Projektron BCS à la DFB : ensemble au ballon depuis 2004
Anwenderbericht der DFB GmbH & Co. KG
Travailler avec des modèles de projet dans Projektron BCS est super agréable, simple et fait gagner beaucoup de temps. Au début, j'ai lu la documentation et après dix minutes, j'étais capable de créer un modèle de projet et de créer un projet à partir de celui-ci.
La victoire a-t-elle suffi pour se hisser à une place de promotion ? La concurrence a-t-elle fait des erreurs ? Vaut-il déjà la peine de mettre le champagne au frais parce que la relégation n'est plus un problème ? Le football est sur le terrain. Mais pas seulement. En effet, la saison et le jour de match dans leur ensemble ne dépendent pas uniquement de la manière dont l'équipe s'est battue, loin de là.
Dans le football professionnel, le journal télévisé, les applications et le journal aident à garder une vue d'ensemble des résultats et du classement. Mais quand sa propre équipe ne joue qu'en classe de district ou en ligue de district ? Et qui plus est dans les catégories de jeunes ? Autrefois, le classement et les résultats des autres ne se trouvaient que des semaines plus tard sur le tableau d'affichage ou dans le journal du club.
En 2002, la Fédération allemande de football a entrepris d'instaurer la transparence dans le football amateur : La DFB a créé une société de services informatiques et de logiciels à des fins internes et pour les associations membres. L'entreprise devait veiller à ce que la modernité fasse également son entrée dans le sport de masse de la DFB.
DFB GmbH & Co. KG - Fournisseur de services informatiques du football allemand
La DFB GmbH & Co. KG à Francfort-sur-le-Main fait partie de la Deutsche Fußball-Bund e. V., l'association faîtière de la DFL (Deutsche Fußball Liga) et de cinq associations régionales, réparties en 21 associations régionales en République fédérale d'Allemagne.
Elle se considère comme un prestataire de services informatiques pour les filiales, les associations régionales et les associations faîtières de la DFB. Les collaborateurs s'occupent de l'infrastructure informatique sur le campus de la DFB, qui comprend plus de 500 postes de travail, des salles de presse et de réunion ainsi que des installations professionnelles de mesure et d'analyse.
La DFB GmbH & Co. KG est un prestataire de services informatiques interne, mais aussi externe pour les fédérations nationales. Dans le pilier IT & Digital, nous gérons en interne, outre l'infrastructure technique de la DFB, le logiciel interne DFBnet ainsi que tous les portails en ligne, les services numériques et les applications mobiles. En externe, la DFB propose aux clubs l'ensemble des systèmes informatiques, par exemple des systèmes de comptabilité pour les clubs, des systèmes pour l'élaboration de plans de jeu, pour l'organisation et la structuration de tournois, pour la documentation et la publication des résultats. Dans l'esprit d'une association, nous proposons nos services en couvrant les frais.
En outre, le département IT & Digital met également à disposition ses propres applications et services qui sont utilisés par les départements de la DFB, les fédérations nationales et régionales ainsi que les plus de 25 000 clubs. En premier lieu, il faut citer le développement et l'exploitation de DFBnet et Fussball.de.
DFBnet et DFB.de sont nos plateformes médiatiques. Fußball.de est une plateforme très efficace, utilisée par de nombreux médias, où sont publiés toutes les informations et les résultats. La principale source de revenus est le partenariat médiatique avec nos sponsors, qui placent des publicités sur les bannières lors des matches de football ou font de la publicité avec le DFB.
En outre, nous gérons une base de données DFBnet pour l'organisation interne, qui enregistre les résultats des matches de football amateur et soutient en particulier la promotion des jeunes joueurs. La base de données contient également des données médicales et aide à identifier rapidement le potentiel de relève, jusqu'au plus petit club.
Nous avons un modèle d'entreprise paritaire, c'est-à-dire que les associations régionales et les clubs paient pour nos services, mais se voient rembourser une partie de l'argent dans le cadre d'un système d'incitation si leurs résultats de matches sont transmis rapidement et correctement.
En outre, il y a le rapport de match électronique, c'est-à-dire que les ligues fédérales et régionales peuvent établir leurs rapports de match en ligne et y inscrire des faits tels que la composition, les cartons jaunes et rouges, les remplacements et les buteurs.
Depuis avril 2022, moi, Alexander Stoß, je travaille pour la DFB GmbH & Co. KG en tant qu'administrateur informatique pour Projektron BCS et supervise l'ensemble de l'informatique, c'est-à-dire tous les services fournis en interne et en externe. Mon activité principale dans l'administration de BCS comprend la gestion des comptes d'utilisateurs et des projets. Ma tâche consiste également à créer et à contrôler les projets dans BCS, y compris les coûts matériels, les ressources et le temps passé.
Projets informatiques pour le football allemand
La société DFB GmbH & Co. KG compte aujourd'hui plus de 400 employés et de nombreux prestataires de services externes. Depuis l'introduction de Projektron BCS en 2004, le nombre d'utilisateurs BCS est passé de 25 à l'époque à environ 100 collaborateurs internes et 300 collaborateurs externes aujourd'hui.
