Projektron BCS est une plate-forme de données centrale et une source de renseignements
Étude de cas de la société items GmbH & Co. KG
Outre le travail de projet classique, items soutient ses clients de différentes manières dans leurs activités quotidiennes. Il en résulte de nombreuses exigences supplémentaires pour un outil de planification et de traitement intégrés des commandes des clients. Avec Projektron BCS, nous avons trouvé un système qui couvre de manière optimale l'ensemble de nos exigences.
items - Concevoir l'innovation de manière durable
Fondée en 1999, items est devenue l'une des principales entreprises de services dans le secteur de l'énergie et est un prestataire de services complets pour le secteur de l'approvisionnement et de la mobilité, pour les services municipaux et les communes. items emploie actuellement environ 370 personnes et continue de se développer.
En tant que spécialiste du secteur et moteur de l'innovation, nous proposons des prestations d'infrastructure informatique, de conseil et de services de processus, en mettant l'accent sur les plateformes de coopération, l'intégration IoT des technologies de la ville intelligente, les produits d'intelligence artificielle et la robotique. Nous assurons et augmentons la qualité de vie et la performance dans les villes et les régions grâce à la mise en réseau, la numérisation et l'automatisation.
Il fallait un nouveau système !
En raison de notre large gamme de services, nous n'avions pas seulement besoin d'un logiciel de gestion de projets, mais aussi d'une solution capable de prendre en charge de manière intégrée la planification, la saisie structurée des dépenses et la facturation de nos autres domaines d'activité. Pour cela, nous utilisions depuis la création de l'entreprise un développement interne basé sur Access (comme client) en combinaison avec un serveur MS SQL (comme base de données). Cette application était toutefois très limitée dans ses fonctionnalités et sujette à des erreurs. Elle n'offrait par exemple que des possibilités très rudimentaires pour la planification et l'évaluation des projets, qui n'étaient en outre guère utilisables par les chefs de projet et les collaborateurs, mais plutôt au niveau de l'administration.
Avec l'augmentation du nombre de projets et de participants aux projets - et l'accroissement du savoir-faire méthodologique de tous les participants - nos exigences en matière de gestion (multi)de projet et de contrôle de projet, ainsi que pour la facturation de nos prestations à nos clients, ont augmenté. Enfin, avec un nombre croissant de collaborateurs et de commandes de clients, il est devenu nécessaire de disposer d'un instrument de suivi et de planification des ressources.
Parallèlement à cela, il est devenu évident que notre ancien système n'était pas révisable et qu'il n'était pas possible de garantir un fonctionnement sans faille ni les évolutions nécessaires, car toutes ces tâches étaient assumées par un seul collaborateur. Bref, fin 2009, la limite de la douleur était atteinte - il fallait un nouveau système !
Proceso de selección y decisión a favor de Projektron BCS
Llevamos a cabo un estudio de mercado que nos permitió conocer Projektron BCS.
Como parte del proceso de selección del sistema, Projektron nos proporcionó formación relacionada con la función y una instalación de prueba gratuita en la que pudimos comprobar la viabilidad de los requisitos de nuestro catálogo de requisitos con ayuda.
Criterios como los siguientes fueron decisivos para nosotros en el proceso de selección:
(1) Un ensemble complet de fonctions intégrées avec au moins un composant de saisie des temps, de facturation et de gestion de projet, qui permet également de passer aux sous-processus pertinents à travers tous les processus.
(2) La possibilité de mettre en œuvre un processus de facturation allégé non seulement pour nos projets, mais aussi pour les prestations de service en dehors des projets (prestations à prix forfaitaire dans le cadre de contrats de service et facturation des prestations sur la base des dépenses) vis-à-vis de nos clients.
(3) L'adaptabilité du logiciel, tant au niveau de la présentation visuelle que de l'extension du modèle de données à des champs et fonctions propres au client. Les adaptations doivent également pouvoir être mises en œuvre par des administrateurs internes formés.
