Sans BCS, nous ne serions pas là où nous sommes aujourd'hui
Témoignage de l'utilisateur ic-solution GmbH
Nous utilisons Projektron BCS de manière globale. Sans ces possibilités étendues, nous ne serions pas là où nous sommes aujourd'hui. La force de BCS réside dans la combinaison de ses nombreux modules. Sans BCS, notre entreprise aurait besoin de cinq à six applications logicielles différentes. BCS les couvre tout simplement. Cela nous facilite grandement la tâche.
ic-solution GmbH - intégrateur de systèmes de premier plan
Fondée en 2009 en tant que start-up par deux personnes, nous nous sommes aujourd'hui établis dans les pays germanophones comme l'intégrateur de systèmes spécialisé leader dans la gestion des entrées, la gestion des processus d'entreprise et l'automatisation robotique des processus à l'aide de l'intelligence artificielle. Notre équipe, qui compte aujourd'hui 18 collaborateurs*, développe et commercialise des solutions logicielles sur mesure qui servent à numériser tous les processus commerciaux.
Nos produits comprennent des solutions de gestion des entrées multicanaux pour relier différents canaux d'entrée tels que le scan, le fax, l'e-mail ou les médias sociaux à l'aide de l'OCR et de l'IA. Les transactions entrantes sont converties en informations traitables pour les processus métier, le système ERP ou les solutions ECM de nos clients. Nous proposons nos solutions sur site, mais aussi de plus en plus dans le segment SaaS.
Nos solutions sont appréciées dans tous les secteurs et sont utilisées aussi bien dans l'industrie manufacturière (construction mécanique, sous-traitance automobile) que dans le secteur bancaire et le secteur public. La taille de nos entreprises clientes va de la petite PME de 20 employés aux grands groupes internationaux comptant jusqu'à 80.000 collaborateurs. Nous traitons actuellement bien plus de 100 projets par an, avec des durées très variées, allant de deux jours à trois ans.
Word, Excel et SharePoint n'étaient plus suffisants
Avant l'introduction de BCS, nous organisions l'ensemble de nos processus de travail et de collaboration à l'aide d'applications Microsoft courantes telles que Microsoft Word, Excel ou SharePoint. Cependant, au fur et à mesure que notre équipe grandissait et que nos services devenaient de plus en plus complexes, nous sommes rapidement arrivés à un point où ces applications ne pouvaient plus répondre à nos besoins.
Au début, il nous manquait surtout un système pour enregistrer nos prestations facturables. Les listes que nous tenions auparavant dans SharePoint n'étaient tout simplement plus suffisantes. Nous avons donc commencé par chercher des services en nuage pour la saisie des temps. Mais nous nous sommes vite rendu compte que nos besoins allaient bientôt exiger bien plus de fonctions que ce que ces outils pouvaient offrir. Si nous voulions enregistrer les heures de travail que nous avons fournies, il semblait logique que le logiciel permette également la facturation.
Comme nous ne nous contentons pas de fournir des services et de facturer les heures de travail effectuées, mais que nous facturons également des produits et des contrats de maintenance, le système devait logiquement être en mesure d'enregistrer l'intégralité de notre gamme de produits et de services.
Nous avons rapidement compris que nous avions besoin de la "solution miracle", c'est-à-dire d'un logiciel capable de représenter tous les processus qui nous intéressent. De simples fonctions de gestion de projet ne suffisaient pas. Il était important pour nous que le logiciel puisse également représenter l'ensemble du processus de vente, de l'offre à la facturation, ainsi que la saisie de nos frais et de notre temps, qu'il s'agisse de processus externes ou internes. Il n'a jamais été question pour nous d'introduire plusieurs solutions individuelles spécialisées.
BCS, une solution "qui donne des œufs".
L'un des critères clés lors de la sélection était que le logiciel devait fonctionner uniquement sur le web. Tout devait être accessible via le navigateur, car nous travaillons en interne en partie avec macOS et en partie avec Windows. De plus, notre équipe travaille de manière décentralisée - environ 50 % des collaborateurs* ne sont pas au bureau.
Nous avons découvert Projektron BCS grâce à notre collaboration avec Westernacher Products & Services AG. Dans le cadre de cette collaboration, nous avons saisi nos temps de travail dans leur instance BCS. Notre intérêt a été éveillé et une première recherche a montré que BCS réunissait toutes les fonctions dont nous avions besoin. De plus, Projektron est une entreprise allemande, ce qui est un avantage dans la mesure où les dispositions locales et les particularités légales, comme dans le décompte des frais, les demandes de congé ou la facturation (exemple Factur-X), sont mises en œuvre de manière optimale par le logiciel.
En conséquence, nous avons introduit Projektron BCS en 2015 et nous en sommes toujours des utilisateurs enthousiastes. Tous nos collaborateurs* utilisent BCS au quotidien.
