Optimisation du suivi des clients avec Projektron BCS
Témoignage d'utilisateur de Das Büro am Draht Software-Entwicklung GmbH
Depuis 2016, Projektron BCS nous permet de représenter toutes les variantes de projets dans les affaires individuelles des clients de manière à ce que nous ayons toujours un œil sur nos chiffres malgré les constellations les plus diverses. Le logiciel accompagne chaque projet, de l'acquisition à la facturation, et constitue la base d'une partie importante de notre travail quotidien.
Développement de logiciels à Berlin-Kreuzberg
Büro am Draht est un prestataire de services numériques berlinois. Avec des experts en conseil et en réalisation, nous travaillons avec nos clients à chaque étape du processus de transformation numérique - de la stratégie à la mise en œuvre opérationnelle, en passant par la conception et le développement de solutions.
Grâce à une approche résolument agile dans le développement de solutions adaptables et évolutives, nos clients sont toujours en mesure de fournir à leur tour des expériences client personnalisées.
Depuis 1996, nous travaillons aussi bien pour des PME que pour des groupes internationaux et nous adaptons nos processus de manière flexible aux exigences de chaque projet.
Nos équipes s'appuient de manière équilibrée sur des développeurs et des architectes expérimentés ainsi que sur de jeunes talents, en gardant toujours à l'esprit les technologies actuelles et futures pertinentes.
Optimisation du service client : choix de Projektron BCS
Dès 2016, après une analyse approfondie du marché, nous avons opté pour Projektron BCS comme outil de gestion de projet, alors que nous utilisions jusqu'alors un système de saisie des temps basé sur MS Excel.
A l'époque, face à l'augmentation du nombre de clients et surtout de projets, l'accent était mis sur une plus grande uniformisation de la planification, du suivi des projets et du déroulement du cycle de projet, ainsi que sur la simplification de l'utilisation pour tous les collègues dans le cadre d'opérations commerciales évolutives.
Notre activité de projet dépend dans une large mesure de la recherche de solutions individuelles avec nos clients. Des directives rigides, y compris dans la gestion des projets, sont un obstacle à cet égard.
Le choix de BCS n'a donc pas seulement été motivé par l'excellente assistance technique et personnelle dont nous avons bénéficié dès le début et par la proximité entre Projektron et notre site de Kreuzberg, mais aussi par d'autres critères importants, tels que les possibilités de connexion aux systèmes centraux des clients ou la configuration flexible du système, y compris l'adaptation individuelle à des niveaux de détail élevés.
Introduction fonctionnelle itérative de logiciels
Pour commencer, la saisie des temps a été introduite dans Projektron BCS sur la base de tâches différenciées. Le passage du système utilisé précédemment s'est fait sans problème et très rapidement grâce à des ateliers organisés au préalable et à des formations antérieures.
Avec les écritures disponibles, le suivi n'était plus qu'à un pas, qui a été franchi au même moment, de manière judicieuse, en même temps que la planification de nouveaux projets dans BCS. Des formations spécifiques pour les chefs de projet ont été organisées à cet effet, ainsi qu'une zone de test permettant d'expérimenter le système et ses possibilités.
Développement d'un outil central interne
Petit à petit, nous avons mis en place un contrôle de gestion et un reporting différenciés, jusqu'à la représentation de la facturation dans le système.
En devenant un outil central en interne, le logiciel a été adapté en permanence à nos besoins et optimisé pour nos besoins de gestion de projet, toujours dans l'optique de saisir et de représenter les flux temporels et monétaires ensemble et de manière interdépendante.
Les priorités actuelles sont l'amélioration de la représentation des capacités, la prise en compte différenciée des coûts par une utilisation plus conséquente des options de tâches et l'optimisation des rôles, des droits et de la coordination des licences afin d'adapter les coûts aux circonstances changeantes.
Conclusion : des outils quotidiens et un facteur de réussite
Projektron BCS a non seulement accompagné tous les développements de notre entreprise au cours des dernières années, mais a également été à de nombreux endroits un point de départ important et une base de données pour des analyses rétrospectives. Mais les prévisions et les évaluations des offres sont également régulièrement intégrées dans les prévisions de développement.
Parallèlement, le système est bien entendu un outil quotidien pour chaque collègue, et l'importance de comptabiliser les temps en temps voulu et de manière complète pour la réussite du projet et la facturation est évidente.
Bien entendu, des points de friction apparaissent régulièrement à ce stade, car le degré de détail avec lequel les travaux peuvent être représentés dépend d'une part de la nécessité de fournir des justificatifs à nos clients, mais aussi de la structure de la gestion de projet concernée, et ne coïncide pas toujours avec les idées des équipes de développement, même lorsque l'on travaille sur la base de tickets.
Ces défis s'appliquent à tout système de saisie des temps et font toujours l'objet de discussions. Pour simplifier les choses, l'entreprise a même développé ce que l'on appelle un "adaptateur de comptabilisation" ainsi qu'un "booking checker", qui devraient permettre d'abaisser encore les éventuels seuils d'utilisation.
Outre la base d'analyse du développement de l'entreprise et la saisie des temps pour tous les collaborateurs, BCS offre surtout à nos chefs de projet toutes les possibilités d'organiser le déroulement des projets. Pour ce faire, ils travaillent en étroite collaboration avec le contrôle de gestion, surtout pour améliorer les normes ou en développer de nouvelles.
Car d'un autre côté, la liberté et le grand nombre de possibilités comportent aussi le risque d'une complexité excessive ou d'une individualité dans le traitement des projets qui peut parfois nuire à une vue d'ensemble uniforme à l'échelle de l'entreprise. Comme souvent, il faut trouver un équilibre.
L'objectif est de continuer à utiliser BCS pour permettre à notre entreprise d'optimiser ses projets et de réduire au maximum la charge de travail de ses comptables.
