Vue d'ensemble de la gestion multi-projets et produits
Étude de cas de la Deutsche Nationalbibliothek
La Deutsche Nationalbibliothek est la bibliothèque centrale d'archives d'Allemagne avec des sites à Leipzig et Francfort-sur-le-Main. Pour remplir notre mission légale et dans le cadre de la coopération dans le paysage national et international des bibliothèques, des projets de différents types sont réalisés. Pour nous aider dans l'organisation et la réalisation de ces projets, le logiciel Projektron BCS a été utilisé en 2007.
La Bibliothèque nationale allemande et ses projets
Conformément à notre mission légale, nous collectons, documentons et archivons toutes les œuvres médiatiques publiées en et sur l'Allemagne ou en langue allemande depuis 1913. Qu'il s'agisse de livres, de magazines, de CD, de disques, de cartes ou de publications en ligne, nous collectons sans jugement de valeur, en original et sans faille. Les exigences et les défis qui en résultent ne sont pas toujours réalisables dans l'environnement quotidien. À cela s'ajoute la collaboration avec des partenaires nationaux et internationaux, qui a souvent lieu dans le cadre de projets. Cette dernière représente environ 15 à 20 % des projets en cours, dont la durée est comprise entre un et trois ans.
Actuellement, la Deutsche Nationalbibliothek (DNB) s'occupe, entre autres, de l'extension du fichier commun de données normatives (GND) à d'autres institutions culturelles et scientifiques (GND4C) dans le cadre de plusieurs projets (en cours ou planifiés). Le domaine des données de recherche dans le cadre de l'infrastructure nationale des données de recherche jouera également un rôle plus important à la DNB dans les années à venir sous différentes facettes (p. ex. NFDI Text+).
Soutien logiciel pour notre PMO
Dès 2007, nous avons décidé de créer une équipe "Organisation de projet" (devenue entre-temps le "Project Management Office") afin de mieux maîtriser le nombre croissant de projets et les exigences tout aussi croissantes qui en découlent pour notre informatique. Un autre objectif était de standardiser et d'optimiser la gestion de projet au sein de la DNB. Parallèlement, le souhait d'avoir une meilleure vue d'ensemble des ressources informatiques et donc des capacités possibles pour les projets s'est fait jour. Il est vite apparu que le bureau de gestion des projets (PMO) aurait besoin d'un soutien logiciel pour accomplir ses tâches.
Basé sur le web et puissant : les arguments en faveur de BCS
Fin 2007, nous avons décidé d'utiliser Projektron BCS. Outre les fonctions de support pour la gestion multi-projets, la planification des projets et la saisie des temps ainsi que la gestion des ressources et le reporting, l'approche basée sur le web a également joué un rôle dans notre choix en raison de nos différents sites. Pour la planification concrète des projets, la saisie des temps et la gestion des ressources, BCS a d'abord été utilisé uniquement dans l'informatique. En dehors de l'informatique, la saisie des temps pour les projets s'effectuait sur un outil de contrôle de gestion déjà existant pour l'ensemble du bâtiment.
Maîtriser tous les changements au fil des ans
Depuis le début de notre utilisation de BCS il y a 15 ans, c'est surtout notre PMO qui utilise le logiciel en permanence. En outre, l'informatique est un domaine particulièrement important. La planification concrète de la structure et des dépenses ainsi que le contrôle de la faisabilité sur la base de l'utilisation des ressources ne sont par exemple utilisés que pour le service informatique ; il en va de même pour la gestion des ressources de tous les collaborateurs informatiques* impliqués dans les projets, les produits et les projets spéciaux. Le contrôle courant du projet a lieu principalement lors de rendez-vous communs entre le PMO et les responsables. Dans l'ensemble de l'entreprise, BCS apporte son soutien, par exemple, à la gestion multi-projets, à la vue d'ensemble des projets, à l'établissement de statistiques sur les projets et à la documentation des entretiens.