(4) Nous avions fait de mauvaises expériences avec un autre logiciel utilisé en ce qui concerne la stabilité des versions des adaptations programmées et configurées. C'est pourquoi la nouvelle solution devrait en tout cas présenter une grande stabilité de version pour les adaptations effectuées et être ouverte à toutes les plateformes et basée sur un navigateur - comme Projektron BCS.
(5) Afin d'être préparés à la croissance de l'entreprise, déjà prévue à l'époque, avec une augmentation du nombre d'utilisateurs, de projets et de services à traiter et de leur facturation, l'évolutivité du nouveau système était très importante pour nous, une condition que BCS remplit très bien.
(6) Dernier point, mais non le moindre, il était impératif, du point de vue de la protection des données, que les vues des différents groupes d'utilisateurs sur les données puissent être configurées et délimitées en fonction des besoins. Là encore, BCS a marqué des points grâce à son attribution granulaire, mais néanmoins claire, des droits d'accès.
Nous avons commencé à utiliser BCS mi-2011, après une phase de plusieurs mois d'installation du système, de préparation des collaborateurs et, pour finir, de reprise des données de l'ancien système. En raison des problèmes que nous avions prévus lors d'un passage progressif au nouveau système dans le cadre de processus en cours, nous avons opté pour un "big bang" : dès le début, nous avons converti la saisie des dépenses de tous les collaborateurs au système BCS, tous les projets, les décomptes, les demandes/approbations de congés n'ont plus fonctionné que dans le nouveau système à partir de ce moment-là.
Malgré quelques difficultés (attendues) dans la phase de démarrage, avec par exemple la nécessité de procéder à des réajustements techniques ou de former à nouveau certains groupes d'utilisateurs, cette décision s'est finalement avérée être la bonne.
Utilisation et développement des fonctionnalités BCS chez items
(A) Planification et réalisation de projets avec BCS
Dans le domaine de la planification et de la mise en œuvre des projets ainsi que de la planification des ressources, nous avons dans l'ensemble peu adapté notre système et nous avons plutôt étendu progressivement son utilisation dans le cadre des normes disponibles.
Nous misons beaucoup sur l'utilisation de modèles qui permettent de mettre en œuvre les directives pour les projets (par exemple les modèles de phase) basées sur les normes GPM. Parallèlement, nous avons mis en place différents profils d'autorisation pour les chefs de projet, qui nous permettent de tenir compte des différentes connaissances et des besoins des utilisateurs.
Nos chefs de projet à plein temps, en particulier, sont formés et coachés en permanence sur la planification et la réalisation assistées par le système de nos grands projets avec BCS. En conséquence, ils bénéficient de l'accès le plus complet aux fonctionnalités de BCS pour la gestion et le suivi des projets, contrairement aux utilisateurs du système qui ne travaillent jamais sur des projets ou qui n'ont pas de responsabilités de gestion. C'est également avec ce groupe de personnes que nous testons les nouvelles fonctionnalités de BCS avant de les mettre éventuellement à la disposition d'autres utilisateurs de l'entreprise.
(B) Planification des ressources
En accompagnement de l'utilisation des fonctions de base de BCS mentionnées ci-dessus, une planification des ressources à plusieurs niveaux a été progressivement mise en place pour les responsables du personnel :
La base de ce système est la saisie généralisée de toutes les heures (y compris les heures internes non facturables) et la documentation complète de toutes les absences. La demande et l'approbation du repos compensateur et des congés ont lieu dans BCS, les autres temps d'absence sont chargés à partir de SAP HCM, qui est chez nous le système leader pour la gestion du personnel.
La planification des ressources a dû tenir compte d'un défi spécifique à notre entreprise, à savoir la coexistence d'activités de projet planifiées et de demandes ad hoc non planifiables de la part des clients (assistance spécialisée et technique dans les activités quotidiennes). Nous représentons ces activités par année civile, sur la base de valeurs empiriques antérieures, dans une structure de type projet qui est gérée par les responsables des ressources humaines et prise en compte dans les prévisions de charge de travail des collaborateurs.
