Retour total garanti avec Projektron BCS dans le portefeuille
Témoignage d'utilisateur de IDS GmbH – Analysis and Reporting Services
IDS GmbH - Analysis and Reporting Services est un prestataire de services opérant à l'échelle internationale pour le contrôle opérationnel des placements de capitaux des gestionnaires d'actifs et des investisseurs institutionnels. Projektron BCS offre à IDS une solution flexible pour soutenir la gestion des projets et des contacts clients ainsi que la facturation.
À propos de IDS GmbH - Analysis and Reporting Services (IDS)
IDS GmbH - Analysis and Reporting Services (IDS) exploite la valeur des données pour le secteur mondial de l'investissement : nous validons, affinons, structurons et conditionnons des données provenant de différentes sources et les rendons disponibles rapidement, dans le monde entier et à tout moment pour des processus critiques pour l'entreprise tout au long de toutes les stratégies et produits d'investissement. Avec IDS, les sociétés de fonds, les compagnies d'assurance, les banques et les caisses de pension peuvent accéder à une plateforme de données évolutive et flexible ainsi qu'à toutes les analyses et tous les rapports nécessaires dans le format souhaité. Nos clients se concentrent sur leurs objectifs d'investissement et nous leur fournissons les données et les informations dont ils ont besoin pour les atteindre - plus de 300 collaborateurs de 30 nationalités différentes s'engagent chaque jour dans cette optique, avec une force d'innovation et une qualité de service totales. En tant que filiale à 100% d'Allianz SE, IDS est depuis 2001 synonyme de stabilité, de fiabilité et de sécurité certifiée dans le traitement des données de ses clients.
Des décisions d'investissement sûres reposent sur des données précieuses : hautement valables, parfaitement agrégées, décomposées, intelligemment reliées. - C'est ce que représente IDS.
Nos services comprennent la gestion des données, l'analyse des données, le reporting des données, la réglementation des produits et la réglementation des investisseurs.
Une forte croissance a entraîné des défis
La demande croissante de rapports d'investissement qualifiés a entraîné une forte croissance chez IDS, en particulier au cours des dernières années. Ainsi, le nombre de collaborateurs a presque doublé entre 2008 et 2024. De même, le nombre de projets en cours a presque doublé durant cette période. Outre le suivi des clients dans le monde entier à partir de ses deux sites de Munich et de Francfort, IDS a également mis en place un service sur site à Minneapolis, San Francisco et Hong Kong.
Dès le début de notre forte phase de croissance, il était clair que ce développement réjouissant s'accompagnerait de défis dans la gestion quotidienne des projets. C'est pourquoi un Project Management Office (PMO) central a été créé en 2008 et des normes de gestion de projet (modèles, processus) ainsi qu'un programme de formation pour les futurs chefs de projet ont été introduits.
En outre, le PMO fait depuis lors office d'unité de conseil interne pour aider les chefs de projet avant et pendant la réalisation de leurs projets. Il existe également un forum des chefs de projet qui favorise le transfert de connaissances entre les chefs de projet au sein de l'entreprise.
En 2008, nous avons délibérément décidé de ne pas encore introduire d'outil de gestion de projet. Nous voulions d'abord créer une base stable en établissant des processus solides et des connaissances approfondies en matière de gestion de projet, et ne pas freiner le processus de changement positif par trop de changements en trop peu de temps. En effet, en plus de l'activité quotidienne florissante et des connaissances nouvellement acquises, notre organisation devait également intégrer un grand nombre de nouveaux collaborateurs dans les flux de travail quotidiens.
En 2010, la complexité et la taille de notre environnement de projet avaient toutefois atteint un niveau qui rendait nécessaire l'introduction d'un logiciel de gestion de projet uniforme et simple avec saisie des dépenses.
Des solutions Microsoft Excel ou similaires avaient vu le jour dans différents services de l'entreprise. Ces solutions internes aux départements manquaient toutefois d'une intégration inter-équipes et inter-projets. À l'époque, il arrivait parfois qu'il faille remplir un tableau de bord MS Excel distinct pour chaque projet auquel nos collaborateurs participaient. Le moment était venu pour le PMO de trouver une solution uniforme pour la gestion de projet chez IDS.
La recherche d'outils et l'évaluation
Dans le cadre d'un processus structuré, le PMO s'est mis à la recherche d'une solution appropriée. Outre l'achat d'un logiciel, nous avons également envisagé le développement d'une solution interne déjà existante. Une analyse du marché a été réalisée sur la base des exigences approximatives des utilisateurs et une "longue liste" a été établie.
