Une toute nouvelle transparence
Témoignage d'utilisateur de HYPE Softwaretechnik GmbH
HYPE Softwaretechnik GmbH est spécialisée dans le développement et l'introduction de solutions logicielles pour les portails d'employés, la gestion des idées et des innovations et la gestion des processus d'entreprise (BPM). Projektron BCS a donné un coup de fouet au contrôle de gestion et à la saisie des temps.
Nous voulions mieux planifier, piloter et contrôler nos projets. Ce souhait a été à l'origine de notre décision d'utiliser Projektron BCS.
HYPE - logiciel collaboratif de gestion des idées et de l'innovation
Nous, c'est HYPE Softwaretechnik GmbH. Nous sommes fabricant de logiciels et prestataire de services informatiques, nous conseillons, adaptons et développons des logiciels au service de nos clients. Un de nos secteurs d'activité s'occupe de l'introduction de portails et d'intranets pour les collaborateurs à l'échelle de l'entreprise : non seulement des informations personnalisées sur l'entreprise, mais aussi des espaces de projet dans lesquels on travaille ensemble et des outils qui permettent de simplifier les processus internes à l'entreprise comme la gestion des données de base ou la planification du personnel.
Grâce à la gestion des processus d'entreprise et à l'introduction des outils appropriés pour la modélisation, l'exécution et le suivi des processus d'entreprise, nous aidons nos clients à optimiser leurs processus.
Dans le domaine de la gestion de l'amélioration, nous savons introduire notre solution logicielle intégrée pour les processus de gestion des idées et de l'innovation : De nombreux clients utilisent notre solution logicielle pour optimiser et standardiser le processus de gestion des suggestions de l'entreprise. Les collaborateurs peuvent être sûrs que leurs idées seront prises en compte et ne resteront pas lettre morte dans des boîtes aux lettres électroniques. Les supérieurs hiérarchiques sont également tenus de prendre en compte les propositions soumises - sans oublier que des primes sont distribuées pour les suggestions utiles. Ainsi, toute l'entreprise profite de la créativité de ses collaborateurs.
Outre le système de suggestions d'entreprise, le logiciel nous permet de soutenir le processus d'innovation pour les nouveaux produits et la méthodologie d'optimisation des processus Kaizen / KVP. Nous comptons parmi nos clients des entreprises comme Endress+Hauser, la Commerzbank AG, le TÜV Rheinland, Viega, Robert Bosch ou ThyssenKrupp.
Pourquoi un outil de gestion de projet externe ?
Dans notre entreprise, la manière dont les projets sont facturés comprend toutes les variantes courantes : nous travaillons en partie sur la base des dépenses, en partie à prix fixe, en partie avec des budgets fixes dont il faut contrôler quelle part a déjà été utilisée - et bien sûr, nous avons aussi des projets internes que nous ne pouvons financer que s'il est garanti que les dépenses calculées sont compensées par des recettes de licence et de maintenance.
Pour pouvoir garder tout cela à l'esprit, nous avons dû opter à un moment donné pour un logiciel de gestion de projet. Il devait être facile à utiliser, basé sur le web, capable de répondre aux exigences de la gestion multi-projets tout en offrant un aperçu rapide de toutes les activités. Et bien sûr, le prix devait être correct.
Testé, décidé, attentes satisfaites - BCS
Nous avons examiné plusieurs systèmes et avons finalement testé Projektron BCS. Il nous a semblé qu'il répondait très bien à nos besoins et nous l'avons choisi. Nous exploitons le logiciel dans notre propre centre informatique. L'administration est effectuée "à côté" par des collaborateurs formés.
Aujourd'hui, nous utilisons Projektron BCS pour la planification de nos projets, pour la saisie des temps, le contrôle des projets et la planification des congés. Nous l'utilisons pour établir les relevés de prestations et préparer la facturation pour notre comptabilité. Nous utilisons donc encore au maximum la moitié des fonctions que nous offre Projektron BCS.
En 2011, nous voulons encore introduire le module de service pour nos clients. Cela permettra de traiter les demandes d'assistance de manière simple et efficace. Les attentes que nous avions envers le logiciel ont été entièrement satisfaites. Nous avons rapidement constaté que le logiciel ne permettait pas seulement d'avoir une vue d'ensemble de tous les projets, mais qu'il rendait également de précieux services dans le travail quotidien sur les projets.
BCS est rentable
Projektron BCS permet de saisir rapidement et facilement les temps et d'attribuer les heures travaillées au projet correspondant en quelques clics de souris. L'acceptation du logiciel par les collaborateurs est un critère important à cet égard. Une application facile à utiliser est la base de bonnes données. En effet, sans une qualité élevée des données, le meilleur logiciel ne sert à rien.
Avec Projektron BCS, nous pouvons également adapter finement les justificatifs de performance des projets de dépenses aux souhaits des clients - l'un veut tous les détails, l'autre seulement un aperçu. Le logiciel permet de réaliser rapidement ces deux options.
Projektron BCS est également très utile pour le contrôle de gestion et le suivi des projets. Grâce aux nombreuses possibilités d'évaluation, on voit des choses qui n'avaient pas été remarquées auparavant. On peut comprendre pourquoi les projets ont nécessité plus de temps de travail que ce qui avait été calculé - on peut ainsi apprendre pour l'avenir. BCS évite les erreurs coûteuses, surtout lorsque des prix fixes ont été convenus. Les évaluations peuvent également être utilisées pour fixer des objectifs aux collaborateurs. Enfin, il est possible de créer des modèles pour des projets similaires. Cela facilite considérablement le calcul et la planification.
Conclusion : vue d'ensemble et transparence grâce à BCS
Bien sûr, aucun logiciel ne peut remplacer la communication entre les personnes impliquées dans un projet. Nous devons toujours décider nous-mêmes de la manière dont nous fixons nos priorités et répartissons les tâches. Mais Projektron BCS a en tout cas rendu notre travail plus clair et plus transparent.
