Fiable et indispensable
Témoignage d'utilisateur de l'IQTIG (Institut pour l'assurance qualité et la transparence dans le domaine de la santé)
Projektron BCS est pour nous un outil de gestion fiable et indispensable pour gérer efficacement nos projets et utiliser nos ressources de manière judicieuse et ciblée. Le système de licence mis à disposition par BCS permet d'attribuer des droits différents aux collaborateurs et de donner ainsi un accès à tous, sans que chacun puisse tout modifier ou voir.
IQTIG - L'institution pour la qualité des soins de santé
L'Institut pour l'assurance qualité et la transparence dans le domaine de la santé - en abrégé IQTIG - est l'institut central chargé de l'assurance qualité légale dans le domaine de la santé en Allemagne, conformément à l'article 137a, paragraphe 1 du Code social allemand (SGB V). Nous sommes indépendants sur le plan scientifique et technique et travaillons en particulier avec le Comité fédéral commun (G-BA), mais aussi avec le ministère fédéral de la Santé (BMG) en apportant notre expertise dans les tâches les plus diverses de l'assurance qualité dans les soins médicaux. En tant que fondation d'utilité publique, nous apportons une contribution importante à l'amélioration des soins de santé pour les patients.
Notre équipe d'un peu plus de 200 personnes couvre un large éventail d'expertise afin de conseiller au mieux le G-BA et le BMG et de mettre en œuvre les procédures conformément aux directives et aux missions du G-BA. Nous développons initialement des procédures d'assurance qualité et les perfectionnons également en permanence. Pour ce faire, nous suivons les "bases méthodologiques" de l'IQTIG et appliquons différentes méthodes et techniques biométriques lors de l'élaboration des rapports de résultats.
Pour la mise en œuvre des procédures d'assurance qualité, nous développons des spécifications pour les fournisseurs de logiciels et d'autres organismes dans le flux de données. La chaîne de production, depuis l'élaboration des spécifications jusqu'au calcul et à la publication des résultats, en passant par la réception et la préparation des données, est numérisée dans une large mesure grâce à des logiciels développés au sein de l'IQTIG.
Projektron BCS a accompagné l'IQTIG dès le début
L'IQTIG a été créé en 2015 et a dû assumer toutes les tâches légales de l'assurance qualité externe en l'espace d'un an. Cela a nécessité une planification intensive du projet dès le début. Nous avons dû planifier la mise en place technique des systèmes pour la mise en œuvre des procédures d'assurance qualité existantes de différentes directives du G-BA, tout en assurant le fonctionnement courant avec le soutien de tiers. En outre, il a fallu piloter la création et le développement de procédures d'assurance qualité. Ces multiples tâches ont été et sont toujours organisées en projets. Certains d'entre eux nécessitent une planification et une collaboration interdépartementales. Nous menons en moyenne 130 projets en parallèle.
Les mandats de notre principal donneur d'ordre, le G-BA, et le lancement de nouvelles procédures d'assurance qualité, dont la mise en œuvre prend généralement plusieurs années, dépendent des délibérations d'organes externes et ne peuvent donc pas toujours être planifiés avec précision en termes de temps et, souvent, de charge de travail. De plus, il faut planifier et rendre compte de projets internes qui dépendent en partie des mandats ou qui sont exécutés de manière totalement indépendante.
Nous étions donc à la recherche d'un outil de gestion multiprojets avec un mode multiutilisateur. Il devait permettre de visualiser d'un seul coup d'œil tous les projets de l'IQTIG, mais aussi uniquement les projets spécifiques à certaines unités organisationnelles. Pour la planification et le suivi des projets, il devait être possible d'établir un lien direct avec la planification du personnel afin de pouvoir faire à tout moment des déclarations sûres sur les disponibilités et la charge de travail des collaboratrices et collaborateurs. Par exemple, si des missions et des tâches doivent être modifiées ou commentées, les responsables de projet devraient pouvoir procéder à des ajustements en même temps que notre gestion de projet centrale dans un projet.
L'un de nos collaborateurs avait déjà travaillé avec succès avec Projektron BCS et a recommandé l'outil à la direction de l'institut et à la direction commerciale. Les collaborateurs de Projektron sont toujours très à l'écoute et serviables, les collègues du support ont une excellente connaissance du programme. Ils sont toujours prêts à prendre des rendez-vous pour clarifier des questions. Projektron propose des formations avec différents points forts, que tous nos chefs de projet et administrateurs BCS ont suivi. Ces services facilitent la personnalisation du produit et une mise en œuvre rapide. BCS prend en charge toutes ces exigences.
Étant donné que BCS dispose d'un grand nombre de fonctions et que les points de menu sont affichés en fonction du contexte, il est nécessaire d'utiliser l'outil régulièrement pendant la phase d'apprentissage. Si vous ne le faites pas, vous vous demanderez toujours où vous pouvez appeler la fonction dont vous avez besoin ou où se cache la vue combinant les valeurs planifiées et réelles du projet pour une période donnée. Mais si l'on s'accroche, l'étendue des fonctions est vraiment très précieuse.
