BCS est une source unique de vérité
Témoignage d'utilisateur de ONTEC AG
Avec Projektron BCS, un partenaire de coopération nous a recommandé une solution qui répondait déjà à presque toutes nos exigences out-of-the-box et qui nous offrait beaucoup plus. Nous pouvons recommander cet outil sans condition à toutes les entreprises qui travaillent en mode projet.
Agile et autodidacte – ONTEC AG
ONTEC AG est une entreprise informatique certifiée ISO 27001 avec plus de 20 ans d'expérience dans la numérisation de processus critiques pour l'entreprise. Fondée en 2001 à Vienne, ONTEC AG est depuis des années l'un des principaux spécialistes du développement de systèmes logiciels individuels, de services informatiques gérés et de solutions d'intelligence artificielle pour les processus critiques.
Sur le plan organisationnel, nos quelque 100 collaborateurs font confiance depuis des années au concept Holacracy, synonyme d'agilité et d'organisation auto-apprenante. Grâce à l'autorité répartie entre les titulaires des rôles et leurs connaissances spécialisées, nous créons, avec la philosophie de l'holacratie, un espace d'épanouissement personnel et professionnel qui gagne en importance, en particulier pour les spécialistes engagés.
Parmi nos clients de longue date, nous comptons des entreprises de renom telles que OMV, ÖBB Rail Cargo Austria, VNG Gasspeicher GmbH, Gasconnect Austria GmbH ou X-Rail AG, qui confient leurs processus critiques à des spécialistes d'ONTEC AG.
Dans le domaine du développement de systèmes logiciels individuels, ONTEC AG s'est spécialisée dans la numérisation de processus commerciaux complexes et critiques. Nos solutions sont très performantes, évolutives et s'intègrent parfaitement dans les infrastructures existantes.
Un logiciel de gestion de projet pour une entreprise en pleine croissance
Jusqu'en 2015, nous gérions nos projets avec une application de base de données développée en interne. La croissance de notre entreprise et la complexité croissante de nos projets ont fait naître de plus en plus d'exigences pour cette application. Nos projets sont très variés en termes de taille, de forme et de temps de traitement. Ils vont de 10 jours-personnes, réalisés par une seule personne, à 3.000 jours-personnes et une équipe de 15 personnes. La facturation est forfaitaire à un prix fixe (à des étapes fixes ou liées au succès) ou périodique (mensuelle ou trimestrielle) en fonction des dépenses.
Comme notre équipe de développement de logiciels était toujours bien occupée par les projets de nos clients, nous avons décidé de nous concentrer pleinement sur notre activité principale et nous nous sommes mis à la recherche d'un logiciel standard pour la gestion de projets. Avec Projektron BCS, un partenaire de coopération nous a recommandé une solution qui répondait déjà à presque toutes nos exigences out-of-the-box et qui nous offrait beaucoup plus.
En fonctionnement réel, Projektron BCS a convaincu
Pour nous, il était important qu'il s'agisse d'une application basée sur un navigateur, qui puisse être adaptée à nos besoins et dont la configuration soit flexible. Une application cloud n'entrait pas en ligne de compte pour nous, car nous avions à tout moment la maîtrise des données de nos projets et ne voulions en aucun cas les perdre.
C'est ainsi qu'en 2015, nous avons commencé à installer et à représenter les premiers projets pour une équipe. Les autres secteurs ont continué à travailler avec l'outil qu'il s'agissait de remplacer par la suite. Nous avons ainsi pu expérimenter Projektron BCS en conditions réelles, et il est rapidement apparu que nous trouvions qu'il répondait en fait de manière remarquable à presque toutes nos exigences. Comme nous ne voulions pas nous lancer dans un long processus de recherche et de comparaison de différents outils, la direction a rapidement décidé d'utiliser Projektron BCS et de remplacer ainsi l'outil que nous avions écrit nous-mêmes.
Nous avons commandé quelques adaptations et les avons reçues rapidement. Il s'agissait entre autres de la représentation de notre exercice comptable décalé (01.07. - 30.06.).
