Gain de temps grâce à l'interface
Témoignage d'utilisateur de molpe Softwareentwicklungs GmbH
Le logiciel Projektron BCS couvrait tous les points que nous souhaitions. Même si nous n'utilisons pour l'instant qu'une petite partie des fonctionnalités, nous sommes très heureux d'avoir découvert Projektron BCS et nous ne pourrions plus nous en passer dans notre travail quotidien.
molpe – Des logiciels fabriqués dans le Ländle !
Depuis sa création en 1995, molpe Softwareentwicklungs GmbH est spécialisée dans le développement de solutions logicielles pour le secteur de la santé. Le fondateur et directeur de l'entreprise est Ulf Ehninger.
Les points forts de notre premier grand projet "Logiciel pour l'assurance qualité dans le domaine de la transplantation de moelle osseuse" étaient la documentation des thérapies, le contrôle des thérapies et l'assurance qualité des thérapies effectuées.
Peu après la création de l'entreprise, nous avons commencé à collaborer avec le plus grand fichier de donneurs de cellules souches au monde, avec lequel nous travaillons encore aujourd'hui main dans la main. Notre système d'information de laboratoire (LIMS) est toujours utilisé par l'un des plus grands laboratoires de typage HLA du monde. Ont suivi des solutions logicielles pour la documentation complète du prélèvement de préparations de cellules souches de donneurs allogéniques et autologues ainsi que pour le domaine de fabrication validé. Grâce à notre savoir-faire et à nos produits, nous pouvons ainsi couvrir l'ensemble du processus dans le domaine de la transplantation de moelle osseuse et de cellules souches.
Avec molpe.DONOR, nous proposons également depuis 2023 une solution logicielle pour les petits fichiers de donneurs de cellules souches et de moelle osseuse, afin de faciliter la gestion des donneurs et de donner la possibilité de reproduire des processus importants (p. ex. collecte de fonds, aphérèse) dans un seul système.
La particularité de nos solutions logicielles est leur structure modulaire. C'est pourquoi nous pouvons les adapter aux méthodes de travail et aux flux de travail de nos clients et les combiner sur demande avec d'autres modules et add-ons de molpe, par exemple l'étiquetage, la gestion des appareils, la gestion des matériaux.
Nos produits sont aujourd'hui utilisés dans des laboratoires, des cliniques universitaires, des hôpitaux et des organisations à but non lucratif. Nous sommes fiers de contribuer, avec nos 20 collaborateurs, à donner à plus de 80.000 personnes une chance de "seconde vie" !
Un aperçu pertinent à tout moment
En raison des nombreux projets partiels que nous menons chez nos clients, il est important pour nous d'avoir une vue d'ensemble précise des projets et du temps qu'ils prennent. D'une part, pour mieux planifier nos ressources internes et, d'autre part, pour donner à nos clients, si nécessaire, un feed-back en temps réel sur l'état d'avancement des projets. Comme certains projets se ressemblent beaucoup, nous avons cherché un bon moyen d'estimer grossièrement les nouveaux projets et les projets comparables.
Par le passé, nous utilisions un outil provisoire et parfois confus pour la saisie des temps, qui ne permettait de consulter ces données qu'au prix d'un effort considérable. La précision et les possibilités d'information laissaient néanmoins à désirer. Comme la plupart de nos tâches passent par notre système de tickets Jira, mais que l'ancien outil n'avait pas d'interface, les collaborateurs devaient saisir les réservations dans deux outils. Cette double comptabilisation était non seulement gênante et faisait perdre beaucoup plus de temps à tout le monde, mais elle était parfois source d'erreurs ou d'oublis. Inversement, cela obligeait à comparer les écritures entre elles, ce qui prenait également du temps.
De même, la facturation avec MS Excel et MS Word n'était plus d'actualité et pas forcément fiable.
Il était donc indispensable pour nous de mettre en place un outil professionnel et clair, qui nous permette d'effectuer des réglages individuels.
Personnalisable malgré la complexité
Nous avions une liste de points qui étaient importants pour nous lors du choix de l'outil approprié.
D'une part, le nouvel outil devait être convivial. D'autre part, nous voulions disposer d'un moyen de représenter nos projets complexes et conçus pour durer de manière bien structurée et de les facturer à tout moment, et pas seulement à la fin du projet.
Étant donné que nos clients ont des structures de projet, des paramètres de facturation et des représentations différents, le nouvel outil devait être flexible malgré sa complexité et nous devions pouvoir l'individualiser et l'administrer à tout moment.
Bien sûr, l'interface avec notre système de tickets Jira était également indispensable pour pouvoir enfin renoncer à la fastidieuse double comptabilisation et consacrer du temps à des choses plus importantes.
