Projektron BCS au service de la numérisation
Témoignage d'utilisateur de la ville hanséatique et universitaire de Rostock, La Maire, Service de la numérisation et de l'informatique
Projektron BCS nous a convaincus par son attribution granulaire des droits et des rôles ainsi que par sa flexibilité. En outre, les fonctions de création d'organigrammes de projet et de génération de rapports se sont également distinguées de manière positive. Projektron BCS nous offre la possibilité de représenter nos petits projets ainsi que de piloter des projets de grande envergure dans le cadre de programmes comportant plusieurs projets individuels et sous-projets.
Gestion de projet dans l'administration municipale de Rostock
L'éventail des tâches d'une administration municipale se caractérise en grande partie par des activités linéaires. Cela permet par exemple de garantir la fourniture durable de certains services aux clients.
Au cours des dernières décennies, on attend de l'administration qu'elle se développe en permanence, parallèlement à l'accomplissement de ses tâches obligatoires. La numérisation n'est ici qu'un mot-clé parmi d'autres. Pour maintenir une qualité de service élevée, les prestations doivent par exemple aussi être proposées sous forme numérique. Aujourd'hui, on attend d'une administration municipale moderne qu'elle pense de manière innovante et qu'elle s'adapte aux changements de la société. Pour pouvoir garantir un tel développement, le travail en projet revêt une importance particulière. Les projets permettent de thématiser des priorités choisies dans le cadre d'"organisations de projet" spécialement créées à cet effet et d'atteindre les objectifs fixés.
Dans ce contexte, le travail de projet de l'administration municipale doit faire face à deux conditions particulières :
Premièrement :
L'administration municipale se caractérise par une forte hiérarchie hiérarchique. Dans la ville hanséatique et universitaire de Rostock, celle-ci se divise en plus de 30 unités organisationnelles. La mise en œuvre de mesures de développement nécessite souvent la collaboration de plusieurs unités organisationnelles. Les équipes de projet qui agissent en dehors de cette hiérarchie doivent être capables d'agir en conséquence.
Deuxièmement :
Il n'existe souvent pas de relation client-fournisseur classique comme dans d'autres entreprises. L'output du projet est généralement généré pour les habitants ou pour l'administration municipale elle-même. Les exigences ne sont pas toujours liées à la maximisation du profit, mais peuvent être définies par les habitants ou par le cadre légal. Néanmoins, ces projets doivent être évalués en termes de rentabilité.
De nombreux projets, petits et grands, sont déjà en cours dans la ville hanséatique et universitaire de Rostock. De plus, de nombreux autres grands projets sont actuellement lancés pour assurer le bon fonctionnement de l'administration municipale et améliorer la qualité de vie des habitants de la ville. Projektron BCS permet de gérer ces grands projets dans le cadre de programmes comprenant plusieurs projets et sous-projets individuels. Voici, à titre d'exemple, quelques-uns des grands projets actuels de notre administration municipale :
- SmileCity : ville intelligente et smart.
- Stratégie administrative : orientation stratégique future de la ville
- Redesign de l'architecture informatique : renouvellement et développement de l'infrastructure informatique
- Rostocker Oval : projet de construction le long de la rivière Warnow.
L'introduction de Projektron BCS vise en premier lieu à soutenir la planification et l'exécution des projets. Un autre point important est l'aide à la représentation du paysage de projet.
Besoin de normes dans la gestion de projet
Le travail de projet de l'administration municipale est actuellement largement décentralisé et de nombreux services adoptent des approches différentes pour la mise en œuvre des projets. Par conséquent, les structures de projet, les outils informatiques et les voies de communication sont très différents d'un projet à l'autre. L'introduction d'un logiciel de gestion de projet doit offrir la possibilité de standardiser et d'harmoniser les premiers travaux de projet. L'objectif est d'améliorer la collaboration au sein du projet et de développer et professionnaliser la gestion de projet.
L'introduction du logiciel de gestion de projet est l'une des nombreuses mesures qui doivent contribuer au développement de la gestion de projet. Une importance particulière est accordée à l'intégration et à la coordination de BCS avec les autres mesures prises, par exemple, les instructions de gestion et BCS doivent se compléter fortement à l'avenir.
