La solution tout-en-un adaptée à tous les usages – cherché et trouvé
Temoinage dutilisateur kanalprofi
La société kanalprofi GmbH propose à ses clients des services complets autour du canal. La part individuelle des quelque 1 300 projets annuels n'a cessé d'augmenter et a finalement donné l'impulsion nécessaire à la recherche d'un logiciel professionnel de gestion de projet. Avec Projektron BCS, kanalprofi GmbH a trouvé la solution adaptée à ses projets tout en unifiant d'autres domaines.
La société kanalprofi GmbH est active depuis 1999 dans le domaine de l'inspection, du nettoyage et du contrôle d'étanchéité des canalisations. Au fil des années, d'autres prestations sont venues s'ajouter afin de compléter le portefeuille de nos clients. Ainsi, nous proposons actuellement en plus le nettoyage de réseaux de canalisations ramifiés ainsi que leur mesure et l'assainissement de canalisations en construction fermée. Actuellement, avec 80 collaborateurs et un nombre de colonnes de 18 véhicules d'inspection, 5 véhicules d'assainissement et 4 véhicules de nettoyage, nous sommes une société relativement importante dans notre secteur. Entre-temps, nous avons séparé nos équipes d'assainissement en une société indépendante, la kp-kanalsanierung GmbH.
Nos clients sont principalement des clients publics, des entreprises industrielles et des bureaux d'ingénieurs. Pour les grands projets, nous coopérons également avec d'autres entreprises de notre secteur.
La recherche d'un outil de gestion de projet
En tant qu'entreprise de services, nous mesurons toujours dans quelle mesure nous pouvons répondre aux besoins de nos clients. Depuis quelque temps, une tendance s'est dessinée à cet égard, à laquelle nous avons dû réagir très rapidement : Dans presque tous les projets des clients, il y avait des parts individuelles de plus en plus importantes. Avec nos anciens outils, qui se composaient en grande partie de listes et de tableaux issus de l'histoire, nous ne pouvions plus répondre à cette évolution.
Notre volonté de prendre en compte ces particularités individuelles, notamment en ce qui concerne le travail en équipe, nous a donné pour mission de trouver un logiciel qui réponde à nos exigences et à celles de nos clients. Des exigences telles que l'adaptabilité, un budget réaliste, un temps de mise en œuvre raisonnable et la possibilité de fonctionner sur le plus grand nombre possible de terminaux n'étaient que la partie visible de l'iceberg. De plus, le logiciel recherché devait aider à traiter les quelque 1300 petits projets annuels grâce à des modèles, des workflows et des processus automatisés. Ainsi, les affaires courantes devaient être gérées de la manière la plus ordonnée possible et être mieux planifiées.
Comme nous n'utilisions jusqu'alors aucun logiciel dans le domaine de la planification de projets, nous voulions profiter de l'occasion pour uniformiser d'autres domaines du point de vue logiciel en prenant la décision correspondante. Comme nous savons par expérience qu'une solution isolée supplémentaire n'est pas viable, nous avons décidé d'harmoniser autant de domaines que possible et de les couvrir avec le nouveau produit. En effet, nous avions l'intention de rénover et d'équiper d'une solution logicielle unique, en plus du nouveau département, les domaines de l'établissement des offres, de la gestion de la relation client, de la facturation, de la gestion des documents et du contrôle de gestion.
Pourquoi choisir Projektron BCS
Après avoir passé en revue divers logiciels, nous avons fait un choix plus restreint en fonction des offres demandées. Un salon professionnel dans notre région nous a donné l'occasion de voir un grand nombre de ces logiciels en action. Nous nous sommes notamment rendus au stand de Projektron GmbH pour nous informer sur le système demandé et en faire la démonstration. Nous avons rapidement compris que nous avions peut-être trouvé la solution idéale. Nous avons été particulièrement séduits par le modèle de licence et les coûts, qui ne semblaient pas utopiques pour notre taille, de l'introduction et de la poursuite du programme à l'avenir.
Après avoir eu une impression tout à fait positive lors du salon, notamment grâce à la présentation du collaborateur sur place, cette impression a été confirmée lors d'un rendez-vous convenu dans nos locaux. Lors d'un bref atelier, nous avons passé en revue les détails et les différentes options de BCS et nous avons pu voir brièvement comment nous pouvions tirer profit de l'utilisation du programme.
La combinaison de ces raisons a fait que nous avons décidé d'utiliser BCS.
BCS en action
L'introduction de BCS a été réalisée par un collaborateur de la société Projektron qui nous était déjà familier. Lors d'un atelier d'introduction de deux jours, le collaborateur a installé et configuré le programme selon nos souhaits. Plusieurs autres rendez-vous, destinés à la personnalisation, ont complété la phase d'introduction. Nous avons très vite réussi à nous familiariser avec les fonctions principales du logiciel. D'autres fonctions, comme la facturation, devaient être mises en œuvre dans des phases ultérieures.
Depuis 2011, nous travaillons de manière productive avec BCS. Aujourd'hui, nos dix employés de bureau travaillent tous avec le logiciel. Grâce à l'introduction de BCS, nous travaillons ensemble sur nos projets dans les fonctions les plus diverses.
Conclusion
La décision prise en 2011 de coordonner nos projets à l'aide d'un logiciel professionnel de gestion de projets et de les préparer en conséquence était la seule bonne décision. C'était le seul moyen de faire face à l'augmentation constante de la complexité et du nombre de projets individuels. On ne peut pas imaginer comment nous aurions pu faire face à ce changement sans BCS.
Actuellement, nous continuons à développer la fonction de traitement des projets, qui est cruciale pour nous, en automatisant davantage la préparation des projets. La mise en œuvre envisagée de la facturation et du contrôle de gestion qui y est lié est actuellement en pause en raison d'un trop grand nombre d'approches spécifiques à la branche. Pour cela, nous avons encore besoin de nombreuses adaptations dans BCS via un développement individuel.
Nous sommes très satisfaits de l'état actuel du logiciel et de son utilisation actuelle. L'étape suivante consistera à intégrer nos équipes de travail et à installer le logiciel directement sur nos véhicules sous forme de tablettes.