Il existe quatre départements au sein de l'informatique : Le département de gestion de projet s'occupe des nouveaux projets, comme par exemple l'introduction de SAP S4, et des projets de changement. Le département DFBnet s'occupe exclusivement des affaires courantes avec les associations régionales. Le département Développement fournit des produits et des services nouvellement développés à des fins internes ou externes. L'administration informatique gère l'infrastructure informatique interne, comme les serveurs d'entreprise, les téléphones portables de service et les applications logicielles.
Les services informatiques au sein de la DFB sont entièrement organisés par BCS. Chaque année, nous investissons environ 13.000 jours-personnes dans des projets, rien que dans le domaine des services informatiques. Chaque année, jusqu'à 150 projets ont lieu, avec des sous-tâches correspondantes. Cela ne peut plus être représenté avec MS Excel, mais uniquement avec un système logiciel professionnel.
Nos projets sont très différents les uns des autres. Nous avons de petits projets d'une durée de deux jours et de grands projets d'une durée de cinq ans. Nous reproduisons tous les projets intégralement dans Projektron BCS. Les projets courts comprennent des modifications mineures, par exemple lorsqu'une association nationale a changé son logo et qu'il doit être mis à jour dans le rapport de match électronique. En comptant le temps de consultation, de programmation et de téléchargement du nouveau logo, un tel projet représente deux jours de travail, soit 16 heures de travail.
Certains « projets » sont permanents, c'est-à-dire qu'il s'agit de tâches permanentes sans fin définie. Nos plus grands « projets » sont nos plateformes médiatiques comme Fussball.de. Nous travaillons en partie selon les méthodes classiques de gestion de projet, et en partie de manière agile avec les méthodes Scrum.
Organiser la gestion de projet sur le web
La société DFB GmbH & Co. KG est synonyme de concepts de travail contemporains : Nous travaillons entièrement à distance. Les membres de l'équipe de projet ne sont pas physiquement assis à un endroit, mais sont répartis dans toute l'Allemagne. Utilisé depuis 2004, Projektron BCS est désormais présent dans chaque projet DFBnet et est surtout utilisé pour la planification de projet et la documentation.
Dès 2004, le fait que Projektron BCS soit un logiciel basé sur le web a été déterminant dans le choix d'un logiciel de gestion de projet. Il est possible d'accéder aux données et aux documents de n'importe où, sans problèmes d'inaccessibilité et de modifications parallèles.
De la planification à la réception du projet
Nous utilisons Projektron BCS en premier lieu pour la planification du projet avec des sous-tâches, sur lesquelles la saisie du temps a lieu dans le flux du projet, et pour la documentation du projet.
Un projet typique commence par une demande interne ou externe. Par exemple, une fédération nationale souhaite une nouvelle fonction qu'elle a vue à la fédération italienne de football. La DFB évalue si la fonction est réalisable et si elle apporterait une valeur ajoutée aux autres associations nationales. Si c'est le cas, le projet est décidé. On détermine combien le projet doit coûter, combien il peut coûter au maximum et quel est le temps nécessaire à sa mise en œuvre.
Ensuite, le projet est placé dans le Project-Board et un numéro de projet (numéro P) lui est attribué. Ensuite, en tant qu'administrateur BCS, je crée ce projet dans Projektron BCS. En concertation avec les chefs de projet, nous définissons des sous-tâches, le chef de projet et le reste de l'équipe de projet. Nous définissons le plan d'intervention de l'équipe et le calendrier.
Grâce à la gestion des contacts dans BCS, nous indiquons aux membres de l'équipe qui est impliqué dans quel projet. La fonction de commentaire à tous les niveaux aide à documenter immédiatement chaque détail et chaque bonne idée. Pour le reste de la communication du projet, nous utilisons des produits Microsoft intégrés comme MS Teams. La saisie des heures de travail à la minute près pour notre travail de projet se fait dans BCS.
Nous éditons parfois les tâches dans BCS au cours du projet, par exemple lorsque les tâches durent plus longtemps. Ensuite, nous procédons à la clôture du projet et mettons le projet en pause comptable. Nous vérifions que tout a été livré et comptabilisé comme décrit dans le projet. Ensuite, on passe à la clôture du projet. Lors de la clôture du projet, les participants au projet doivent faire signer leurs heures pour la clôture des comptes.
Par rapport à d'autres solutions logicielles, je trouve très agréable la facilité avec laquelle la gestion des utilisateurs fonctionne dans Projektron BCS. La création de nouveaux utilisateurs et l'attribution d'un nouveau mot de passe font gagner beaucoup de temps. La création de projets avec les modèles fait également partie de mes tâches hebdomadaires. Le travail avec les modèles de projet dans BCS est super agréable, simple et fait gagner beaucoup de temps. Au début, j'ai lu la documentation et après dix minutes, j'étais capable de créer un modèle de projet et de créer un projet à partir de celui-ci.