Chez nous, à l'IQTIG, Projektron BCS est exploité en tant qu'application sur site sur une base de données Postgres. Nous utilisons un environnement de test et un environnement live, ce qui nous permet de tester intensivement les nouvelles versions de BCS sur le système de test avant de les déployer. Nous pouvons recommander cela pour se familiariser avec les fonctionnalités avant le déploiement dans l'entreprise, pour essayer de nouveaux paramètres ou simplement pour pouvoir vérifier le bon fonctionnement des solutions individuelles après une mise à jour.
À l'IQTIG, nous avons commencé par utiliser les fonctionnalités de gestion de projet, la saisie des temps et la gestion des absences (congés, repos compensateur, maladie). Plus tard, nous avons mis en service la gestion des contrats. Ensuite, nous prévoyons d'utiliser BCS pour la gestion des actifs dans le cadre du on-boarding et du off-boarding des collaborateurs. Nous avons également brièvement expérimenté la liaison du système de tickets avec les produits Atlassian et la connexion des fonctions de rappel à MS Exchange, mais cela ne nous a pas semblé utile.
BCS apporte de très nombreuses et très bonnes fonctionnalités, mais tient également compte des souhaits particuliers. Pour nous, il était par exemple important de pouvoir continuer à utiliser les données de la base de données BCS en dehors de BCS. Nos souhaits particuliers ont été réalisés par Projektron sous forme de solutions individuelles et nous aident considérablement à utiliser l'outil de manière optimale pour nos objectifs. Ce rapport d'utilisateur se concentre sur ces fonctions spéciales.
IQTIG Solutions individuelles dans la gestion de projet
Pour nous, il était important de pouvoir enregistrer dans les données de base d'un projet plus d'informations que celles que Projektron BCS met à disposition en standard. Projektron GmbH a donc adapté la gestion des données de base exactement aux besoins de l'IQTIG. Ainsi, nous pouvons désormais y déposer en plus des numéros de supports de coûts, des textes de commande et la date d'une commande ainsi que des informations sur des documents en dehors de BCS et les utiliser pour le contrôle du projet.
Pour l'exportation des informations à partir de BCS vers d'autres systèmes ou documents, un champ supplémentaire a été ajouté, qui nous permet de sélectionner dans le plan de structure des nœuds dans les projets pour une exportation. Cela permet une exportation ciblée d'un aperçu de projet pour une utilisation ultérieure dans MS Excel. Dans ce contexte, nous utilisons également l'affectation des projets aux groupes de produits. Cela nous permet d'évaluer les succès des projets par groupe de projets. Ce dépôt de groupes de projets est une solution individuelle pour l'IQTIG.
Nous utilisons régulièrement la fonction "Remarques du chef de projet" pour rendre compte de l'état des projets, présenter l'avancement ainsi que les risques et les contre-mesures. Spécialement pour l'IQTIG, nous avons obtenu des champs supplémentaires pour enregistrer un statut de feu tricolore spécifique à l'IQTIG et des catégories pour les causes de retards.
Les informations pertinentes pour les rapports (sélection via un code spécial pour l'IQTIG) sont transmises aux supérieurs hiérarchiques, au service commercial et à la direction de l'institut. Projektron a individualisé le format de sortie des rapports pour nos besoins et a ainsi raccourci le détour par les modèles MS Word.
La saisie du temps de travail, la planification des congés et les jours de maladie sont également représentés dans BCS. Cela nous permet de consulter facilement l'utilisation des ressources lors de la planification et de la réalisation des projets, et donc d'identifier rapidement les goulots d'étranglement et de réagir en conséquence. Pour le calcul des salaires, une extension de Projektron a été mise à disposition, grâce à laquelle les jours de maladie peuvent être transmis directement au service externe de calcul des salaires.
Projektron BCS est un outil important pour nous
BCS est pour nous un outil de gestion fiable et indispensable pour gérer efficacement nos projets et utiliser nos ressources de manière judicieuse et ciblée. Dans BCS, nous parvenons à parcourir facilement les étapes de planification en utilisant les assistants. Les collaborateurs qui souhaitent effectuer des tâches plus complexes dans la planification des projets peuvent le faire en appelant directement des masques. Le système de licence mis à disposition par BCS permet de donner des droits différents aux collaboratrices et collaborateurs et donc de donner un accès à tous, sans que tout le monde puisse tout modifier ou voir.
Nous utilisons BCS pour standardiser notre reporting interne, mais aussi pour extraire des données pour des personnes externes et les préparer ensuite en dehors de BCS. Cela nous permet d'accéder rapidement et facilement à des données actualisées et de fournir ainsi à nos clients des aperçus sous la forme dont ils ont besoin.
Le module de gestion des contrats, avec sa fonction de rappel, nous aide à gérer nos contrats et nos licences. Il est possible de définir individuellement si un rappel doit être envoyé et combien de temps avant l'expiration d'une durée. Nous pouvons ainsi utiliser différents intervalles de rappel en fonction du délai nécessaire pour un achat.
Outre les fonctions décrites ci-dessus, BCS offre de nombreuses autres possibilités d'utilisation. Toutes ne nous sont pas utiles pour le moment. Cependant, de nouveaux cas d'utilisation apparaissent régulièrement, dans lesquels BCS peut nous aider, soit avec les solutions standard, soit avec des adaptations individuelles.
