BCS - de l'offre à la facturation
Témoignage d'utilisateur de MicroNova AG
MicroNova a besoin de plus qu'un logiciel de gestion de projet ; il faut plutôt un "logiciel de coordination commerciale" complet permettant de reproduire les processus d'entreprise importants en rapport avec la gestion de projet. Celui qui ne cherche pas seulement un outil de gestion de projet performant, mais une solution intégrée pour les départements de l'entreprise et les cas d'application les plus divers, est vraiment très bien servi par Projektron BCS. La vision globale dans les processus et solutions de l'entreprise est louable, cela permet d'éviter les solutions isolées. Cet aspect positif est complété par un haut niveau de personnalisation.
Compétence technique depuis 1987 : MicroNova
MicroNova est active depuis 1987 en tant que société de logiciels et de systèmes et propose des produits, des solutions et des services dans trois domaines d'activité : Testing de systèmes électroniques, gestion de réseaux de téléphonie mobile & de communication ainsi que la distribution de solutions informatiques et de gestion de projets.
400 expertes et experts travaillent avec compétence et passion dans le domaine de la technologie au siège principal à Vierkirchen près de Munich ainsi que sur huit autres sites en Allemagne et en République tchèque. De nombreux clients comme Audi, BMW, Continental, Telefónica Germany, Vodafone Deutschland ou Volkswagen font confiance au savoir-faire de MicroNova.
Représenter la complexité en toute simplicité
Le paysage des projets chez MicroNova comprend aussi bien des projets internes que des projets clients. En interne, des projets de développement pour nos logiciels, notre propre numérisation ainsi que des processus informatiques sont saisis et gérés. Dans le domaine des clients, MicroNova mise sur Projektron BCS pour les projets de service et de conseil, les projets de logiciels, les projets de numérisation, les projets de formation et les projets de matériel.
Les projets mentionnés sont réalisés et gérés par l'ensemble du groupe d'entreprises - composé de MicroNova AG, ks.MicroNova GmbH et cz.MicroNova s.r.o. - sur jusqu'à neuf sites, dépassant les frontières nationales et fédérales et se déroulant dans différentes devises.
Nous avons besoin d'un logiciel de gestion de projet qui nous permette de représenter facilement la grande complexité de nos projets. Le mélange de structures réparties, en partie internationales, de cas d'application très hétérogènes et d'exigences très individuelles des clients est très exigeant. Avec Projektron BCS, notre équipe s'acquitte de cette tâche avec succès jour après jour. La qualité, les coûts et le respect des délais correspondent à nos attentes et à celles de nos clients.
MicroNova a cependant besoin de plus qu'un logiciel de gestion de projet ; il lui faut plutôt un "logiciel de coordination commerciale" complet qui lui permette de reproduire les principaux processus d'entreprise liés à la gestion de projet. Chez MicroNova, cela inclut :
- Création d'offres
- Gestion des contacts
- Gestion du personnel
- Contrôle de gestion & contrôle de projet
- Facturation
- Gestion des frais
- Gestion des congés
- Saisie des temps
- Décompte interentreprises
- Gestion des documents
- Assurance qualité
Avec Projektron BCS, nous avons trouvé cette solution.
Peuvent tout reproduire dans BCS
MicroNova utilise Projektron BCS depuis 2010. L'outil a donc accompagné et soutenu l'entreprise pendant sa croissance, passant d'une centaine de collaborateurs à 400 aujourd'hui. Cette croissance s'est accompagnée d'une augmentation des projets innovants.
En 2018, MicroNova a décidé d'accélérer fortement la numérisation de ses processus internes. Dans le cadre de ce projet, Projektron BCS a également fait l'objet d'une réévaluation. Jusqu'alors, MicroNova avait utilisé Projektron BCS pour la gestion de projet, en partie pour le contrôle de projet ainsi que pour la gestion des congés et la facturation.
Lors d'un atelier très bien organisé, au cours duquel des présentations de produits ont eu lieu, nous avons analysé la poursuite de l'utilisation de BCS avec Projektron et les parties prenantes internes des services commerciaux, de la gestion des commandes, de la comptabilité, du contrôle de gestion ainsi que des services opérationnels spécialisés. Nous avons ensuite mis en œuvre le projet avec Projektron BCS, du devis à la facturation.
