Facturation globale interne au groupe
Témoignage d'utilisateur de msg global solutions Deutschland GmbH
Nous utilisons Projektron BCS de manière centralisée pour plus de 23 organisations nationales propres. La particularité est que nous faisons appel à des consultants de nombreux pays différents pour presque chacun de nos grands projets et que l'ensemble de la planification, de l'allocation des ressources, de la saisie des temps et de la facturation s'effectue dans une seule BCS. Nous y établissons toutes les factures des clients dans les monnaies nationales et gérons nos propres décomptes interentreprises internationaux. Le fait de pouvoir saisir tous les pays avec une solution centrale est un énorme avantage, en plus de la grande intégration des processus.
msg global - Partenaire de développement SAP depuis plus de 20 ans
msg global solutions Deutschland GmbH est un fournisseur de services de conseil, de mise en œuvre et de services gérés qui aide les entreprises à améliorer leur efficacité opérationnelle et leur capacité de prise de décision à l'aide de la technologie SAP. En tant que partenaire pour le développement de solutions SAP, msg global apporte depuis plus de 20 ans son expertise dans les domaines de la comptabilité, des finances, du reporting réglementaire, de la gestion des performances, de l'expérience client et de l'IoT.
msg global a été fondée en 2008 à Ismaning, près de Munich, en tant que partenaire de développement et unité internationale du groupe msg pour les activités SAP.
En particulier grâce à des projets d'implémentation SAP chez des clients dans le domaine des assurances et des services financiers, msg global a connu une forte croissance et emploie aujourd'hui plus de 1 400 personnes dans 23 filiales à travers le monde.
Nous faisons partie de msg, un groupe d'entreprises international indépendant qui emploie plus de 10 000 personnes dans le monde et réalise un chiffre d'affaires de 1,2 milliard d'euros. Les entreprises du groupe proposent un large éventail de conseils stratégiques créatifs et de services intelligents et durables, ainsi que des solutions informatiques à valeur ajoutée.
msg global compte parmi ses clients des assureurs et des réassureurs leaders sur le marché mondial ainsi que des banques, mais propose également des services de conseil à d'autres grands clients issus de différents secteurs tels que l'industrie et les services.
Grâce à ces grands clients, les projets de développement et de mise en œuvre de SAP-IT ont également une taille correspondante. L'un de nos plus gros clients est SAP lui-même. En tant que partenaire de développement SAP, nous avons déjà remporté plusieurs fois le SAP® Pinnacle Award. 2023 dans la catégorie Partner Application - Industry Cloud.
En tant que Head of Global Project Management, je suis responsable des directives, de la qualité, des méthodes et de la gestion de projet pour le portefeuille mondial de projets.
Gestion de projet transnationale
Chez msg global, nous considérons toutes les activités de l'entreprise comme des projets, en séparant les projets clients des projets internes. Notre entreprise est organisée en matrice. Les collaborateurs sont affectés à des projets clients et ont pour cela des tâches spécifiques en interne, ou travaillent entièrement en interne.
Chaque année, nous réalisons jusqu'à deux cents projets externes avec des budgets annuels allant de quelques milliers à plusieurs millions d'euros. À cela s'ajoutent les activités internes. Les projets d'implémentation et de développement SAP-IT de différentes tailles représentent plus de quatre-vingt pour cent de notre portefeuille de projets global. S'y ajoutent des prestations de conseil et des projets de services gérés pour la gestion des applications. Les projets Internet of Things (IoT) comprennent par exemple l'exploitation de systèmes d'assurances primaires pour l'envoi automatique d'un appel d'urgence en cas d'accident par un émetteur en cas de sinistre.
Les projets de nos clients sont attribués à un pays en fonction du site du client, mais sont toujours traités par une équipe internationale composée de jusqu'à plus de 10 pays. La planification, la réservation et la facturation des projets s'étendent donc toujours sur plusieurs pays. Les projets durent généralement six mois, voire plusieurs années pour les projets plus importants ou les projets d'exploitation. Nos portefeuilles de projets avec certains clients s'étendent sur plus de dix ans.
Nos projets sont mixtes au niveau régional, du chef de projet aux équipes de développement. Les équipes sont souvent des unités nationales, par exemple une équipe de développement en Inde, une équipe d'exploitation aux Philippines et une équipe de consultants locale. Exigeant et représenté dans BCS : la responsabilité de la réalisation incombe à une unité commerciale globale, la responsabilité des contrats et la facturation des clients aux organisations nationales.