Au début, nous avons opté pour la variante SaaS de BCS.start, peu exigeante en termes d'administration, afin de pouvoir utiliser toutes les fonctions le plus rapidement possible. Afin de pouvoir accéder à l'ensemble des fonctions le plus rapidement possible, quelques collègues ont suivi les différentes formations proposées par Projektron GmbH et ont ensuite formé le reste de notre équipe à l'utilisation de BCS. Jusqu'à aujourd'hui, nous avons ainsi régulièrement mis à jour les connaissances de tous les membres de l'équipe.
Ce n'est qu'au fil du temps et de l'utilisation quotidienne que nous avons eu de plus en plus envie de procéder à nos propres adaptations et configurations de notre instance BCS, par exemple en ajoutant ou en renommant des champs. En 2019, nous sommes donc passés facilement au modèle d'achat de licences sur site. En 2020, nous sommes passés tout aussi facilement de BCS.start à la version complète de Projektron BCS. Nous sommes agréablement surpris de constater que l'exploitation de notre instance BCS ne nécessite que peu d'administration et nous apprécions la liberté de configuration supplémentaire offerte par la variante d'achat de licence.
Utilisation de BCS : Nous fonctionnons à 100% avec BCS et Microsoft 365 !
L'introduction de BCS s'est avérée rapidement et durablement payante, surtout dans le domaine de la collaboration en équipe sur les projets. La gestion et la planification centralisées des projets garantissent que le traitement se déroule de manière structurée, coordonnée et planifiable. Tous les participants ont un accès centralisé aux informations actuelles, savent qui est responsable de quelles tâches et voient le statut de traitement. C'est une condition de base absolue, surtout pour notre développement de logiciels. Mais il est également utile pour notre service financier de voir en un coup d'œil si une facture en retard a déjà fait l'objet d'une relance ou non.
Projektron BCS est finalement la raison pour laquelle nous avons transformé notre organisation interne d'un système chaotique en une structure d'entreprise organisée de fond en comble. Cela a eu un impact considérable sur la qualité de notre service. Grâce à BCS, le collaborateur responsable est averti à temps de l'échéance d'un délai qui le concerne, par exemple la date d'expiration du contrat de maintenance d'un client. Le responsable du service clientèle peut ainsi prendre l'initiative à temps. En fin de compte, nous ne sommes pas les seuls à en profiter, nos clients aussi.
Le système de tickets de BCS joue un rôle central dans notre travail quotidien. Nous ne l'utilisons pas seulement en externe pour fournir un portail d'assistance à nos clients, mais nous générons aussi énormément de tickets en interne. Par exemple, un ticket de commande est généré pour chaque commande reçue. Toutes les informations et l'état d'avancement sont ainsi suivis tout au long du processus de traitement, jusqu'à la facturation.
Nous utilisons également des tickets dans le processus de vente. Nous traduisons une question d'un client en un ticket de vente. Ce ticket nous permet de suivre toutes les tâches à effectuer et de saisir le temps de travail qui y est consacré. L'historique des tickets offre une transparence maximale sur les différents collaborateurs* et l'historique de traitement de chaque ticket et facilite grandement la collaboration au sein de l'équipe.
Depuis que nous utilisons BCS, nous enregistrons également nos heures de travail avec la réservation journalière. Cela nous permet d'évaluer en détail le temps que nous avons consacré au développement d'une solution logicielle. Ainsi, il est plus facile pour notre service commercial de défendre la tarification auprès du client de manière transparente et fondée.
Outre BCS, nous utilisons actuellement Microsoft 365, deux outils qui nous permettent de travailler complètement. C'est pourquoi l'imbrication des deux outils est un sujet important pour nous. Ce que j'apprécie personnellement, c'est la synchronisation des rendez-vous de BCS avec Microsoft 365 et la possibilité qui en découle de réserver des heures sur un rendez-vous.
Encore plus automatisé à l'avenir avec BCS
Nous sommes très heureux d'avoir opté pour BCS et d'avoir introduit le logiciel. Nous sommes très satisfaits du logiciel lui-même, qui nous surprend encore de temps en temps par ses possibilités, ainsi que de la qualité du service et du support client de Projektron GmbH.
Nous utilisons Projektron BCS de manière globale. Sans ces possibilités étendues, nous ne serions pas là où nous sommes aujourd'hui. La force de BCS réside dans la combinaison de ses nombreux modules. Sans BCS, notre entreprise aurait besoin de cinq à six applications logicielles différentes. BCS les couvre tout simplement. Cela nous facilite grandement la tâche.
Nous allons bientôt nous pencher sur le thème de la facturation automatisée. De plus, nous prévoyons de lier encore plus BCS à d'autres outils. C'est pourquoi nous utilisons actuellement une licence d'essai pour les services web, que nous achèterons probablement bientôt. Nous souhaitons par exemple pouvoir créer bientôt des tickets ou des factures entrantes de manière automatisée via un service web. Les processus de validation et le suivi de l'état des factures entrantes sont également des sujets passionnants que nous souhaitons bientôt mettre en œuvre dans BCS.
