Un système d'outils PM dynamique et automatisé, orienté PRINCE2
Rapport d'utilisation de DVZ Datenverarbeitungszentrum Mecklenburg-Vorpommern GmbH
En tant que prestataire de services informatiques du Land de Mecklembourg-Poméranie occidentale, nous réalisons depuis 2008 tous nos projets selon la méthode de gestion de projet PRINCE2 orientée processus. Lorsque le temps est venu, nous avons trouvé en Projektron BCS un outil qui nous a grandement simplifié le travail de projet et qui réunit intelligemment différentes fonctions. Avec son standard ouvert, BCS représente pour nous une solution d'avenir.
Le centre de traitement des données (DVZ M-V GmbH) est le prestataire de services informatiques de l'administration du Land de Mecklembourg-Poméranie occidentale et a son siège à Schwerin. Nous nous appuyons sur une longue tradition, puisque la GmbH actuelle est née de la transformation du VEB Datenverarbeitungszentrum Schwerin en 1992. Nous sommes parvenus à adapter les compétences des spécialistes et des ingénieurs en informatique de Schwerin, acquises au fil des décennies, aux exigences de l'époque actuelle et à créer un prestataire de services informatiques du Land capable d'affronter l'avenir, qui allie technologie de l'information moderne et savoir-faire administratif. Aujourd'hui, le DVZ compte plus de 600 collaborateurs* et la forte croissance se poursuit.
Des services informatiques modernes dans un environnement de projet orienté PRINCE2
En tant que partenaire du secteur public, nous nous occupons des questions qui définissent les procédures et processus administratifs modernes d'une société en réseau de demain. Nos clients sont non seulement les ministères du Mecklembourg-Poméranie occidentale et leurs autorités subordonnées, mais aussi des clients* issus du secteur privé dans toute l'Allemagne. Avec la certification ISO 27001 sur la base de la protection informatique de base, nous sommes l'un des rares centres informatiques au niveau du Land à avoir fait certifier l'ensemble de ses opérations informatiques.
Outre l'exploitation classique des centres informatiques, nous proposons à nos clients des services de conseil, d'exploitation, de développement, d'acquisition et d'infrastructure. Ces services comprennent la numérisation de l'administration par le biais de services de gouvernement électronique et d'une plate-forme d'adjudication électronique pour tous les marchés publics, ainsi que des conseils en gestion et des services de conformité.
Chaque année, environ 100 projets de développement PRINCE2 et plus de 1.000 projets d'exploitation et de services ont lieu en parallèle, pour un budget compris entre 10.000 et 5 millions d'euros. La particularité : depuis 2008, PRINCE2 est la seule méthode obligatoire avec laquelle tous les projets de développement sont menés. Dans les projets de développement de logiciels, cette approche se mêle à la méthode agile Scrum. Avec 10 ans d'expérience, plus de 100 collaborateurs* qualifiés et 25 certifiés en tant que praticiens PRINCE2, nous disposons d'un haut degré de maturité et d'un niveau de qualification reconnu en matière de gestion de projet. Un bureau de gestion de projet (PMO) dédié, qui surveille la qualité de la gestion de projet en interne et soutient les chefs de projet et les projets, gère le paysage de projet du DVZ.
D'une solution statique à un système d'outils PM dynamique et automatisé
La gestion de projet et la méthode PRINCE2 sont en conséquence profondément enracinées dans notre manière de travailler et marquent nos processus internes. Jusqu'en 2016, nous travaillions dans nos projets avec un développement interne basé sur Microsoft SharePoint comme lieu de stockage central, ainsi qu'avec Microsoft Project, Exchange et la suite Office. Le cycle de vie des projets était représenté à l'aide de notre manuel de gestion de projet, d'un système wiki et d'une trentaine de modèles pour tous les produits de gestion ainsi que d'autres modèles pour la planification des coûts et le contrôle de gestion.
Afin de développer encore notre haut niveau de maturité dans les domaines de la gestion des ressources et du portefeuille et de réduire les importantes tâches de maintenance manuelle pour le PMO, nous nous sommes mis à la recherche d'un logiciel professionnel de gestion de projet en lançant une procédure d'adjudication à l'échelle européenne. Au total, le catalogue comprenait environ 400 exigences dans 14 domaines. L'exigence la plus importante était bien entendu : PRINCE2 doit pouvoir être mis en œuvre dans le logiciel.
Projektron GmbH a finalement remporté la procédure d'appel d'offres, notamment en raison de l'excellente évaluation des performances de Projektron BCS, de l'étendue des fonctions proposées et de leur combinaison pour la gestion de projet. L'architecture intelligente du système et la philosophie de l'objet représentaient pour nous une approche innovante. En outre, nous avons apprécié la grande configurabilité de BCS et la possibilité de connecter presque tous les autres systèmes par le biais d'interfaces et de créer ainsi une intégration profonde des données.
