Une gestion de projet réussie en commun
Étude de cas du groupe d'assurance HanseMerkur
La philosophie de HanseMerkur est de conseiller personnellement et individuellement le consommateur afin de garantir une couverture d'assurance optimale. Le logiciel de gestion de projet Projektron BCS nous permet de maintenir la transparence des coûts de nos projets informatiques.
Für die traditionsreiche HanseMerkur Versicherungsgruppe steht der Mensch im Mittelpunkt. Wir bieten unseren Kunden eine Reihe von innovativen und vielfach ausgezeichneten Versicherungsprodukten sowie exzellenten Service. Dieses Konzept hat sich bewährt. Seit Jahren liegt das Wachstum deutlich über dem Branchenschnitt.
Im Geschäftsjahr 2020 konnte die HanseMerkur Versicherungsgruppe mit über 2.200 Angestellten und selbständigen Agenturinhabern im Innen- und Außendienst 2,6 Mrd. Euro Bruttobeitragseinnahmen vermelden. Der Kapitalanlagenbestand wuchs auf über 10 Mrd. Euro. Die HanseMerkur ist heute die einzige selbständige und konzernunabhängige Versicherungsgruppe am Finanzplatz Hamburg.
HanseMerkur et Projektron BCS
Depuis le quatrième trimestre 2004, HanseMerkur utilise le logiciel de gestion de projet basé sur le web Projektron BCS. Le logiciel devait nous aider à uniformiser et à optimiser la planification, le calcul, la coordination et l'évaluation des dépenses de projet ainsi que des dépenses dans le domaine de la maintenance. Les processus de planification et de contrôle de gestion devaient notamment être simplifiés. Projektron BCS a remplacé différents outils de planification, de saisie des dépenses et de contrôle de gestion.
Au départ, Projektron BCS était utilisé exclusivement par le service de développement d'applications pour planifier et comptabiliser les dépenses propres aux systèmes d'application, aux composants informatiques et aux projets informatiques. Aujourd'hui, le cercle des utilisateurs s'est élargi au service d'exploitation informatique et aux collaborateurs de projet des départements spécialisés.
Désormais, tous les projets de HanseMerkur peuvent être planifiés et évalués par tous les départements avec le soutien de Projektron BCS. Actuellement, environ 620 employés de HanseMerkur travaillent avec le logiciel. Au fil du temps, bien plus de 11 000 tâches ont été créées dans Projektron BCS et étaient disponibles pour la comptabilisation des temps.
Rôles de projet uniformes
L'utilisation interdépartementale supposait une compréhension et une procédure de planification uniformes ainsi qu'une compréhension uniforme du projet. Il s'agissait ici d'équilibrer les différents intérêts des parties prenantes et de les représenter dans Projektron BCS. Pour cela, les rôles de projet suivants sont définis :
- Le planificateur d'un projet planifie la réalisation de l'objectif du projet avec des sous-projets, des lots de travaux, des tâches et des jalons et attribue des ressources (internes et externes) ainsi que des charges aux tâches. Les capacités disponibles, la charge de travail des collaborateurs nécessaires ainsi que les délais et les coûts sont ici au premier plan.
- Les responsables des ressources humaines ont besoin de voir l'état actuel de la planification pour chacun de leurs collaborateurs sur toutes les tâches, même celles qui ne relèvent pas de leur propre domaine de responsabilité.
- La gestion multi-projets a besoin d'une vue d'ensemble de tous les projets importants pour l'entreprise en ce qui concerne les capacités de projet disponibles, l'état actuel de la planification et l'avancement du projet.
- Chaque collaborateur doit avoir à sa disposition les postes comptables dont il a besoin pour saisir rapidement et efficacement son temps et donner un feedback rapide sur l'état d'avancement de son travail, c'est-à-dire sur le rapport entre le temps restant nécessaire et la date d'achèvement prévue.
Des charges de base et des modèles
Chez HanseMerkur, les collaborateurs ne sont généralement pas libérés pour des projets, mais conservent leurs tâches en ligne. Une budgétisation statique, par exemple des différentes tâches de maintenance, des temps de préparation et de distribution, a semblé trop rigide, car elles ne se répartissent pas de la même manière sur l'année. Une planification de ces tâches en tant que projet semblait à son tour trop compliquée.
La "charge de base" (équivalent de la capacité de projet), le concept interne de HanseMerkur en tant que solution à faible coût pour cette thématique, était facilement reproductible dans Projektron BCS. Au fil des années d'utilisation de Projektron BCS, la structure actuelle de représentation des projets, systèmes et composants s'est développée en fonction des besoins de HanseMerkur.
La flexibilité du logiciel a permis de répondre aux exigences de changement récurrentes. Aujourd'hui, des modèles sont utilisés pour des objets de planification typiques, qui soutiennent la création de nouveaux composants ou projets par exemple et assurent une standardisation des structures. La charge administrative a ainsi pu être réduite et la concentration sur les contenus augmentée.
Saisie des temps avec Projektron BCS
Les charges de travail sont comptabilisées en unités de 15 minutes. Cette approche semble offrir un bon équilibre entre une qualité élevée des chiffres de charges d'une part et un effort réduit pour la simple saisie des temps d'autre part. Tous les 15 jours au moins, le planificateur vérifie les valeurs réelles de "son projet" et révise en conséquence "ses valeurs planifiées". Il est ainsi possible d'identifier très tôt les nouvelles évolutions du projet et de prendre les mesures appropriées.
Conclusion
Grâce à l'utilisation de Projektron BCS, HanseMerkur a réussi à obtenir une transparence des coûts et de la planification dans la multitude de projets et de tâches de ligne du département informatique.
La planification et l'exécution des projets et des tâches opérationnelles ont ainsi pu être optimisées. Les goulots d'étranglement en termes de capacité sont détectés à temps. Cette transparence favorise la prise de conscience des coûts par les donneurs d'ordre internes, permet une analyse de rentabilité fondée et facilite la planification des ressources.
L'assistance de Projektron est très bonne. Les demandes sont traitées à court terme et de manière compétente via le système de tickets de Projektron BCS.