En tant qu'entreprise de développement de logiciels, nous savons qu'un bon support ne vaut pas seulement de l'or, mais aussi un bon système de test. Pour nous, il était donc nécessaire de disposer d'un support qui s'occupe rapidement de nos demandes et d'un système de test qui nous permette, si nécessaire, de tester à tout moment de nouvelles mises à jour et de "faire des essais" sans que, le cas échéant, quelque chose ne nous explose à la figure.
Le fait que le prestataire de services de l'outil soit allemand a également été déterminant dans notre décision. Nous voulions ainsi nous assurer que les dispositions légales et les règles de protection des données soient respectées et que nous n'ayons pas à nous soucier de ces questions.
Il était important pour nous d'avoir un système basé sur le web, car cela facilite non seulement l'accès pour les collaborateurs, mais aussi la maintenance et les sauvegardes.
Dans notre recherche d'un outil approprié pour professionnaliser nos processus, nous avons découvert Projektron GmbH lors de nos recherches début 2017. Le logiciel Projektron BCS couvrait tous les points que nous souhaitions.
Après une présentation et une discussion informatives sur Projektron et l'utilisation test du système, c'est BCS qui nous a le plus convaincus, si bien que nous avons finalement opté pour l'entreprise et l'outil.
L'implémentation a commencé peu de temps après la signature du contrat, de sorte que nous avons pu démarrer directement avec BCS moins de trois mois plus tard.
Au début, nous avons utilisé la simple saisie des temps en combinaison avec l'interface Jira. Depuis 2020, la facturation ainsi que notre gestion des candidats se font également via Projektron BCS.
Gain de temps grâce à l'interface Jira
Nos collaborateurs utilisent BCS exclusivement pour la saisie des temps, pour l'aperçu des heures de travail effectuées et des jours de congé. C'est pourquoi la majorité de nos licences BCS sont des enregistreurs de temps I associés à une interface Jira. De même, la majeure partie des écritures sur les tickets se fait dans Jira. Nos collaborateurs n'ont donc pas conscience de l'ensemble des fonctionnalités de BCS.
Comme la plupart de nos projets en cours ne peuvent pas être planifiés au sens classique du terme, une planification de projet typique n'est pas forcément possible chez nous.
Nos clients ont plusieurs centres de coûts qui appartiennent aux différents projets. Grâce à l'interface, nous pouvons les relier très facilement à Projektron BCS dans les paramètres de Jira. Si la synchronisation ne fonctionne pas, par exemple parce que le centre de coûts a été modifié pour un ticket déjà facturé, le message d'erreur indique la raison du message de synchronisation. Il n'est donc pas nécessaire d'investir beaucoup de temps dans la recherche d'erreurs.
La direction, le service commercial et l'assistant de projet utilisent les licences Vente, Direction de projet et Administrateur du personnel.
Grâce à l'évaluation mensuelle du temps de travail, nous pouvons rapidement voir si tous les collaborateurs ont enregistré leurs heures de travail ou si quelque chose a été oublié. C'est important pour la facturation correcte de nos clients.
La facturation se fait en quelques clics via BCS. Grâce à la possibilité de personnalisation, la présentation de la facture est adaptée à notre corporate design. Tous nos clients disposent de leur propre modèle de facture, dans lequel sont enregistrées les informations qu'ils souhaitent (par exemple les numéros de commande ou de contrat) et la présentation des postes de la facture (par tâche, par projet, etc.). Si une correction de facture s'avère nécessaire, elle est également possible sans grand effort.
Dans le domaine de la vente, nous voyons nos clients et prospects au premier coup d'œil avec l'historique des contacts correspondants. C'est particulièrement important lorsque plusieurs collaborateurs sont en contact avec les personnes concernées.
Nous n'utilisons pas souvent la gestion des candidats et elle est absolument suffisante pour nos besoins.
Un petit morceau de "l'étendue des fonctions de BCS" - voyons ce que l'avenir nous réserve
Depuis le début de notre collaboration avec Projektron, nous sommes très satisfaits chez molpe.
Outre les premières formations sur l'implémentation de BCS, nous avons également bénéficié des formations sur la facturation et la gestion de projet. Les formations sont informatives et de très bonne qualité, nous pouvons donc les recommander sans hésiter.
Pour le moment, nous n'utilisons certainement qu'une petite partie du "gâteau BCS" très complexe. Nous verrons ce que l'avenir nous réserve. Nous allons certainement nous pencher prochainement sur la création d'offres et, éventuellement, les thèmes du système de tickets et de la gestion des actifs deviendront intéressants dans un avenir proche.
