Flexibilité, rapidité et données fiables
Témoignage d'utilisateur de Panasonic Business Support Europe GmbH
La division informatique européenne du groupe électronique utilise Projektron BCS depuis la planification des projets jusqu'à la facturation préparatoire. Grâce à la connexion au système SAP, les données pour la facturation des projets sont fiables et le processus de facturation a pu être accéléré. L'interface entre BCS et SAP est une bonne pratique.
Panasonic Information Systems Company Europe (PISCEU) - Support informatique en Europe
En tant que Panasonic Information Systems Company Europe (PISCEU), nous sommes la division informatique européenne de Panasonic Business Support Europe GmbH. Environ 170 collaborateurs travaillent à notre siège social à Hambourg et sur nos autres sites en Allemagne, Angleterre, Italie, Espagne, Autriche, Pologne, Hongrie et République tchèque. Nous desservons toutes les Business Units européennes du groupe électronique et proposons plus de 90 services informatiques différents.
Le paysage des projets chez PISCEU
Nous sommes certifiés ISO 27001 (sécurité de l'information), ISO 27017 (sécurité du cloud) et réalisons des projets selon le cadre PMI ou fournissons les prestations de service selon ITIL. Nos projets informatiques vont du développement d'applications et des projets d'infrastructure à la mise en place de sites web en passant par l'introduction de logiciels.
Chaque année, nous réalisons environ 200 projets pour une trentaine d'unités commerciales. Il s'agit aussi bien de petits projets qui sont terminés après quelques semaines que de projets complexes qui durent plus d'un an.
Dans les grands projets comme l'introduction de SAP HANA ou l'introduction d'une nouvelle plateforme de workflow centrale, nous procédons de manière itérative et selon des méthodes agiles. Nous travaillons sur nos projets en tant qu'experts* en gestion de projet et en informatique, mais nous sommes également soutenus par des collaborateurs externes.
Recherche d'un logiciel de gestion de projet flexible
Lors du CeBIT 2014, l'un de nos collègues a découvert le logiciel Projektron BCS. À ce moment-là, nous avions atteint les limites de la solution de gestion de projet que nous utilisions jusqu'alors - nous utilisions un module SAP qui n'était pas assez flexible pour nos besoins.
À première vue, Projektron BCS semblait très flexible et adaptable. De plus, les coûts nous ont convaincus : l'exploitation de BCS est beaucoup moins chère que l'exploitation de la solution précédente. La décision en faveur de BCS a donc été prise rapidement et le passage à Projektron BCS signifiait pour nous avant tout une plus grande flexibilité et une extension des fonctionnalités.
Déploiement de BCS chez PISCEU
Le projet de déploiement comprenait deux phases :
Tout d'abord, BCS a été mis en place et adapté aux besoins de PISCEU. Pour ce faire, des groupes de projet et certains critères de projet ont été définis, et des rôles et des caractères de remplacement propres aux ressources ont été créés. L'accent a été mis sur la planification des projets, la saisie des temps et les exportations de données à l'aide de fichiers .csv pour la facturation. La migration manuelle de certains projets sélectionnés a eu lieu avant la mise en service. Dans la deuxième phase, la connexion SAP pour la facturation a été réalisée via WebServices.
Nous avons impliqué très tôt les futurs utilisateurs* dans les réunions de l'équipe de projet afin d'harmoniser les processus. Tous les chefs de projet* ont reçu des formations internes, que nous continuons à proposer régulièrement. Nous formons les nouveaux collaborateurs à l'aide de nos propres documents de formation, adaptés à notre approche, et offrons la possibilité de formations de rappel à ceux qui n'ont qu'un contact occasionnel avec Projektron BCS. En outre, des utilisateurs clés, qui connaissent parfaitement le logiciel, nous aident à nous familiariser avec celui-ci ou à répondre à des questions urgentes.
Nous utilisons Projektron BCS depuis 2015. Nous avons pu entre-temps optimiser notre processus de gestion de projet et de nombreux utilisateurs ont déjà utilisé BCS pour créer une offre de projet. Comme toutes les ressources nécessaires sont disponibles dans le système et correctement gérées, les offres peuvent être très précises. Une fois que l'organisation acheteuse a approuvé le budget du projet, un projet est créé dans BCS et un ordre interne de référence est créé dans SAP. Les données SAP nécessaires (par exemple, l'ID de la commande client) sont gérées dans BCS afin de créer le cadre nécessaire à l'intégration SAP. Le chef de projet se charge ensuite du traitement. Pour l'aider, nous utilisons deux assistants différents pour les projets internes ou clients, afin de ne négliger aucune étape de la planification. Nous avons recours à des modèles pour simplifier la planification de la structure du projet, de l'équipe et des dépenses. Les collaborateurs apprécient particulièrement la flexibilité et la rapidité de la planification dans BCS.
Outre la planification des projets et la saisie des temps, la facturation provisoire et la connexion à SAP sont particulièrement importantes pour nous. Pour préparer la facturation, les données du projet et les écritures sont préparées dans BCS, puis une facture provisoire est établie, vérifiée et corrigée si nécessaire. BCS est le système leader pour le contenu des factures de projet ou des notes de crédit - la « single source of truth ». Ensuite, les données sont transmises à SAP via un middleware et les factures sont traitées dans SAP jusqu'à leur paiement par les clients.
Au départ, nous avions résolu l'échange de données par le biais d'échanges .csv. Toutefois, cet échange ne mettait pas en évidence les erreurs et aucun contrôle automatisé n'était effectué. Avec l'introduction de la facturation provisoire dans BCS et le passage à une interface WebServices, nous disposons désormais de données fiables. Certains contrôles automatisés et manuels dans BCS le garantissent - il existe par exemple un processus de validation des réservations d'heures par les chefs de projet*. À la fin de chaque mois, le système ne prend en compte que les entrées approuvées et facturables, d'autres contrôles sont effectués côté SAP (par exemple sur la cohérence des données) et le transfert de données est également contrôlé, de sorte que les corrections manuelles dans les deux systèmes ne sont plus nécessaires qu'en cas d'exception.
Conclusion : plus de flexibilité et de transparence
Globalement, l'introduction de BCS nous a permis de gagner en flexibilité et en transparence dans nos projets. En ce qui concerne la facturation et la connexion SAP via WebServices, il faut dire que le transfert de données est aujourd'hui nettement plus fiable et que les deux systèmes (BCS et SAP) affichent le même état. Le risque d'erreur de la connexion .csv appartient au passé et notre processus de facturation est plus rapide.
