Piloter des projets de manière ciblée et structurée
Témoignage d'utilisateur de Hörmann KG Antriebstechnik
Nous cherchions un logiciel qui nous permette de reproduire la procédure de notre guide de gestion de projet. Avec BCS, nous avons trouvé une bonne solution, car le logiciel pouvait être adapté de manière flexible. Aujourd'hui, BCS nous offre une très bonne vue d'ensemble de notre environnement de projet. Les goulots d'étranglement au niveau du personnel ainsi que les retards dans le projet sont détectés très rapidement et nous pouvons prendre des mesures à temps. Le logiciel est donc un outil très important pour nos chefs de projet.
Le premier fournisseur européen de portes et portails
Plus de 20 millions de portes ont été produites et livrées dans le monde entier depuis sa création en 1935. Dans plus de 40 usines spécialisées en Europe, en Amérique du Nord et en Asie, plus de 6000 collaborateurs et collaboratrices développent et produisent des portes, des portails, des huisseries, des motorisations, des systèmes de contrôle d'accès et de rangement de haute qualité pour une utilisation dans des biens immobiliers à usage privé et professionnel. Le siège du groupe Hörmann, actif dans le monde entier, se trouve dans la commune de Steinhagen près de Bielefeld, en Westphalie orientale, Allemagne. L'entreprise, aujourd'hui dirigée par la troisième et la quatrième génération de la famille, a récemment atteint un chiffre d'affaires annuel de plus d'un milliard d'euros.
Clarté, flexibilité et simplicité d'utilisation
La société Hörmann KG Antriebstechnik, située à Steinhagen en Westphalie, est une usine au sein du groupe Hörmann et emploie actuellement environ 350 personnes. Nous réalisons en priorité des projets de développement de produits et de recherche pour nos quatre gammes de produits. Environ 30 à 40 projets peuvent être menés en parallèle. La durée des projets est très variable : certains petits projets ne durent que six mois, tandis que les grands projets peuvent s'étendre sur trois à cinq ans. Nous menons nos projets de manière classique, hybride ou agile. Pour ce faire, nous utilisons les normes GPM.
Avant l'introduction du logiciel, les projets étaient traités plus ou moins au coup par coup. Il y avait bien sûr déjà de nombreux projets pour lesquels des cahiers des charges et des plans détaillés étaient établis, mais ils étaient gérés de manière décentralisée dans de nombreux documents Excel et Word. Il existait une grande collection de documents pour différents projets, mais elle n'était guère entretenue, car cela semblait compliqué. Il est compréhensible que le besoin d'un logiciel de gestion de projet se soit rapidement fait sentir, afin de remplacer la gestion sur papier et de réduire le travail.
Pour l'introduction de la gestion de projet et le choix du logiciel, nous avons fait appel à des conseillers professionnels externes. Plusieurs propositions de logiciels nous ont été soumises et notre choix s'est finalement porté sur BCS.
De bonnes raisons qui ont parlé en faveur de BCS
C'est surtout la flexibilité du logiciel qui a été déterminante. Notre guide de gestion de projet a pu être facilement reproduit avec BCS. Par exemple, les classifications de projets ont été personnalisées pour répondre à nos besoins, les priorités standard - faible, normale, élevée, très élevée et maximale - ont été adaptées à nos niveaux 1-4, puis 1-6.
Nous avons également fait reproduire dans le logiciel nos rôles de gestion de projet, comme le comité de pilotage ou le responsable des lots de travaux. Cela a permis à nos collègues de s'orienter immédiatement dans le logiciel, car ils connaissaient notre guide de gestion de projet et l'ont vu parfaitement reproduit dans BCS. Nous voulions par exemple intégrer une analyse de la valeur acquise, ce qui a merveilleusement bien fonctionné en accord avec notre conseiller responsable chez Projektron GmbH. Depuis longtemps, cette fonction est même devenue un standard de BCS. D'autres exemples de fonctionnalités que nous avons contribué à développer sont l'importance stratégique et la gestion des idées dans BCS.
Il était également essentiel pour nous d'opter pour une entreprise allemande disposant d'un support facilement accessible et compétent. Enfin, un rapport qualité-prix équilibré était important. Et sur ce point aussi, Projektron BCS s'est distingué de manière positive.
Introduction du logiciel sans problème
Le processus d'introduction a eu lieu entre fin 2012 et mi-2013. Après avoir choisi et adapté le logiciel, nous avons testé la clarté et la facilité d'utilisation de notre configuration BCS avec quelques personnes. J'ai ensuite suivi une formation approfondie à l'utilisation de BCS dispensée par Projektron. J'ai progressivement transmis ces connaissances à tous mes collègues. Les chefs de projet et les responsables de secteur participent depuis le début aux formations spéciales de Projektron.