Petit à petit, toutes les équipes ont commencé à gérer leurs projets dans Projektron BCS. Nous avons transféré les données des projets en cours du système existant vers Projektron BCS. En tant qu'experts en bases de données, cela n'a pas été difficile pour nous grâce à l'interface fournie et, à partir de 2016, tous les projets actifs ont été cartographiés dans Projektron BCS. Les projets déjà réalisés à ce stade n'ont pas été importés.
Utilisation du Projektron BCS
Tous nos collaborateurs et la plupart de nos partenaires de développement externes travaillent actuellement avec notre Projektron BCS. Les partenaires externes sont limités dans le temps à enregistrer leurs prestations. Au total, environ 100 collaborateurs répartis sur différents sites enregistrent leur temps et le type de prestation de manière transparente dans Projektron BCS. Par conséquent, un projet dans notre système est généralement créé bien avant qu'une commande soit passée ou même qu'une offre soit soumise, c'est-à-dire dès que les premiers services de prévente sont disponibles. Tous nos projets, contrats de service et de maintenance sont cartographiés dans Projektron BCS, avec les offres associées, les dépenses engagées et les factures. Les projets internes et non commerciaux sont enregistrés de la même manière que les projets clients. La fonction spéciale permettant de copier les projets, y compris les articles associés, a été commandée par nos soins comme fonction supplémentaire. Ceci est très utile car nous pouvons cartographier nos contrats de maintenance et nos accords de niveau de service comme des projets récurrents chaque année.
Le système sert de « source unique de vérité » pour notre contrôle et nos prévisions. Les ventes et les coûts actuels et attendus au niveau du projet, du client, de l'unité organisationnelle et de l'ensemble de l'entreprise sont déterminés à partir de Projektron BCS. La qualité et la pertinence de nos résultats intermédiaires et de nos prévisions se sont considérablement améliorées grâce à l'introduction de Projektron. De plus, cela a constitué un grand pas vers la transparence de nos indicateurs de réussite.
Projektron BCS est également la source de toutes les présences, absences, vacances et jours fériés spéciaux de tous les employés. Projektron a mis en place pour nous une fonction supplémentaire particulière : lors de l'enregistrement du temps de travail, le respect des temps de pause légaux est automatiquement vérifié et suggéré, ce qui permet à chacun de nos collaborateurs de gagner un peu de temps chaque jour.
Les informations de présence et d'absence sont transférées directement de Projektron vers la paie. Le processus d'approbation des vacances a été extrêmement simplifié et compréhensible par Projektron. Le transfert des données pertinentes pour la comptabilité des salaires est délibérément effectué manuellement et non automatiquement, afin d'une part de disposer d'une autorité de contrôle et, d'autre part, de ne pas accorder à des prestataires de services externes un accès au système qui n'est pas absolument nécessaire. Étant donné que les données de Projektron BCS revêtent pour nous une importance essentielle, nous exploitons le système sur site, sur notre base de données, dans notre propre centre de données.
Conclusion et perspectives
Dans l'ensemble, nous sommes très satisfaits de Projektron BCS à tous les niveaux, aussi bien les employés du projet avec la saisie simple et simple des temps, les chefs de projet et de clients avec la planification et les évaluations claires, et la direction de l'entreprise avec la vue complète et compréhensible de tout. entreprise.
Le support nous a été très utile au début, mais maintenant nous n'en avons presque plus besoin car le système répond à nos exigences et se comporte toujours comme prévu. Nous avons la souveraineté sur nos données et donc un accès total à celles-ci, ce qui nous permet de construire nous-mêmes des interfaces et de réaliser des évaluations complètes.
Même si notre activité et nos domaines d'activité changent et se développent, nous ne voyons pas la nécessité de procéder à des ajustements majeurs à l'avenir. Nous pouvons sans réserve recommander cet outil à toutes les entreprises qui travaillent de manière orientée projet.