En plusieurs étapes, nous avons raccourci cette liste en y intégrant des exigences de plus en plus spécifiques. Six produits ont finalement été évalués avec précision. L'évaluation s'est appuyée sur un catalogue de questions et d'évaluations comprenant plus de 100 questions réparties en 10 catégories, ainsi que sur des versions d'essai et des entretiens avec des utilisateurs actifs d'autres entreprises. Finalement, Projektron BCS s'est nettement imposé face à ses concurrents.
Le projet d'introduction et la suite du déploiement
Lors de l'introduction de Projektron BCS, nous avons opté pour une approche par étapes : après l'implémentation technique et la configuration initiale, pour lesquelles nous avons bénéficié de l'aide d'un consultant de Projektron, nous avons commencé par saisir un seul grand projet dans BCS. Au cours des mois suivants, tous les projets ont été successivement saisis dans BCS et, au bout d'un an environ, un secteur d'activité complet est passé de sa solution existante à Projektron BCS.
Nous avons donc développé une arborescence des activités à l'échelle de l'entreprise, procédé à des configurations individuelles souhaitées et à d'autres développements, et programmé des exportations et des rapports qui soutiennent parfaitement le contrôle des projets et le reporting pour le client de ce secteur.
En même temps, les différentes évaluations dans Projektron BCS facilitent le travail de nos chefs de projet et d'équipe dans leurs tâches de gestion. La formation d'administrateur proposée par Projektron nous a appris comment adapter et étendre BCS par XML, via l'éditeur Webconfig ou l'interface utilisateur. Il a ainsi été relativement facile de configurer toute une série d'attributs de données spécifiques à IDS et d'adapter l'interface utilisateur graphique et le système de droits à nos besoins et aux rôles des utilisateurs.
D'une part, nos utilisateurs ne voient plus que ce qu'ils doivent et peuvent voir, d'autre part, leur interface n'est pas surchargée de menus et d'objets dont ils n'ont pas besoin. Jusqu'à présent, Projektron BCS s'est révélé très stable en fonctionnement, rapide et est aujourd'hui perçu par nos collaborateurs comme "intuitif à utiliser".
Nouveaux champs d'application : Gestion des contacts et facturation
Un autre critère de décision en faveur de Projektron BCS a été sa polyvalence dans les différentes fonctions de l'entreprise. Notre objectif premier était certes de disposer d'un logiciel offrant toutes les fonctionnalités essentielles de gestion de projet, y compris une saisie précise et efficace des temps, mais nous avons considéré dès l'évaluation le concept large de BCS comme un avantage majeur. En effet, le système intégré de BCS permet de couvrir l'ensemble de la chaîne de processus, du premier contact avec le client à la prospection, au projet et à sa transition vers l'exploitation courante.
Cet avantage et la facilité d'utilisation ont conduit à l'évaluation de Projektron BCS pour la gestion des contacts clients. Une fois de plus, Projektron BCS s'est imposé face à des fabricants renommés de produits de gestion de la relation client en raison de ses fonctionnalités, de sa flexibilité et de son très bon rapport qualité-prix.
Actuellement, nous introduisons la composante de gestion des contacts clients de BCS chez IDS. La possibilité de définir nos propres champs de données et de transférer nos données clients vers BCS par importation CSV s'est à nouveau avérée très utile. En outre, nous avons testé sous forme de prototype si BCS pouvait également être utilisé chez nous pour la facturation.
Une fois de plus, Projektron BCS s'est imposé face à un autre outil d'un fabricant renommé. L'adaptabilité de l'interface et des assistants ainsi que la possibilité de répartir les différentes étapes du processus entre différentes personnes grâce à une attribution ciblée des droits ont joué en faveur de Projektron BCS.
Nous avons également apprécié la flexibilité de pouvoir définir des postes de facturation manuels en plus des fonctions et des processus de calcul des postes définis dans Projektron BCS. L'intégration avec les autres modules et le fait que le logiciel était déjà utilisé en interne ont également joué en faveur de BCS. Finalement, BCS a également permis de répondre aux exigences de l'entreprise en matière de design : Nos factures seront désormais éditées au format PDF ou dans d'autres formats, conformément au CD. Le module de facturation a été introduit début 2013.
Résumé et perspectives
Nous participons régulièrement aux présentations de produits des nouvelles versions de BCS de Projektron afin de nous tenir au courant des dernières nouveautés. Nous y découvrons toujours de nouvelles fonctions et de nouvelles possibilités d'utilisation de BCS dans notre entreprise.
Après les dernières mises à jour avec des vues fusionnées, nous avons pu optimiser davantage notre travail avec BCS et ainsi adapter notre BCS aux exigences internes actuelles de nos collègues.
Le choix de Projektron BCS s'est avéré absolument judicieux pour nous. BCS est très flexible, extensible, facile à utiliser pour les utilisateurs, possède un concept de droits et de rôles sophistiqué et dispose d'un grand nombre de fonctions très bien conçues. De plus, l'assistance et les formations de Projektron sont excellentes.