Outre les fonctions de gestion de projet, la priorité lors de l'introduction était au début la saisie des temps, afin que nous puissions garder un œil sur l'utilisation des ressources. Nous n'avons introduit que progressivement d'autres fonctions, comme la gestion des contrats.
Entre-temps, le répertoire de fonctions s'est considérablement élargi. En outre, nous avons fait configurer des interfaces avec d'autres systèmes, par exemple Jira.
BCS nous a permis d'améliorer considérablement notre visibilité
Tous nos collègues travaillent efficacement au quotidien avec le logiciel : ils saisissent tous leurs heures de travail, utilisent le dépôt de fichiers, s'informent eux-mêmes de l'avancement des projets - l'acceptation est globalement élevée et tout se passe très bien. Je forme directement les nouveaux collègues à l'utilisation de BCS dans le cadre de leur initiation.
Nous travaillons beaucoup par projet : Au début, une idée est émise, elle est examinée en interne et, une fois approuvée, elle est transmise à la direction du paysage de projet. Si l'idée est acceptée, j'établis une demande à laquelle sont annexés l'importance stratégique, les classifications, etc. La demande est ensuite discutée avec la direction de l'usine et/ou de l'entreprise.
Lorsque la demande est approuvée par la direction de l'usine et/ou de l'entreprise, un chef de projet est attribué au projet en cours et tous les services concernés évaluent les dépenses. Le chef de projet élabore le plan de structure, pour lequel nous avons prévu différents modèles dans BCS en fonction de la taille du projet. Les responsables de secteur mettent ensuite les ressources correspondantes à disposition.
En raison des nombreux projets parallèles et du travail interdépartemental, le contrôle multi-projets dans BCS joue un rôle important chez Hörmann KG Antriebstechnik. Les ressources de tous les projets sont surveillées par BCS et les ressources libres sont réparties au mieux entre les différents projets. Avant chaque projet, il faut vérifier si les ressources correspondantes sont disponibles et si la réalisation est possible. Chacun de nos neuf chefs de projet dans la gestion des produits gère plusieurs projets en même temps. De plus, chaque secteur a ses propres chefs de projet pour les projets internes au secteur.
L'utilisation de BCS nous a permis d'avoir une meilleure vue d'ensemble pendant le déroulement du projet. Nous pouvons maintenant faire des déclarations plus qualifiées sur le moment où un projet pourra probablement être terminé. De plus, nous sommes informés à temps des retards dans le déroulement du projet et de leurs raisons. Nous pouvons voir exactement qui fait quoi et où du personnel supplémentaire est nécessaire pour alléger la charge de travail.
Entre-temps, nous avons également commencé à représenter dans Projektron BCS non seulement le travail de projet pur, mais aussi les activités de ligne plus coûteuses de l'activité quotidienne, par exemple le suivi des produits. C'est la seule façon d'obtenir une image réaliste des charges de travail de base de nos collègues, ce qui profite bien sûr aussi au travail de projet.
Nous sommes entièrement satisfaits de BCS
Nos collègues travaillent très bien avec BCS. Les chefs de projet et les responsables de secteur sont très satisfaits des possibilités que leur offre le logiciel.
Les ateliers annuels organisés sur place chez Projektron sont très précieux pour nous : il est toujours préférable de s'asseoir face à face et d'échanger plutôt que de communiquer par tickets et mails. Jusqu'à présent, nous avons retiré de chaque atelier une foule de nouvelles idées et de suggestions pour la mise en œuvre concrète.
Personnellement, ce que j'apprécie le plus, c'est la fonction "Enregistrement journalier" dans la saisie des temps. On y voit immédiatement et de manière claire ce que l'on a fait pendant la journée et quelles activités ont nécessité combien de temps. Dans ce contexte, BCS visualise l'utilisation des ressources de manière transparente, fiable et attrayante. En tant qu'entreprise, nous pouvons maintenant bien montrer ce que nous faisons réellement. Nous avons actuellement environ 40 projets en cours en même temps, ce qui est très impressionnant. Il est également intéressant de pouvoir consulter les coûts exacts des différents projets en temps réel.
Projektron BCS est en principe mon "bébé". Depuis l'introduction de BCS dans notre entreprise, j'ai été impliqué en tant que chef de file. Qu'est-ce que Projektron représente pour nous ? Il offre une représentation transparente de nos idées, demandes et projets, il est structuré et adaptable de manière flexible. Il suffit d'appuyer sur un bouton pour créer de nombreuses possibilités d'évaluation et de rapports.