Par ailleurs, la "pré-planification" sommaire (également en termes de personnel) des projets probables à moyen terme joue un rôle important. Elle se fait en collaboration entre nos commerciaux et les chefs de projet prévus. Ces "projets prévisionnels" sont affinés au fil du temps, jusqu'à ce qu'ils débouchent éventuellement sur des offres et, dans le meilleur des cas, sur une commande et une réalisation. Les collaborateurs de ces projets potentiels sont également planifiés (le cas échéant, en tant que remplaçants). Cette procédure permet d'éviter de manière proactive les pénuries de personnel et d'actualiser en permanence les bases permettant de disposer ou de recruter du personnel en temps voulu.
Introduction de la création d'offres avec BCS fin 2020
Pendant longtemps, la mise en œuvre cohérente de la planification des projets et du personnel a été considérablement perturbée par le fait que l'établissement des offres n'avait pas lieu dans BCS, mais dans un autre système mis en place avant BCS, qui n'a toutefois jamais été relié à ce dernier. De ce fait, il arrivait souvent que des projets non préplanifiés soient proposés, parfois directement par les équipes spécialisées, sans que les responsables commerciaux soient impliqués. Au moment de la commande, ils devaient être saisis manuellement dans BCS pour pouvoir être exécutés, comptabilisés et facturés.
C'est donc par un heureux hasard que le système externe a dû être remplacé pour des raisons techniques et que nous avons pu convaincre nos collègues commerciaux d'utiliser le module d'offres BCS lors du choix de la solution de remplacement.
Dans le cadre de la mise en place de BCS pour la nouvelle tâche de l'établissement des offres, nous avons redéfini les processus de la planification du projet à la commande et sommes "productifs" depuis décembre 2020.
Cette étape a constitué une véritable percée, car elle nous a permis de remédier à plusieurs déséquilibres :
(1) Nous appliquons désormais strictement le principe "pas d'offre sans planification préalable" dans BCS. Ce principe doit être respecté, car les offres ne peuvent et ne doivent être créées qu'à partir de projets préplanifiés. C'est pourquoi il n'y a plus aujourd'hui de saisie manuelle ultérieure de projets après l'arrivée d'une commande, les efforts supplémentaires nécessaires à cet effet et les erreurs qui en découlent sont évités.
(2) Les commerciaux peuvent enfin assumer la responsabilité commerciale des offres qui leur a toujours été dévolue, car ce sont eux qui "font les prix", envoient les offres, acceptent les commandes, les vérifient et les mandatent dans BCS. Ils sont ainsi toujours informés des offres faites aux clients et de leur statut, rien ne leur échappe.
(3) Toutes les offres aux clients sont désormais conformes aux normes de notre entreprise, grâce au formatage automatique et à l'ajout de textes standard (y compris ceux spécifiques aux clients) dans le rapport d'offre BCS utilisé.
(4) Lors de la commande, les positions vérifiées par les responsables des ventes se voient attribuer une valeur de commande par le système (et non plus manuellement comme auparavant), ce qui crée une base très fiable pour la facturation ultérieure. De même, l'équipe commerciale bénéficie d'une transparence sans précédent sur l'état et l'historique des commandes, les versions des offres, etc.
(5) Dernier point, mais non des moindres : les lacunes qui existaient auparavant en matière de planification des ressources humaines pour les projets à venir (car déjà proposés) sont comblées, car lors de la planification préalable de l'établissement de l'offre, les périodes de mise en œuvre et les collaborateurs engagés (au moins leurs remplaçants) sont déjà planifiés.
Certes, il faut encore et toujours s'exercer aux étapes du processus, former en permanence les personnes impliquées, qui changent naturellement de temps en temps, et surveiller en permanence la gestion des délais dans les projets planifiés et en cours, mais nous sommes ainsi sur la bonne voie.
