personnes qui s'engagent avec passion à offrir le meilleur soutien possible à nos clients.
Nos services de transformation couvrent un large spectre : Business Consulting, IT Consulting, System Integration, Software Development et System Integration, développement de logiciels individuels ainsi que des produits logiciels pour la gestion des données de marché, la gestion de portefeuille et le reporting réglementaire. Nous proposons également des services opérationnels tels que la gestion des applications, les services de test gérés, la gestion de l'infrastructure et les services de processus d'entreprise.
Chez Be Shaping the Future, l'innovation, la fiabilité et la satisfaction des clients sont au cœur de nos préoccupations. Nous sommes fiers d'aider nos clients à réussir dans un monde financier en constante évolution.
Gagner du temps Augmenter l'efficacité avec un logiciel de gestion de projet
Le logiciel de gestion de projet Projektron BCS nous permet de garder une vue d'ensemble de tous les projets, tâches et ressources. Projektron BCS nous permet une collaboration sans faille entre nos collaborateurs. C'est particulièrement important pour nous, car les collaborateurs collaborent sur différents sites grâce aux possibilités de travail flexibles que nous leur offrons.
L'automatisation des processus dans Projektron BCS nous permet de gagner du temps et d'améliorer notre efficacité. Projektron BCS nous permet de planifier le temps et les ressources en toute connaissance de cause, ce qui est essentiel dans le cadre de nos projets importants et de grande envergure qui font appel à de nombreux experts.
Recherche d'une solution pour une entreprise en pleine croissance
Les activités de Be Shaping the Future n'ont cessé de croître au cours des dernières années, tant en termes de quantité et de volume que de complexité. L'ancienne solution développée en interne pour la saisie des temps des collaborateurs et la facturation aux clients n'a plus suivi cette croissance - et de plus en plus de feuilles MS Excel gérées manuellement étaient nécessaires pour faire face aux exigences accrues.
Début 2022, la direction a donc décidé de lancer une procédure de sélection de logiciels pour choisir une solution standard pour la gestion, la facturation et le contrôle des projets.
Dans le cadre d'une analyse de la situation actuelle, nous avons tout d'abord identifié les points faibles et les facteurs de charge dans les processus commerciaux internes. Nous nous sommes concentrés sur le processus central de « Project Delivery » (exécution d'une commande client), qui est étroitement lié aux processus de gestion du personnel (saisie des temps, réalisation des objectifs) et aux processus de contrôle de gestion (facturation, gestion des liquidités, contrôle de gestion).
Sur cette base, le futur processus théorique a été élaboré, complété par un catalogue d'exigences internes prioritaires avec des exigences fonctionnelles et non fonctionnelles. Sur la base d'une étude de marché, cinq fabricants entrant en ligne de compte - dont Projektron GmbH - ont été sélectionnés comme candidats pour le choix du système.
Trois exemples de cas ont été donnés à chaque candidat, à l'aide desquels le fonctionnement du logiciel devait être expliqué. En outre, les candidats ont été invités à donner une indication des coûts pour les licences et la maintenance ainsi que pour un projet d'introduction. Pour deux candidats, des critères d'élimination ont été constatés, de sorte qu'à la fin, l'évaluation a été effectuée pour trois fabricants à l'aide d'un système de points (1 = exigence non remplie ou seulement en partie, 2 = adaptation nécessaire, 3 = exigence remplie).
Lors de cette évaluation, Projektron BCS s'est retrouvé à la deuxième place, derrière notre favori du « Vendor 2 ». Il a ensuite fallu attendre un certain temps avant de disposer des informations financières nécessaires. En automne 2022, le résultat de la sélection du système a finalement été présenté à notre comité de pilotage interne.
Le vendeur 3, initialement classé premier, a cessé de développer son système. Projektron BCS s'est donc hissé à la première place : avec des fonctionnalités, mais avec un prix de licence/maintenance nettement inférieur à celui de la concurrence.
Introduction de BCS en tant que projet pilote
Comme nous n'étions pas tous certains que Projektron BCS était la bonne solution pour Be Shaping the Future, le SteeCo a décidé de commencer par un pilote afin de vérifier les enseignements tirés de la sélection du système. La phase pilote a débuté avec BCS.start en tant que solution SaaS : en quelques jours, le système était mis en place, configuré pour quelques projets et disponible. Après une courte formation pour les utilisateurs sélectionnés, les choses ont commencé à bouger.
Au cours de cette phase pilote, il est rapidement apparu que nous avions fait le bon choix avec Projektron BCS - nos exigences ont été satisfaites comme prévu. En avril 2023, notre direction a décidé d'introduire Projektron BCS comme logiciel principal de gestion des livraisons chez Be Shaping the Future.
L'été 2023 a été consacré à la mise en œuvre des adaptations nécessaires par Projektron. Il s'agissait notamment des domaines de la préparation et de l'exécution de la facturation et de la représentation de nos modèles de temps de travail. Avec le déménagement sur notre propre infrastructure à l'automne 2023 et le passage entre-temps de la version BCS.start à la version complète de BCS, la préparation du déploiement a commencé : mise en place des données de base, mise en place des projets sur la base des entrées de commandes en cours, mise en place des données des collaborateurs (internes et externes), formation des collaborateurs et bien d'autres choses encore.
La production a démarré ponctuellement le 2 janvier 2024. Même si le premier dernier jour du mois a été assez mouvementé et que des faiblesses sont apparues dans le set-up et dans notre organisation interne, nous sommes désormais en phase de fonctionnement stable.
Utilise beaucoup plus de fonctionnalités que prévu
Notre approche initiale consistait à utiliser Projektron BCS pour remplacer les fonctionnalités de l'ancien système : La saisie des temps et la gestion des absences pour les collaborateurs internes, la facturation et le contrôle des encaissements et des commandes.
Très tôt, nous avons constaté que nous pouvions faire beaucoup plus avec Projektron BCS et que nous le faisons désormais : Saisie des temps et contrôle des entrées de factures pour les externes, gestion de projets pour les projets complexes des clients et pour nos projets de développement internes.
En outre, nous utilisons l'interface BCS-DATEV pour l'intégration entre « Projektron BCS » et « DATEV Unternehmen Online ». Nous écrivons les factures au format PDF avec envoi par e-mail - l'envoi classique sur papier a fait son temps. Comme nous comptons également des organisations de droit public parmi nos clients, nous écrivons également des factures au format « ZUGFeRD ».
Conclusión: una decisión acertada
En resumen, la implantación de Projektron BCS por Be Shaping the Future ha demostrado ser una decisión acertada. Esta solución lean no sólo ha eliminado ineficiencias operativas, sino que también ha superado las expectativas al permitir a la empresa mejorar la gestión de proyectos, aumentar el servicio al cliente y optimizar los procesos internos. Be Shaping the Future está preparada para aprovechar todo el potencial de Projektron BCS para un mayor crecimiento y satisfacción del cliente en el sector financiero.
