Vue d'ensemble de la gestion multi-projets
Étude de cas de iS2 Intelligent Solutions Services
« Nous vous faisons réussir ! » - Telle est la devise d'Intelligent Solution Services AG. Avec plus de 80 collaborateurs, nous réalisons des projets de tailles et de durées très diverses pour nos clients. Projektron BCS nous aide à garder une vue d'ensemble dans notre travail quotidien de gestion multi-projets.
Intelligent Solution Services AG (ci-après dénommée iS2) a été fondée en 1990 en tant que spécialiste de l'informatique et du matériel informatique avec, au départ, cinq employés. Avec son produit phare, le calculateur financier TI-74S, iS2 est rapidement devenu le leader du marché et a équipé une grande partie des organisations de vente des prestataires de services financiers allemands avec des « livres de tarifs électroniques » et les logiciels correspondants.
Entre-temps, iS2 a grandi et s'est développée. Avec plus de 80 employés, nous sommes partenaires du secteur des services financiers et fournissons des produits et services innovants pour soutenir la distribution. Notre compétence principale réside dans la représentation orientée vers la vente de contenus techniques complexes dans une technique logicielle moderne et orientée vers l'avenir.
Outre notre compétence technique, nos clients apprécient notre savoir-faire interactif dans le domaine des services spécialisés, de l'informatique et de la distribution.
Nous proposons des systèmes standard qui sont adaptés aux besoins concrets de nos clients grâce à des procédures de personnalisation bien rodées et légères. Dans le cadre de projets, nous réalisons également des exigences individuelles.
Notre produit phare le plus récent est « inSign », qui permet d'apposer des signatures électroniques juridiquement sûres sur des terminaux mobiles courants (smartphones, tablettes, ...).
Motivations de la recherche d'un outil de gestion de projets (PM)
Avant d'introduire BCS de manière productive début 2015, nous utilisions les outils logiciels les plus divers pour gérer la multitude de projets en cours chez nous. Outre les tâches classiques de gestion de projet (planifier, structurer, documenter, surveiller, évaluer les risques, etc.), d'autres tâches administratives RH directement liées à notre gestion de projet sont également très importantes pour nous. Il s'agit notamment de ces tâches :
- la saisie des temps de nos collaborateurs
- décompte des frais et des déplacements (y compris la possibilité de les imputer à des projets)
- saisie des kilomètres de nos voitures de service
- Procédure d'approbation des demandes de mission
Pour pouvoir relier toutes ces tâches entre elles, il fallait passer par de nombreuses étapes manuelles, qui demandaient parfois beaucoup de travail et étaient sources d'erreurs, et qui n'assuraient pas non plus la transparence nécessaire.
Début 2014, nous avons donc commencé à chercher un outil de gestion de projets qui nous permettrait de réduire le nombre d'outils logiciels et d'alléger nos processus de travail tout en les rendant plus efficaces.
Pourquoi choisir BCS ?
Lorsque nous avons découvert Projektron BCS, nous nous sommes posé la question passionnante de savoir si toutes nos exigences pouvaient être représentées efficacement par BCS et quel serait le temps nécessaire à la mise en œuvre. Après avoir répondu par l'affirmative à notre question lors d'une phase d'essai de deux mois et avoir été convaincus par les points forts et la richesse fonctionnelle de BCS, nous avons entamé une phase de préparation et de pilotage de six mois, au cours de laquelle nous avons principalement procédé à toutes les configurations et adaptations nécessaires et commencé à optimiser nos processus de travail.
Fonctions utilisées de BCS
À l'exception du système de tickets, de Scrum et de la facturation, nous utilisons presque toutes les fonctionnalités de BCS. Il s'agit en particulier de :
- Gestion de projets (actuellement plus de 200 projets)
- Structure interne de l'entreprise, synchronisée avec LDAP
- Gestion de nos contacts clients externes
- Une multitude d'évaluations et de rapports (générés également par des ordres de rapport)
- Saisie des temps (également avec l'application BCS) pour tous les collaborateurs
- Synchronisation des calendriers de projet, d'équipe et de rendez-vous avec Outlook (via Exchange)
- Saisie des frais (des frais de déplacement et des dépenses).