Une utilisation intuitive et un bon service
Après une formation interne dispensée par un collègue, nous avons participé à une formation d'introduction de plusieurs jours chez Projektron en raison du grand intérêt suscité. On nous a montré les autres possibilités et fonctions offertes par BCS. La formation était très bien, complète et bien structurée. Pour moi, il était passionnant de découvrir tout ce que BCS peut encore faire et nous pourrions utiliser BCS encore plus. J'utilise encore aujourd'hui les documents de l'atelier lorsque je dois faire quelque chose de nouveau ou corriger des erreurs.
Chaque mois, nous avons un onboarding avec jusqu'à dix nouveaux collaborateurs externes, qui sont appelés au niveau du projet. Parmi eux, la moitié a déjà travaillé avec Projektron BCS chez d'autres employeurs. Pour l'autre moitié, qui ne connaît pas encore le logiciel, nous avons documenté dans JIRA, dans un wiki d'environ une page A4 avec des captures d'écran, comment réserver des tâches, comment réserver des plans d'équipe, comment créer des plans de charge, comment gérer les vues et comment créer des exports. C'est très tangible pour les nouveaux collaborateurs, compréhensible de manière intuitive et facile à mettre en œuvre. En particulier, l'effort pour la saisie des temps est minime pour nos programmeurs externes.
En principe, les collaborateurs s'en sortent très bien avec Projektron BCS. Les gens utilisent le logiciel de manière intuitive et très rarement de manière incorrecte. C'est très positif pour moi en tant qu'administrateur. Les collaborateurs acceptent le système et l'utilisent volontiers, car il fonctionne pour toutes les personnes concernées, que ce soit en interne, en externe ou pour la réception du projet.
Nous n'avons pas seulement des prestataires de services, mais aussi des travailleurs mis à disposition qui doivent comptabiliser leurs heures de travail. Dans le cadre de la loi sur la mise à disposition de travailleurs, les personnes doivent enregistrer non seulement la durée, mais aussi l'heure de début et de fin de leur travail. Pour des raisons de protection des données, l'heure de début et de fin n'est pas exportée dans le PDF. Pour valider, en tant que contrôleur, si le CFA remplit son obligation de saisir ces enregistrements d'arrivée et de départ des travailleurs mis à disposition, je dois, en tant que contrôleur, exporter ces heures. Le support Projektron a donné un retour dans les 24 heures sur la manière dont cela fonctionne.
Suffisamment complexe et pourtant intuitif
BCS est suffisamment complexe pour représenter l'ensemble de nos projets dans leur niveau de détail, tout en restant intuitif. Je peux dire que BCS fonctionne très bien et que les utilisateurs, les utilisateurs finaux, s'en sortent très bien.
Au cours des premières années qui ont suivi l'introduction de BCS, notre planification des ressources est devenue plus simple. Projektron BCS nous aide à savoir à temps si nous pouvons respecter nos délais ou si les dépenses initialement prévues étaient trop justes. Il y a un retour d'information. On peut apprendre beaucoup sur les charges de travail et utiliser l'expérience acquise pour les projets suivants ».
En même temps, il est facile de voir si l'un des employés, dans l'euphorie d'un nouveau projet, se surréserve, c'est-à-dire qu'il veut faire plus de travail que ce qu'il peut faire de manière réaliste dans le temps imparti.
Au cours de ma carrière professionnelle, j'ai également eu affaire à des logiciels dont les coûts de maintenance étaient plus élevés que ceux de BCS. En ce qui concerne les coûts de maintenance, c'est-à-dire le temps consacré par l'employé à la maintenance du logiciel, Projektron BCS est très agréable.
Nous utilisons Projektron BCS à une échelle nettement trop petite. Je sais que BCS peut faire beaucoup plus, car en tant qu'administrateur, je vois en arrière-plan tout ce qui serait possible. Mais pour des raisons en partie internes au groupe, nous ne pouvons pas tout utiliser.
Nous recommandons aux autres entreprises d'implémenter d'abord une structure et de la reproduire ensuite dans Projektron BCS, et non l'inverse. Ce n'est qu'après l'introduction de Projektron BCS que nous avons pris conscience de la nécessité d'une structure uniforme et d'une compréhension commune de la gestion de projet. Nous avons regardé ce que Projektron BCS proposait comme structure arborescente et nous nous en sommes inspirés pour créer notre propre structure, de sorte que notre structure puisse être reproduite dans BCS. Nous avons également repris cette structure hiérarchique de BCS dans nos autres systèmes.
Synchroniser les systèmes logiciels à l'avenir
Afin de faciliter la connexion à d'autres systèmes, nous souhaitons améliorer nos interfaces à l'avenir. Nous exportons les temps comptabilisés depuis BCS sous forme de CSV et les comparons avec les factures de prestations soumises dans SAP. Nous souhaitons à l'avenir relier ces systèmes asynchrones entre eux. Cela permettrait de contrôler plus facilement et sans exportations manuelles si le budget d'un projet est dépassé. Actuellement, nous implémentons SAP S4 et prévoyons une connexion à Projektron BCS.
Nous avons également de nombreux projets pour l'avenir, afin de donner aux footballeurs actifs encore plus de plaisir à jouer et d'offrir aux supporters encore plus de services. Projektron BCS, le logiciel de gestion de projet, continuera à nous y aider.