L'étendue de l'utilisation de BCS a été modifiée à plusieurs reprises au fil des ans :
En 2016, le premier changement majeur a été l'extension de l'utilisation du personnel informatique* dans les projets à l'ensemble du personnel informatique*. La saisie des temps se faisait désormais uniquement dans BCS et donc plus seulement sur les projets, mais sur l'ensemble de notre spectre de contrôle de gestion. En contrepartie, l'IT a renoncé à utiliser l'outil de contrôle de gestion à l'échelle de l'entreprise. Nous avons ainsi répondu à un grand souhait du personnel informatique* qui, auparavant, devait parfois saisir des temps dans les deux systèmes.
Parallèlement, le service informatique a introduit une gamme de produits avec des cycles de version fixes. BCS a également été utilisé pour planifier et gérer cette gamme de produits. En planifiant les produits avec des charges de travail à des périodes fixes et répétitives, la gestion des ressources informatiques peut être affinée. Le contrôle permanent des produits, les évaluations et la représentation des interdépendances entre les produits en plus des projets créés permettent à l'IT d'obtenir une image plus précise des ressources et des thèmes utilisés et de donner ainsi de meilleures estimations pour l'utilisation future des ressources IT. De plus, cela augmente la transparence, en particulier vers les autres départements de la DNB. Les connaissances ainsi acquises soutiennent également le processus stratégique du département IT.
L'extension de l'outil à tous les collaborateurs IT* et les meilleures possibilités de contrôle qui en découlent pour les supérieurs hiérarchiques ont été liées à une augmentation nettement perceptible de l'acceptation de l'outil. Cela s'explique aussi par le fait qu'il a été plus facile de faire comprendre le sens et l'objectif des temps saisis, d'autant plus que BCS, contrairement à l'outil de contrôle de gestion à l'échelle de l'entreprise, offre à tous les utilisateurs la possibilité d'avoir un aperçu des temps saisis personnellement.
Parallèlement, le service informatique a introduit une gamme de produits avec des cycles de version fixes. BCS a également été utilisé pour planifier et gérer cette gamme de produits. En planifiant les produits avec des charges de travail à des périodes fixes et répétitives, la gestion des ressources informatiques peut être affinée. Le contrôle permanent des produits, les évaluations et la représentation des interdépendances entre les produits en plus des projets créés permettent à l'IT d'obtenir une image plus précise des ressources et des thèmes utilisés et de donner ainsi de meilleures estimations pour l'utilisation future des ressources IT. De plus, cela augmente la transparence, en particulier vers les autres départements de la DNB. Les connaissances ainsi acquises soutiennent également le processus stratégique du département IT.
L'extension de l'outil à tous les collaborateurs IT* et les meilleures possibilités de contrôle qui en découlent pour les supérieurs hiérarchiques ont été liées à une augmentation nettement perceptible de l'acceptation de l'outil. Cela s'explique aussi par le fait qu'il a été plus facile de faire comprendre le sens et l'objectif des temps saisis, d'autant plus que BCS, contrairement à l'outil de contrôle de gestion à l'échelle de l'entreprise, offre à tous les utilisateurs la possibilité d'avoir un aperçu des temps saisis personnellement.
Conclusion : très satisfait du produit et du support
Au cours des dernières années, Projektron BCS a été constamment développé et ses fonctionnalités ont été étendues. Même si nous sommes loin d'exploiter toutes les possibilités désormais disponibles, nous sommes très satisfaits de l'utilisation et du développement. Ce que nous apprécions particulièrement dans Projektron BCS, c'est la combinaison de la planification de projet et de la gestion des ressources, ainsi que la structure de droits finement granulaire qui permet d'avoir des vues différenciées sur les participants au projet dans différents domaines.
Il faut également mentionner le très bon support de la part de Projektron, la volonté d'accorder la place nécessaire aux adaptations spécifiques au client dans les échanges et de ne pas seulement prendre en compte les suggestions, mais de les intégrer effectivement dans le système le cas échéant.