Spécialement pour nos besoins, nous avons en outre fait implémenter et configurer les extensions fonctionnelles suivantes en collaboration avec l'équipe d'assistance Projektron :
- Un dialogue pour la saisie des kilomètres de nos véhicules de service, y compris la création de rapports.
- Un workflow pour la procédure d'approbation électronique des demandes de mission, y compris le transfert automatique des attributs dans le calcul des frais de déplacement.
Ces deux fonctionnalités supplémentaires nous aident de manière efficace et efficiente à optimiser nos processus de travail et à les alléger. De plus, cela permet d'économiser du papier, car tout peut être géré électroniquement.
BCS en action
Après avoir désactivé certains outils logiciels à la fin de l'année 2014 et les avoir remplacés par BCS (comme un « big bang »), il s'agissait, dans la première phase d'introduction (premier semestre 2015), de garantir un fonctionnement sans faille de l'entreprise. Le plus grand défi a été la désactivation de l'ancien système central de saisie des temps pour tous les collaborateurs, y compris toutes les évaluations et statistiques basées sur ce système pour notre département des finances et du contrôle de gestion. Grâce à des adaptations et à la création de toutes les statistiques et évaluations nécessaires, cette première phase d'introduction s'est déroulée avec succès.
Lors de la deuxième phase d'introduction, il s'agissait principalement d'optimiser de plus en plus l'arborescence du projet et de la rendre plus détaillée. Cette deuxième phase d'introduction a duré jusqu'à la fin de l'année 2015. L'optimisation de l'arborescence de projet est pour nous un processus continu qui ne sera probablement jamais terminé. Entre-temps, nous gérons plus de 200 projets actuels dans l'arborescence de projets BCS, répartis sur cinq niveaux de projet et structurés par groupes, projets et sous-projets ainsi que par activités d'exploitation.
En raison d'une réorganisation interne, l'arborescence de projets BCS a encore été entièrement remaniée au printemps 2016. Lors de ces mesures de transformation, nous avons beaucoup profité de la fonctionnalité d'héritage et de la flexibilité de BCS. Ces activités ont également été menées à bien.
Dans toutes les phases d'introduction, le support Projektron a constitué pour nous un soutien très fiable et important.
Perspectives
Cela fait maintenant exactement un an et demi que nous utilisons BCS et l'expérience est très positive.
BCS est utilisé de manière intensive et actuellement, tous nos chefs de projet ont pour consigne de planifier et de structurer les différents projets dans BCS de manière encore plus précise et détaillée, afin d'améliorer notre planification et notre utilisation des ressources multiprojets grâce à BCS. Cependant, ces efforts sont moins liés à BCS qu'à l'optimisation de nos méthodes de travail internes.
En plus de BCS, nous utilisons un autre outil logiciel très important, Jira, qui nous permet de gérer toutes les nouvelles demandes, les erreurs et les modifications dans nos projets logiciels. Pour le deuxième semestre, nous prévoyons une phase pilote pour la synchronisation entre BCS et Jira. Nous prévoyons également d'utiliser le module de facturation BCS (Faktura) pour automatiser la facturation de nos projets gérés dans BCS.
Conclusion
Grâce à BCS, nous avons réussi à remplacer nos divers outils logiciels par BCS et à alléger et optimiser nos processus de travail ainsi qu'à numériser certaines tâches administratives. Grâce aux bonnes possibilités d'évaluation offertes par BCS, nous sommes en mesure de reconnaître à temps les risques et les déséquilibres et de prendre des mesures en conséquence, ainsi que d'obtenir une transparence sur l'état actuel des différents projets. BCS est donc devenu l'un des outils les plus importants dans notre travail quotidien sur les projets.