Projektron BCS - Granulaire et flexible
Le choix de Projektron BCS a été le résultat d'une description des besoins et d'un appel d'offres pour l'introduction d'un outil de gestion de projet.
Projektron BCS a convaincu entre autres par son attribution granulaire des droits et des rôles ainsi que par sa flexibilité pour l'adaptation aux besoins spécifiques de notre gestion de projet. En outre, les fonctions de création d'organigrammes de projet et de génération de rapports se sont également distinguées de manière positive.
Introduction d'une instance BCS propre
BCS a d'abord été testé sur une période d'environ un an dans le cadre d'une phase pilote afin de vérifier son adéquation générale. Suite à cette phase pilote, il a été décidé d'introduire le logiciel de manière permanente. Depuis début 2023, une instance spécifique a été installée. Une instance de test a également été mise en place pour effectuer les mises à jour et les adaptations.
La gestion de projet de la ville hanséatique et universitaire de Rostock s'oriente entre autres sur les piliers de la méthodologie de gestion de projet PRINCE2. L'utilisation de BCS est donc adaptée à ces méthodes.
Les fonctions qui peuvent être utilisées par le module "PRINCE2" implémenté dans BCS sont utiles à cet égard. L'un des défis de la mise en œuvre de BCS est de rendre le logiciel accessible aux collaborateurs* qui n'ont que peu ou pas d'expérience en gestion de projet. C'est pourquoi les vues "classiques" sont principalement utilisées dans la planification et la mise en œuvre des projets. Le grand avantage offert par BCS est que des modules entiers ou des vues individuelles peuvent être désactivés ou simplifiés de manière ciblée. Néanmoins, nous gardons l'option d'utiliser ces fonctions ultérieurement, au fur et à mesure que la culture de projet et les compétences en matière de gestion de projet se développent.
Utilisation de Projektron BCS dans la gestion de projet
Nous utilisons Projektron BCS tout au long du cycle de vie du projet. Au début du projet, nous établissons des plans de structure et définissons ainsi une feuille de route claire pour le projet. Nous affectons les collaborateurs aux tâches correspondantes dans le plan d'équipe et représentons également les rôles par ce biais. Pour suivre l'avancement du projet, nous utilisons des éléments sélectionnés dans BCS. Les protocoles de déroulement, les tickets et les dépôts de fichiers nous permettent de centraliser la documentation de toutes les activités du projet et nous aident à communiquer pendant le projet.
Outre ces fonctionnalités classiques, nous sommes convaincus par la flexibilité du logiciel grâce aux différentes possibilités de personnalisation. Par exemple, nous utilisons beaucoup la fonction de personnalisation manuelle de chaque vue et avons créé une vue "spécifique à Rostock" pour la plupart des vues. Nous avons également adapté le système de droits et de rôles de manière à ce que les organisations de projet s'intègrent parfaitement dans l'organisation hiérarchique de l'administration municipale.
D'autres exemples sont la personnalisation des assistants qui nous aident, au choix, à créer de nouveaux projets. Ceux-ci ont été conçus en fonction de classes de projets prédéfinies, petites, moyennes et grandes. L'intégration d'un tachymètre d'avancement, développé en concertation avec l'équipe de support de Projektron, nous aide à saisir en un coup d'œil tous les indicateurs importants des projets en cours.
Les perspectives
Le succès de l'introduction d'un logiciel dépend en grande partie de l'acceptation des utilisateurs* finaux. Pour obtenir une acceptation élevée, il ne suffit généralement pas d'implémenter le logiciel sur le plan technique. Notre introduction de Projektron BCS joue ici un rôle tout particulier, car en plus de l'acceptation du logiciel, l'établissement d'une culture de projet doit être encouragé. Les premiers progrès ont déjà été réalisés, mais nous n'en sommes qu'au début d'un long processus. Outre la poursuite de l'harmonisation des méthodes de gestion de projet vécues et de notre instance BCS, nous commençons actuellement - dans le cadre d'un projet - à mettre en place et à développer une gestion de projet urbaine. Le déploiement à grande échelle du logiciel nous aide dans notre projet.
