Un soutien durable pour notre croissance
Témoignage d'utilisateur de Finanz Informatik Solutions Plus
En tant que prestataire de services de conseil, de développement et d'intégration d'applications commerciales dans le secteur financier, la sécurité d'un logiciel et la transparence des processus sont importantes pour nous. En raison de notre croissance passée et de l'augmentation constante du nombre d'utilisateurs, la convivialité et l'utilisation intuitive sont également devenues des facteurs importants. Avec Projektron BCS, nous avons trouvé un système qui répond exactement à ces exigences. De plus, BCS s'adapte de manière flexible à nos besoins et nous permet d'améliorer de nombreux processus.
Notre entreprise est une filiale à 100 % de Finanz Informatik, le prestataire de services informatiques du groupe financier des caisses d'épargne. Cependant, contrairement à la société mère qui emploie environ 4 200 personnes, notre entreprise est de taille moyenne et nous travaillons de manière indépendante. Nous employons environ 490 personnes dans nos bureaux de Francfort-sur-le-Main, Stuttgart, Munich et Berlin. Nos clients sont issus du secteur financier, notamment des banques régionales, des caisses d'épargne, des partenaires de la Sparkassen-Finanzgruppe et d'autres entreprises, comme le prestataire de services de paiement Concardis.
Nous proposons à nos clients des services de conseil, de développement et d'intégration d'applications commerciales. Notre gamme de services couvre toutes les phases du cycle de vie des logiciels : du conseil informatique au développement individuel et à l'intégration de systèmes d'application, jusqu'au transfert d'applications à la gestion d'applications. Un savoir-faire éprouvé dans les domaines de la Business Intelligence et des services SAP complète notre portefeuille de prestations.
Chacune de ces activités est réalisée par nos soins sous forme de projet. Les projets de nos clients vont des petits projets avec dix jours-personnes aux projets à long terme et pluriannuels avec jusqu'à 2.000 jours-personnes. Il en va de même pour les budgets de nos projets, le chiffre d'affaires va de quelques milliers d'euros à des millions d'euros, et nous réalisons aussi bien des projets à la tâche que des projets à prix fixe.
La recherche d'un logiciel approprié pour FI-SP
Notre entreprise a connu une très forte croissance au cours des dernières années, et il est apparu très tôt qu'il s'agissait d'un développement durable. Avec l'augmentation du nombre de collaborateurs, notre outil de saisie des temps et de décompte a également atteint ses limites. Le travail d'adaptation de l'outil aux nouvelles structures de projet et d'organisation avait considérablement augmenté et le système de décompte ne répondait plus à nos exigences. Il est devenu évident que l'administration devait évoluer avec nos collaborateurs ou que nous devions chercher un logiciel mieux adapté à nos besoins. Garder une vue d'ensemble de nos multiples projets était la priorité numéro un.
Pour trouver le logiciel qui nous convient, nous avons réalisé une analyse de marché structurée. Dans le cadre d'une étude préliminaire de sélection de logiciels, nous avons identifié tous les systèmes entrant en ligne de compte. Nous avons découvert Projektron BCS au CeBIT en mars 2013 et l'avons inclus dans notre présélection. Après une enquête ciblée sur nos exigences, il restait deux fournisseurs sur un total d'environ dix différents, que nous avons invités à une présentation personnelle dans nos locaux. Notre groupe de décision, composé de dix personnes, s'est finalement prononcé en faveur de Projektron. L'étendue des fonctions de facturation, qui peuvent être facilement adaptées à nos modalités de facturation, ainsi que les possibilités complètes de gestion de projet offertes par BCS ont été déterminantes dans cette décision.
Nous avons également été impressionnés par les références qu'offre Projektron et par la flexibilité des collaborateurs qui nous ont aidés à mettre en place le logiciel à court terme. Après un processus de sélection intensif qui a duré jusqu'à l'automne 2013, nous avons pu, après une phase d'introduction de seulement trois mois, effectuer la saisie des dépenses et la facturation exclusivement dans BCS au 1er janvier 2014. Les activités dans l'ancienne solution n'étaient plus nécessaires et, malgré la dureté du changement, nous étions en mesure d'agir.
Projektron BCS à la FI-SP
Comme il est d'usage chez nous, nous avons mis en place l'introduction du logiciel comme un projet avec des ressources en grande partie internes. Projektron nous a soutenus dans cette démarche en nous aidant à nous aider nous-mêmes. Nous avons d'abord suivi des formations Projektron à Berlin et avons également organisé une série d'ateliers dans nos locaux. Nous avons pu mener à bien notre projet d'introduction avec un investissement d'environ 45 jours-personnes. Grâce aux conseils complets de Projektron et à la collaboration intensive avec l'équipe d'assistance, nous avons pu rapidement administrer nous-mêmes le logiciel et même effectuer les premières configurations. Aujourd'hui, tous les employés de tous les services à Francfort, Munich, Berlin et Stuttgart, ainsi que les collaborateurs externes, travaillent avec Projektron BCS.