Résultat : nous n'avons pas eu besoin d'acquérir un nouvel outil pour l'établissement des offres, la gestion des contacts, le contrôle de gestion, le contrôle des projets et la gestion des frais, mais nous avons pu reproduire tout cela avec Projektron BCS.
BCS en action de l'offre à la facture
Depuis 2018, MicroNova n'a cessé de faire progresser l'utilisation de BCS. Le nom interne du projet, "BCS - de l'offre à la facturation", montre bien l'orientation de BCS dans notre entreprise. Le point central est toujours le même : utiliser les fonctions de la gestion de projet classique - ainsi que simplifier le travail quotidien dans le domaine des projets. A cela s'ajoutent les fonctions déjà mentionnées.
Tous les clients de MicroNova sont intégrés dans BCS, ce qui en fait l'outil CRM principal de l'entreprise et permet un lien direct avec toutes les opérations liées. Par conséquent, le module de devis est utilisé dans tous les domaines pour uniformiser la création des devis, y compris un point d'accès central, ce qui facilite également leur suivi et leur contrôle. Pour les phases de planification et d'exécution des projets, un grand nombre des vues de planification proposées sont utilisées.
BCS soutient également MicroNova dans les processus liés à la gestion de la qualité et de la sécurité de l'information. Dans le premier domaine cité, l'entreprise utilise BCS pour déterminer des indicateurs de qualité grâce à l'utilisation de données brutes. Il s'agit entre autres du respect des directives de processus, des budgets et des délais ainsi que de la mesure de la satisfaction des clients, tout comme l'obtention de Quality Gates définis.
En matière de sécurité de l'information, BCS apporte son soutien en permettant d'attribuer des attributs supplémentaires aux projets. Nous pouvons par exemple classer les projets en fonction de leur besoin de protection ou marquer s'il s'agit d'un projet avec protection de prototype. Sur la base de ces marquages, nous pouvons déduire et initier d'autres étapes du processus.
Pour MicroNova, la flexibilité et les possibilités d'utilisation étendues de BCS se traduisent notamment par deux fonctions essentielles pour l'entreprise :
Grâce à un tableau de bord central, Projektron a créé un outil qui permet de gérer avec succès la grande complexité des contrats-cadres. Ce tableau de bord contient des informations sur tous les documents de commande pertinents - offres, commandes, confirmations de commande et factures - qui sont liés au contrat-cadre en question.
Grâce à la présentation et à la totalisation des indicateurs pertinents, tels que le budget restant ou les offres en cours, il est possible de contrôler les contrats-cadres en un seul clic. Cela aide également à préparer les négociations avec les clients. Surtout, les classeurs Excel, toujours sujets aux erreurs, deviennent obsolètes.
En outre, l'utilisation de Projektron BCS permet à MicroNova de générer des bons de livraison directement dans le cadre de la facturation. Cela évite une autre liste Excel, à savoir celle pour l'attribution du numéro de bon de livraison, ainsi qu'un modèle Word pour les bons de livraison.
MicroNova utilise également BCS pour la facturation proprement dite, car, en combinaison avec l'exportation DATEV, il est possible de réaliser d'énormes économies de temps. Non seulement les factures sortantes sont traitées pour les clients, mais aussi les "factures interentreprises" au sein du groupe.
Conclusion : un partenaire fiable
Celui qui ne cherche pas seulement un outil de gestion de projet performant, mais une solution intégrée pour les départements de l'entreprise et les cas d'application les plus divers, est vraiment entre de bonnes mains avec Projektron BCS. L'approche globale dans les processus et solutions d'entreprise est louable, car elle permet d'éviter les solutions isolées. Cet aspect positif est complété par un haut niveau de possibilités d'adaptation.
La solution nous a toujours aidés à représenter et à soutenir avec succès la croissance de notre entreprise, c'est pourquoi nous allons continuer sur cette voie. Projektron BCS s'est révélé être un partenaire fiable.
