BCS est notre système ERP

Nous utilisons Projektron BCS depuis 2007 déjà. À l'époque, nous étions à la recherche d'un logiciel pour professionnaliser notre gestion de projet. Nous avons choisi Projektron BCS parmi un large éventail de logiciels. Outre le modèle prix-performance convaincant, la proximité immédiate du siège de l'entreprise avec le nôtre à Berlin et le "lien direct" qui en résulte ont été décisifs. Au fil des années, cette proximité géographique nous a permis de nouer des liens étroits avec Projektron, dont les deux entreprises profitent encore aujourd'hui.

Nous avons commencé à utiliser Project avec une simple gestion de projet. Le cercle des utilisateurs était d'abord limité à quelques personnes responsables de projets. L'introduction du système de tickets a constitué une étape importante dans l'histoire de notre utilisation : à partir de ce moment-là, presque tous les collaborateurs ont travaillé avec BCS et presque tous les processus ont été transférés dans le système. Les temps pouvaient être comptabilisés sur des tickets. Nous avons aussi rapidement commencé à générer nos factures dans BCS, y compris les heures réservées et d'autres informations importantes pour la facturation, et à les envoyer à partir de BCS.

Au fil des années, nous avons ainsi ajouté successivement tous les modules que BCS peut offrir, y compris le CRM, le portail de support externe pour nos clients et, plus récemment, les notes de frais et la gestion des candidats. Nous avons participé activement au développement et à l'amélioration des fonctionnalités de nombreuses fonctions que BCS propose aujourd'hui, ou nous avons fait part de nos suggestions.

Depuis longtemps, BCS est pour nous l'outil central qui nous permet de reproduire presque tous les processus de notre entreprise - à l'exception du décompte du personnel, que nous gérons encore via un système externe. BCS a remplacé chez nous, entre autres, SAP Business One comme logiciel de gestion d'entreprise et OTRS comme système de ticketing. Grâce à BCS, nous n'avons même pas eu besoin d'acquérir un logiciel CRM. Nous avons rapidement profité de la décision de réduire la quantité d'outils différents et donc d'interfaces diverses et avons finalement décidé que BCS serait notre système ERP.

Nous savions que nous pouvions reproduire tous les processus de notre entreprise dans BCS. Chacun de nos collaborateurs utilise BCS quotidiennement dès son premier jour de travail, tout notre support client repose sur le système de tickets dans BCS. Pour l'organisation interne du travail, outre le système de tickets, la planification des interventions et des ressources est devenue indispensable.

Nous avons encore beaucoup d'idées que nous aimerions mettre en œuvre dans le gestionnaire de processus BPMN de Projektron BCS. Comme nous sommes en train de développer et d'améliorer notre ISMS, nous souhaitons intégrer dans BCS le plus grand nombre possible de nos processus, que nous représentons jusqu'à présent par des tickets, des modèles, des listes de contrôle et des workflows. Voici quelques cas d'utilisation que nous allons mettre en œuvre prochainement :

• Concept d'accès/demande d'autorisation avec workflow de validation à plusieurs niveaux : nous souhaitons enregistrer différents environnements système et propriétaires de systèmes, qui seront ensuite informés de manière automatisée dès qu'ils devront valider une autorisation dans le système. L'ensemble du processus est documenté de manière automatisée dans un ticket et déclenche, le cas échéant, un ou plusieurs autres workflows - avec des instructions de travail concrètes pour les personnes qui les exécutent.
• Développement sécurisé dans SAP : outre les spécifications, nous avons créé d'autres champs pour la documentation technique des tickets, dans lesquels nous déposons des informations supplémentaires, par exemple une liste des objets de développement saisis et les conséquences possibles sur la sécurité. Nous souhaitons maintenant remplir ces champs de manière automatisée à partir de SAP via une interface. Chaque fois qu'un nouvel engagement est créé à partir de SAP, les modifications apportées aux objets de développement sont automatiquement notées et documentées dans les champs prévus à cet effet dans le ticket BCS correspondant. Les personnes compétentes dans le domaine reçoivent ensuiteautomatiquement une notification et un modèle correspondant pour la vérification et l'acceptation.
• Création d'un nouvel utilisateur (par exemple dans le processus d'onboarding) : La demande de création d'un utilisateur est actuellement enregistrée dans notre système de workflow. Une fois que tout le monde a approuvé, la demande devient un ticket. Jusqu'à présent, ce ticket était à nouveau accompagné manuellement d'un modèle avec les workflows et les listes de contrôle correspondants pour les départements responsables de l'installation. Nous allons revoir l'ensemble de notre processus d'intégration et le développer avec le module BPMN de BCS. Cela inclut la documentation sur les droits attribués, les droits d'accès aux systèmes de fichiers, les noms de systèmes configurés, jusqu'à la création automatique d'utilisateurs.

Même après 15 ans, nous ne sommes pas encore en mesure d'exploiter pleinement les fonctions de gestion de projet de BCS, mais nous découvrons sans cesse de nouveaux domaines et de nouvelles possibilités du logiciel. Nous profitons également des formations proposées par Projektron GmbH pour mettre à jour nos connaissances sur les nouvelles fonctions et leurs possibilités d'utilisation.

Projektron BCS a fait ses preuves au fil des années en tant que bonne solution globale pour représenter tous les processus de notre entreprise. C'est avec plaisir que nous présentons les possibilités du logiciel et notre méthode de travail avec BCS à des personnes intéressées, des partenaires commerciaux ou d'autres entreprises au sein du groupe DATAGROUP.