Le système s'adapte à l'entreprise
Temoinage dutilisateur de KCW
KCW est spécialisé dans les services de conseil en matière de transports publics. Lorsqu'elle a commencé à utiliser Projektron BCS, KCW a tenu à ce que le système s'adapte aux processus de l'entreprise, et non l'inverse.
KCW est l'un des principaux cabinets de conseil en stratégie et en gestion dans le domaine des transports publics routiers et ferroviaires en Allemagne.
Nous sommes indépendants et conseillons exclusivement les pouvoirs publics. Nous comptons notamment parmi nos clients des communes, des associations de transport et des ministères en Allemagne et en Europe. Nous les aidons à renforcer le réseau écologique et à faire avancer le tournant en matière de transports. Pour ce faire, notre approche est interdisciplinaire et englobe tous les aspects organisationnels, de planification, financiers et juridiques.
Nous travaillons en Allemagne, mais aussi dans de nombreux autres pays européens. Nous soutenons nos clients sur le plan stratégique et opérationnel. Par exemple, nous sommes actifs dans les procédures d'adjudication, nous développons des modèles d'avenir pour la gestion des transports publics ou nous élaborons des concepts tarifaires et de financement pour les véhicules et l'infrastructure publique.
Exigences complexes pour Projektron BCS
KCW a connu une forte croissance depuis 2003, l'année officielle de sa création. Actuellement, 74 collaborateurs et collaboratrices travaillent pour nous. Nous disposons en outre d'un réseau actif qui nous permet de couvrir la complexité et la diversité des projets dans toute la gamme des conseils. Nos missions de conseil varient fortement : outre les missions à court terme, nous avons des projets d'une durée d'un an ou plus. Les équipes sont formées en fonction de la mission, les rendez-vous sur place et les heures de bureau alternent.
Cela implique des défis particuliers pour notre planification de projet ainsi que pour la saisie des temps de travail et des dépenses. Un logiciel de gestion de projet doit être capable d'en tenir compte pour nous aider dans notre travail. Projektron BCS semblait pouvoir le faire. C'est pourquoi nous avons décidé de l'utiliser en 2007. Compte tenu de la richesse des possibilités offertes par BCS, nous avons progressivement intégré le système dans nos processus. Nous avons commencé par la saisie des temps et la représentation de base des projets dans le système, afin de rendre le travail plus clair.
Nous avons également fait adapter BCS à nos processus existants afin de faciliter la prise en main par nos collaborateurs. Une demi-journée d'explication en petits groupes, plus une aide ultérieure en cas de problèmes, s'est généralement avérée suffisante.
Projektron BCS rend le travail plus efficace
Cela fait maintenant quinze ans que nous travaillons avec Projektron BCS et nous ne regrettons pas notre décision. Nous utilisons désormais le système pour de nombreux autres processus de travail, notamment pour notre contrôle de projet, pour la documentation de nos dépenses vis-à-vis des clients, pour notre saisie des temps et pour les clôtures comptables mensuelles, pour la gestion des jours de congé et des heures supplémentaires de nos collaborateurs ainsi que pour notre gestion des contacts. Nous voulons également nous attaquer au système de tickets en 2023.
Ce que nous apprécions le plus dans Projektron BCS, c'est que le logiciel a rendu notre travail plus efficace dans de nombreux domaines. Par exemple, les données de projet sont gérées de manière centralisée dans BCS et ne sont plus collectées en parallèle à plusieurs endroits. Ainsi, tous les participants au projet sont automatiquement au même niveau d'information et les projets peuvent être évalués à moindre coût une fois terminés.
La gestion flexible des droits veille à ce que les modifications ne puissent être effectuées que par les personnes responsables du domaine concerné.
La communication avec le service d'assistance de Projektron GmbH est très efficace et simple grâce au système de tickets de l'entreprise. Nous avons également apprécié la flexibilité de Projektron : Projektron est ouvert aux adaptations que nous avons suggérées et les met généralement en œuvre rapidement.
Fazit
KCW grandit et nos domaines de conseil changent et s'étendent constamment. Nous sommes convaincus que Projektron BCS sera toujours en mesure de s'adapter aux défis à venir. Tout comme KCW.