Projektron BCS reproduit dans son arborescence interne notre organisation matricielle complète d'unités commerciales et de pays.
Maîtriser la complexité
Un logiciel de gestion multi-projets était et reste central pour nous afin de maîtriser la complexité de la répartition internationale de nos projets. Dans un projet réparti sur le plan organisationnel et régional, nous avions besoin d'une source de données centrale et d'un système cohérent pour toutes les saisies de temps, les comptabilisations et les facturations, aussi bien en interne que vis-à-vis de nos clients.
L'exigence de msg global était à l'origine motivée par la possibilité d'effectuer dans un seul système une saisie internationale des temps de projet, une facturation et une compensation interne. La prise en charge complète de la gestion de projet est venue s'ajouter par la suite.
Un logiciel pour une entreprise à croissance rapide
Lorsque nous avons lancé BCS en 2013, msg global n'avait que quelques très gros projets et moins de clients. Pour notre entreprise à croissance rapide, qui a créé de nombreuses filiales nationales en peu de temps, nous avons rapidement identifié le besoin d'un système de comptabilité, de facturation et d'imputation centralisé, capable de soutenir cette trajectoire de croissance.
Projektron BCS nous a permis de mettre en œuvre la facturation et l'enregistrement des factures à l'échelle internationale avec un effort limité de mise en œuvre et d'administration. Comme Projektron BCS fonctionne via une instance centrale basée sur le web, nous n'avons pas eu besoin d'installer le logiciel séparément dans chacun des 23 pays et des pays futurs, puis de les mettre en réseau.
Pour la facturation internationale, nous avions besoin d'un système multidevises avec des taux de change actualisés au jour le jour, associé à une facturation cohérente. BCS remplit cette condition de manière illimitée et exceptionnelle. En particulier depuis que nous avons des filiales dans des pays où les fluctuations monétaires sont importantes, BCS nous offre ici une valeur ajoutée considérable et nous permet d'économiser des efforts. Nous pouvons compter à tout moment sur la cohérence des données monétaires lors de la facturation à partir des charges comptabilisées. Chacun de nos pays peut voir à tout moment la valeur d'un projet dans la monnaie qui lui est applicable, tout en ayant une vue globale dans une monnaie commune.
La gestion finement granulaire des droits dans BCS peut reproduire notre organisation matricielle complexe via la définition des rôles et permet d'attribuer des droits d'accès et des vues de manière ciblée.
Déploiement mondial de BCS avec Big Bang
Nous n'avons pas introduit le logiciel étape par étape, mais directement pour l'ensemble du portefeuille de projets (big bang). L'utilisation mondiale de BCS aujourd'hui inclut également des pays avec des spécificités locales très exigeantes, telles que des exigences en matière de sécurité d'accès aux données, de sécurité d'intégration informatique et d'obligations de déclaration de facturation aux agences gouvernementales.
Nous utilisons de nombreuses configurations spécifiques à chaque pays, par ex. B. Saisie des temps, calendrier des congés et réglementation maladie, car il existe presque autant de formulaires que de pays. Dans BCS, par exemple, les réglementations relatives aux congés des employés peuvent être structurées en fonction des groupes d'utilisateurs.
Chez msg global, tous les employés utilisent Projektron BCS. Grâce à notre haut degré de configuration et à nos nombreuses fonctionnalités personnalisées, msg global dispose désormais d'une intégration systématique et structurée des nouveaux employés. Les employés peuvent appeler indépendamment des cours de formation en libre-service en ligne tels que "BCS pour tous les employés" ou "BCS pour les chefs de projet" dans les systèmes de formation internes.
Avec BCS, nous pouvons cartographier notre structure organisationnelle complexe via une importation depuis notre système de gestion des ressources humaines SAP, ce qui signifie que l'effort de maintenance est faible. L'ensemble de l'organisation est alors disponible dans BCS pour les affectations et les autorisations.
Lorsque nous embauchons un employé dans une entreprise nationale, le groupe d'utilisateurs BCS lui attribue automatiquement les tâches et les droits d'utilisateur appropriés.
Utilisation de Projektron BCS dans la gestion de projet
Nos projets sont structurés différemment. Nous avons une structure de projet classique avec des sous-projets, des tâches et des dépenses à partir desquels nous gérons les besoins en ressources et l'allocation des ressources. BCS cartographie notre plan complet et la vue réelle des projets. Le scénario d'application typique pour BCS chez msg global est l'administration de toute l'équipe, la planification des efforts et des ressources ainsi que les affectations et la facturation dans un projet dans les différents pays fournisseurs. Projektron BCS a parfaitement résolu l'intégration multinationale dans un projet.