Représentation des spécificités de la saisie des prestations et de la facturation
Pour la facturation avec BCS, nous avons mis en œuvre depuis le début, en raison d'exigences individuelles, de nombreuses adaptations et extensions dans le système avec le soutien de Projektron, qui ont été en partie intégrées dans le standard BCS.
Comme nous pratiquons une gestion des services informatiques strictement organisée selon ITIL pour nos prestations de support en dehors des projets, nous utilisons depuis de nombreuses années un système de tickets externe dans lequel sont représentés les accords de niveau de service individuels des clients, basés sur des contrats, et dans lequel sont enregistrés les processus prescrits. Les prestations commandées via le système de tickets externe sont également facturées avec Projektron BCS.
Ce système de tickets a été relié par Projektron GmbH à Projektron BCS de manière à ce que les informations nécessaires de la commande de tickets soient importées à un rythme rapproché et y soient disponibles pour la saisie des dépenses.
Pour que nos collaborateurs puissent effectuer très facilement la saisie des dépenses liées aux tickets, un nouveau masque de comptabilisation spécial a été créé dans BCS, dans lequel la tâche à comptabiliser est déterminée de manière autonome sur la base d'une logique enregistrée, à l'aide du numéro de ticket saisi. Les employés n'ont donc plus besoin de chercher les tâches de comptabilisation.
En plus des heures de travail et des prestations en nature telles que les licences, les produits logiciels et le matériel informatique, les ressources utilisées par les clients dans les centres de calcul d'items GmbH (par ex. espace de stockage, bases de données, comptes d'utilisateur, etc. Les informations sur de telles valeurs mesurées sont automatiquement chargées dans BCS via une interface et y sont prises en compte lors de la facturation.
La facturation de ces projets peut être mise en œuvre via BCS de manière centralisée et claire avec un minimum d'effort. De plus, BCS offre une multitude de possibilités pour facturer d'autres prestations issues de contrats de service (ponctuels, cycliques, à échéance générale) qui sont fournies aux clients en dehors des projets.
Les prestations facturées dans BCS sont ensuite transférées dans SAP par le biais d'une interface et y sont intégrées en tant qu'élément essentiel du chiffre d'affaires dans un calcul des centres de profit basé sur l'organisation ainsi que dans un calcul des supports de coûts.
Conclusion : optimisations et nouveaux champs d'application
Même après de nombreuses années, nous n'avons pas encore épuisé les nombreuses autres fonctions du système et nous découvrons en permanence des optimisations potentielles ou de nouveaux domaines d'utilisation, notamment grâce à notre participation à des formations Projektron, à des présentations de versions et à des conférences d'utilisateurs. Par exemple, nous utilisons peu les outils proposés par BCS pour la réalisation de projets et nous allons les développer à l'avenir. Il est également possible d'aller plus loin dans la planification du personnel et des interventions. Nous restons dans le coup !
L'utilisation du module BPMN de BCS pour l'automatisation des flux de travail est un trésor encore largement inexploité chez nous, un sujet sur lequel nous nous pencherons davantage à l'avenir.
En ce qui concerne les fonctions du système actuellement utilisées, nous pouvons dire que Projektron BCS a fait ses preuves au cours des 13 années d'utilisation chez nous en tant que :
(1) solution stable pour la représentation et le suivi des processus centraux de l'entreprise, par exemple les offres, les processus de facturation, la réalisation de projets, la planification du personnel.
(2) Plateforme de données centrale à partir de laquelle les processus traités directement avec BCS sont alimentés, par exemple la facturation, le reporting de projet). D'autre part, les données sont transférées de BCS vers des systèmes spécialisés pour y être traitées, par exemple des systèmes SAP pour la gestion des ressources humaines et le contrôle de gestion.
(3) Source d'information importante et fiable pour tous les thèmes représentés dans BCS - pour la direction, les commerciaux, le bureau de gestion de projet, les chefs de projet, les responsables des ressources humaines, les collaborateurs.