Un excellent projet d'introduction
L'introduction de Projektron BCS au sein du DVZ a bien sûr également été réalisée dans le cadre d'un projet PRINCE2. L'accent a été mis sur les futurs utilisateurs*. Nous avons accordé une grande importance au marketing interne du projet, afin de familiariser les collaborateurs* avec le nouveau logiciel, de les sensibiliser et de créer une acceptation pour le changement à venir. Nous avons par exemple organisé une foire interne pour que les collaborateurs puissent découvrir BCS le plus tôt possible et l'essayer.
Il était important pour nous d'impliquer les chefs de projet et le management dans toutes les phases de l'introduction. Pour cela, nous avons développé un concept de formation en plusieurs étapes et l'avons associé à un coaching que nous utilisons encore aujourd'hui. Les chefs de projet* sont accompagnés et coachés par le PMO dans leurs premiers projets. Par la suite, ils soutiennent d'autres utilisateurs, transmettent leurs connaissances et échangent leurs expériences. Ce principe de multiplication a fait ses preuves.
Avec notre projet d'introduction, nous avons posé notre candidature pour le PRINCE2 Best Practice Award et avons reçu le premier prix en novembre 2016 de la part du Best Practice User Group (BPUG) Allemagne.
Gestion de projets et de programmes selon PRINCE2
Le 1er janvier 2017, Projektron BCS a remplacé la solution interne dans l'exploitation productive et soutient depuis nos collaborateurs* impliqués dans des projets dans tous les projets - de l'initiation à la conclusion. Grâce à des assistants, nos chefs de projet sont guidés à travers les processus PRINCE2 suivants :
- Préparation d'un projet
- Planifier / lancer un projet
- Diriger un projet
- Gérer une transition de phase
- Piloter une phase
- Gérer la livraison d'un produit
- Clôturer un projet
Les collaborateurs* utilisent les tableaux de bord personnels et la planification des tâches via les tickets. Les équipes de projet organisent le travail opérationnel en lots de travaux via BCS. La direction ou les membres du comité de pilotage travaillent avec des rapports, des vues d'ensemble et des évaluations sur l'état du projet, l'avancement, les coûts et la qualité.
Nous ne pouvons plus nous passer de ces outils :
1. le plan de structure graphique du produit, une fonction spécifique à PRINCE2, unique pour nous, qui permet de visualiser l'ensemble du projet et son état en un coup d'œil. Aujourd'hui, BCS le crée automatiquement et il n'est plus nécessaire de l'enregistrer, un simple clic suffit pour accéder aux informations détaillées sur les produits.
2. des rapports propres, avec les informations qui nous intéressent et dans notre mise en page, qui sont créés et envoyés automatiquement avec BCS.
3. des demandes de ressources pour les projets, que l'on peut envoyer à son supérieur d'un simple clic. Ainsi, BCS facilite l'interaction entre le projet et la ligne avec une petite fonction qui permet de faire le travail de manière très intelligente et élégante.
BCS est la seule plateforme pour nos projets et nous permet une gestion de projet sans papier. Les nombreux modèles dans Word et Excel ne sont plus nécessaires, les processus d'acceptation et de validation compliqués et longs ont été décuplés, les efforts des chefs de projet et du PMO ont été considérablement réduits, ce qui a permis d'augmenter l'acceptation de la gestion de projet.
L'ensemble du paysage applicatif a été consolidé avec l'introduction de BCS : là où 10 à 15 outils étaient utilisés auparavant, tout est aujourd'hui couvert par BCS, nous économisons ainsi non seulement des coûts et des efforts pour l'exploitation, mais aussi pour les formations internes.
Il faut également souligner la stabilité et la fiabilité de BCS, nous n'avons jamais fait de mauvaises expériences à cet égard depuis son introduction. Même avec de nouvelles versions fréquentes : Parce que les configurations et la personnalisation sont toujours effectuées de manière à ne pas enfreindre les normes, ce qui permet de limiter les mises à jour.
Une autre valeur ajoutée est la nouvelle vue d'ensemble que nous avons obtenue avec BCS. Les données importantes des sous-systèmes comme SAP ou notre ancien système de saisie des prestations peuvent être synchronisées via des interfaces. Nous obtenons ainsi la transparence en appuyant sur un bouton.
Globalement, on peut dire que le formalisme de la méthode a été brisé dans l'entreprise et qu'il est devenu plus facile de vivre la gestion de projet. L'outil a augmenté la discipline dans les projets, par exemple en effectuant régulièrement des transitions de phase. Nous avons tout simplement du plaisir à travailler avec le logiciel.
À l'avenir, nous souhaitons utiliser d'autres modules de Projektron BCS. Depuis 2020, nous effectuons l'ensemble de la gestion des ressources dans BCS, nous avons introduit en 2019 la saisie des temps et des prestations conforme à la TVL ainsi que la gestion des congés et des opérations, de sorte que tous les collaborateurs* de la DVZ utilisent Projektron BCS. Cela a apporté d'autres simplifications et une consolidation encore plus grande du paysage applicatif, et en bref, nous avons ouvert un nouveau monde à l'échelle de l'entreprise en ce qui concerne la transparence de nos données. Nous prévoyons d'introduire la gestion de portefeuille avec Projektron BCS dès que nous aurons atteint le niveau de maturité correspondant.