Outre la saisie des temps et la facturation, nous avons successivement introduit de nombreuses autres fonctions de Projektron BCS dans notre entreprise au cours des dernières années. Il s'agit par exemple du contrôle des projets, d'une facturation améliorée et de rapports spécifiques aux clients. Les nouveaux projets sont créés de manière centralisée par la gestion des clients dans BCS, où sont par exemple définis les chefs de projet, les délais et les budgets. De cette manière, nous nous assurons que tous les projets sont créés de la même manière. Les détails spécifiques au projet, tels que la planification de l'équipe, la création de tâches et de sous-tâches ainsi que l'affectation des ressources, sont réglés directement par le chef de projet dans une deuxième étape.
Pendant le déroulement du projet, les collaborateurs saisissent toutes leurs activités dans les tâches qui leur sont attribuées. Dans le cadre d'autres optimisations, le concept d'autorisation a été fondamentalement remanié. Dans ce contexte, il était important pour nous de développer un processus aussi transparent, compréhensible et standardisé que possible. Avec l'aide de Projektron BCS, nous avons pu le faire en définissant précisément les groupes d'utilisateurs avec les licences et les rôles correspondants. Une définition des rôles par l'attribution ciblée de droits d'action et de pages a été notre solution.
En tant que prestataire de services dans le secteur bancaire, notre service comptable attache une grande importance à la journalisation, à l'historisation et à la traçabilité des écritures et surtout des modifications effectuées. Les valeurs budgétaires et les factures doivent être transparentes, car nous établissons parfois des factures de plusieurs centaines de milliers d'euros. À des fins de révision, le processus est documenté dans Projektron BCS, qui fait office de livre auxiliaire. L'exactitude des écritures est une condition essentielle pour notre processus de validation des factures. La gestion des clients prépare la validation à un endroit central. Les chefs de projet vérifient les différents postes et la facture globale. Grâce à l'évaluation, ils voient si d'éventuelles écritures n'ont pas été prises en compte dans la facturation et peuvent corriger la facture. En cours de route, les chefs de projet comparent manuellement leur budget avec les forfaits enregistrés, effectuent des contrôles de dépenses et vérifient les écritures relatives à leur projet.
Outre la fonctionnalité, l'une de nos principales préoccupations est la sécurité du logiciel. Nous avons des exigences de sécurité comparables à celles des banques. Notre certification de la sécurité de l'information selon la norme ISO 27001 est une condition préalable pour que nous puissions proposer de l'outsourcing dans le secteur financier. Pour protéger nos données de projet sensibles contre les attaques de pirates, nous exploitons Projektron BCS et tous les autres systèmes selon la procédure de déploiement de programmes (PEV). Cela signifie que nous vérifions chaque mise à jour avant le démarrage productif dans un environnement de test afin de détecter les failles de sécurité. Dans le cadre d'un comité d'acteurs BCS, nous vérifions également la fonctionnalité des mises à jour. Les domaines d'application les plus divers vérifient les nouvelles fonctions. Ce n'est que lorsque tous les participants ont accepté les fonctions que la mise à jour est mise en "production".
Conclusion et perspectives
L'un des plus grands avantages de Projektron-BCS est qu'il suit le rythme de notre croissance. Entre-temps, avec environ 400 utilisateurs internes et 350 utilisateurs externes, nous avons presque doublé notre nombre d'utilisateurs, malgré la persistance de la pandémie de Covid-19.
Nous continuons à trouver le système très ouvert à nos exigences individuelles, que nous avons toujours utilisées au cours des années de collaboration. Le Customizing nous permet notamment de procéder à de nombreuses évaluations et de personnaliser les rapports. C'est également sur cette base que repose notre dernier projet. Dans le cadre de la responsabilité centrale du projet, la gestion des clients, nous avons introduit plusieurs nouveaux rapports clients. Ces rapports servent à intensifier la surveillance et la gestion des projets en cours sur notre site. Jusqu'à présent, la création des rapports nécessitait diverses sources de données qui étaient ensuite évaluées de manière consolidée.
Avec le passage à Projektron BCS, la création de rapports est non seulement plus rapide, mais aussi beaucoup plus ciblée.
D'autres nouveautés sont apparues dans le domaine de la facturation. Pour l'un de nos plus gros clients, nous travaillons pour le compte et via les relations contractuelles de notre mère, Finanz Informatik. Pour cette raison, la facturation est double dans FI-SP. D'une part, nous établissons la facture au client au nom de FI, d'autre part, nous établissons la même facture à notre mère. Alors qu'auparavant, la deuxième facture était créée de manière complexe via une base de données Access, les deux factures peuvent désormais être générées en parallèle directement à partir de BCS. Nous avons ainsi pu remplacer complètement l'utilisation de la base de données Access existante. Un autre progrès important est la fonction d'exportation directe des factures, y compris les justificatifs de prestations, vers nos clients. Grâce à BCS, toutes les factures et les justificatifs correspondants peuvent désormais être exportés et envoyés au niveau du site. Auparavant, celles-ci devaient être tirées individuellement et par projet, ce qui était très coûteux.
Pas plus tard que cet été, nous avons profité d'un atelier pour découvrir l'implémentation de BPMN dans BCS. Les fonctions et les possibilités du moteur de workflow ont été présentées à la direction de la clientèle. Après une première évaluation, nous pouvons imaginer plusieurs possibilités d'utilisation à l'avenir. Nous aimerions par exemple pouvoir gérer les rapports clients via un workflow, de sorte que les rapports nécessitant une révision puissent être suivis de manière automatisée. Nous mettrons cela en œuvre lors de la prochaine mise à jour.