Le principal avantage de Projektron BCS est que vous pouvez planifier et contrôler des projets de manière totalement indépendante du lieu et de l'organisation. De notre point de vue, c'est une excellente qualité de BCS. Malgré des fuseaux horaires, des personnes, des langues et des devises différents, les factures peuvent être générées directement dans BCS sans beaucoup de travail.
Dans BCS, il est possible de générer des vues spécifiques au client pour l'évaluation et le contrôle et de les rendre accessibles au niveau des écritures individuelles. Nous avons procédé à de nombreuses personnalisations. Les exemples sont le stockage d'informations pour notre système de contrôle ou les rapports d'état, mais aussi pour pouvoir évaluer les informations liées aux réservations telles que la pertinence des incitations pour les employés.
Facturation interentreprises avec BCS
Nous créons les décomptes et les factures avec des montants dans les devises des clients entièrement via BCS. La facturation interentreprises automatique en cours de développement avec Projektron dans la norme de produit permet de créer automatiquement des factures internes au groupe à l'aide de modèles et de règles prédéfinis.
Pour des raisons fiscales, nos entreprises internationales doivent s'envoyer des factures pour nos projets internationaux. Dans chaque projet client, des factures mensuelles sont générées pour un ou plusieurs employés pour chaque pays international concerné. Cela signifie que le nombre de factures que nous devons émettre les uns aux autres en interne est beaucoup plus élevé que le nombre de factures que nous envoyons aux clients.
Nous utilisons des modèles pour définir à quoi ressemblent les factures entre les entreprises nationales. Dans BCS, nous stockons le prix pour nos clients indépendamment les uns des autres, y compris les conversions quotidiennes basées sur les taux de change, le prix de transfert que les pays facturent entre eux et les coûts internes.
Étant donné que toutes les informations sur les dépenses, les employés, le lieu et le projet sont disponibles dans BCS, nous pouvons émettre automatiquement des factures internes en début de mois via la facturation interentreprises. Les pays qui émettent des factures et ceux qui les reçoivent ont en même temps un aperçu complet des factures. L'effort de notre génération de facture est ainsi considérablement réduit. Cette seule fonctionnalité, directement liée aux réservations du projet, serait une raison pour msg global de choisir à nouveau BCS aujourd'hui.
Leçons apprises et conclusion
Nous sommes très satisfaits de Projektron BCS ainsi que des employés expérimentés et engagés de Projektron GmbH dans les domaines de la formation, du service client et de l'assistance.
Projektron BCS offre l'internationalité, la multidevise, la facturation interentreprises automatisée, la facturation indépendante et les tarifs. En termes de qualité, nous ne voyons ces fonctionnalités qu'avec Projektron BCS.
Les leçons apprises de msg global sont que sans une connaissance approfondie du système, trop de choses ont été personnalisées. Nous avons donc décidé de ramener progressivement de nombreuses parties de notre BCS à l'original de Projektron.
Nous recommandons aux autres entreprises, lors de l'introduction d'un logiciel de gestion de projet à haut niveau de maturité, de vérifier en permanence où des ajustements individuels sont réellement nécessaires. Très souvent, les fonctions standard sont bien adaptées en raison de changements limités dans ses propres processus ou procédures. Lors de son introduction, les entreprises doivent analyser, exploiter et appliquer les fonctionnalités de ces logiciels.
La mise en place d'un système de gestion multi-projets doit commencer par une gouvernance centrale. Si un grand nombre d'entreprises travaillent déjà avec succès avec un système logiciel tel que Projektron BCS, cela montre évidemment que le logiciel est adapté à la cartographie d'un projet. Cela peut limiter de manière prévisible la portée de vos propres exigences de personnalisation. Afin de réduire l'effort de documentation, de formation et de spécificités, nous recommandons aux entreprises de standardiser leurs règles organisationnelles et spécifiques de gestion de projet avant la mise en place d'un logiciel et de les définir ensemble.
Nous obtenons l'effet maximal de BCS car tous les employés travaillent selon les mêmes règles et utilisent BCS de manière uniforme avec une interface utilisateur monolingue, avec nous uniformément l'anglais, la langue de l'entreprise. Avantage supplémentaire : tous les collaborateurs parlent des mêmes termes. Cela facilite grandement la communication sur les fonctionnalités entre les pays.
À l'avenir, nous souhaitons étendre davantage l'utilisation des fonctions de contrôle de projet et de rapport dans la gestion de projet avec BCS.
