Puissant, complet, fiable
Témoignage de Sandstein Neue Medien
Projektron BCS a été pour nous un véritable coup de chance. En 2015, nous étions à la recherche d'un logiciel capable de soutenir notre gestion multi-projets. Nous avons trouvé la solution Univerasal pour notre entreprise !
Un service complet pour une présentation parfaite
La société Sandstein Neue Medien GmbH a été fondée en 2005 à Dresde à partir de la société d'édition Sandstein Verlagsgesellschaft, créée en 1990. Dès 1996, nous avions créé un département de communication électronique au sein de Sandstein Verlag. Nous avons notamment créé la première version du site web de la ville de Dresde, www.dresden.de. Aujourd'hui, outre les 28 employés permanents, quelques collaborateurs* indépendants nous soutiennent. Nous travaillons tous avec Projektron BCS.
Nous veillons à ce que nos clients laissent une impression unique sur le World Wide Web. Pour ce faire, nous concevons des sites et des portails Internet principalement basés sur TYPO3 et mettons en place des boutiques en ligne basées sur Magento. En outre, nous développons également des solutions logicielles individuelles pour nos clients, par exemple les bases de données de formation continue en ligne pour Berlin-Brandebourg et Mecklembourg-Poméranie occidentale. Notre équipe réalise des projets avec les langages de programmation PHP et JavaScript. Grâce à l'utilisation de frameworks comme CakePHP ou VueJS, nous garantissons également une programmation web sûre, efficace et standardisée pour le développement PHP. Nous décidons avec nos clients, sur la base de leurs exigences, si nous utilisons des solutions standard ou si nous programmons individuellement.
En tant qu'agence numérique, nous prenons en charge tous les aspects, du concept de contenu à la réalisation technique sous forme de programmation et de gestion des données, en passant par le design web. Comme autres services, nous proposons entre autres des formations spécifiques aux groupes cibles sur l'utilisation des systèmes de rédaction comme TYPO3 et un support fiable. Nous sommes particulièrement compétents en matière de conception de sites Internet accessibles, car nous comptons parmi nos clients de nombreuses municipalités, administrations régionales, ministères et autres institutions et organisations publiques.
Un nombre croissant de projets - une planification des ressources plus complexe
En fonction de la complexité, de l'ampleur et des exigences individuelles, nos projets ont des durées très différentes, qui peuvent aller de quelques semaines à plusieurs années et un suivi permanent. Certains de nos premiers clients nous sont même restés fidèles depuis 1996 et font continuellement confiance à notre expertise.
La durée moyenne des projets est d'environ un an. Nos projets se répartissent chaque année en une cinquantaine de mandats de projet de clients limités dans le temps et 50 contrats d'exploitation à long terme, dont le suivi exige une intensité très variable.
Nous avions auparavant travaillé avec différents logiciels. Ainsi, nous utilisions un logiciel uniquement pour l'établissement des offres et des factures. Pour l'organisation du travail des petites tâches, nous disposions d'un système de tickets séparé, et nous avons également essayé plus tard un tableau de planification électronique. Mais cela n'a pas fonctionné à long terme.
Nous avons planifié des projets plus importants avec MS Project. L'organisation quotidienne et la planification du personnel sont devenues de plus en plus difficiles et chronophages. Lors de l'attribution de petits projets et de tâches quotidiennes, il était difficile d'estimer quels collaborateurs avaient encore des capacités libres et combien. Dans MS-Project, les modèles de temps de travail flexibles et les disponibilités variables ne pouvaient être représentés que de manière très compliquée et laborieuse. Comme nous sommes une entreprise favorable à la famille et que beaucoup de nos collaborateurs travaillent à temps partiel, il était très difficile d'avoir une vue d'ensemble de l'utilisation des ressources et la gestion des ressources représentait un défi quotidien.
Vers des utilisateurs BCS en un temps record
Pour la gestion des modèles de temps de travail, des présences et des absences et pour toute la gestion du personnel et de l'organisation, nous utilisions le logiciel de gestion d'agence ais. En 2015, nous aurions dû procéder à une mise à jour importante. Juste à ce moment-là, notre directeur, M. Pieper, était en contact avec le directeur d'une autre entreprise qui introduisait un logiciel de gestion de projet appelé Projektron BCS. Lors de la discussion, il s'est rapidement avéré que BCS pourrait également être une excellente solution pour nous.
L'introduction chez nous s'est déroulée de manière tout à fait rapide. En novembre 2015, j'ai assisté à la formation des chefs de projet chez Projektron GmbH à Berlin. J'ai été impressionné parce que j'ai pu jeter un coup d'œil direct et pratique au logiciel et que je n'ai pas dû me faire une idée du produit uniquement à travers des documents marketing. J'ai été immédiatement convaincu par les fonctions de planification de projet et de planification des ressources.
Moins de deux mois plus tard, au début de l'année 2016, nous avons introduit BCS dans notre entreprise. Nous avons immédiatement mis en place les fonctions de planification de projet, le système de tickets, la saisie des temps, la gestion des congés et, bien sûr, la gestion des ressources tant attendue pour tous nos collaborateurs.
Au début, nous avions prévu d'effectuer des opérations importantes telles que la saisie quotidienne des heures de travail dans notre ancien système et dans BCS en parallèle, mais au bout de deux jours seulement, nous nous sommes rendu compte que "c'était inutile, BCS fonctionnait" ! Nous avons rédigé nos offres
avec l'ancien programme jusqu'à ce que notre mise en page CI soit reproduite dans le module de création d'offres de BCS. Mais Projektron s'en est chargé très rapidement.
Nous avons introduit le module de facturation l'année suivante. Le module de gestion des contrats et la modélisation des processus avec BPMN sont également venus s'ajouter au fur et à mesure de notre utilisation de BCS.
Nous avons également utilisé les fonctions CRM de BCS dès le début. Nous avons couplé le logiciel à notre système téléphonique via l'intégration CTI et utilisons également l'importation d'e-mails et, entre-temps, la synchronisation des rendez-vous avec Outlook.
Une adaptabilité maximale garantit une vue d'ensemble
Nous utilisons depuis longtemps BCS pour tous les processus commerciaux de notre entreprise, de l'établissement des offres à la facturation. Seuls les modules relatifs aux méthodes de développement agile ne sont pas utilisés, car notre méthode de travail s'oriente vers la gestion de projet classique selon la norme IPMA.
Dès le premier jour, la gestion des congés et la gestion des ressources, avec des données actualisées en temps réel, ont apporté plus de clarté et de rapidité dans nos processus organisationnels. Chaque collaborateur sait en un coup d'œil combien de jours de congé ou de "maladie d'enfant" sont encore disponibles. Si un congé est annulé, les capacités correspondantes sont immédiatement à nouveau disponibles dans la planification des ressources grâce aux données en direct. Si un membre de l'équipe est absent à court terme pour cause de maladie, j'ai toutes les informations nécessaires sous les yeux pour pouvoir compenser l'absence.
Le système de tickets de BCS fait partie intégrante de notre travail de projet quotidien. Nous enregistrons chaque minute de notre temps de travail sur des tickets. Nous avons donc fait adapter de nombreuses vues et sous-vues à nos besoins.
Nous apprécions la flexibilité et l'adaptabilité maximale qu'offre BCS. En effet, nous avons également fait réaliser de nombreuses spécifications :
- Pour pouvoir prioriser nos projets de manière détaillée, nous avons par exemple créé 100 priorités de projet différentes dans BCS, de sorte que presque chaque projet peut se voir attribuer un niveau de priorité individuel et que chaque collaborateur de l'entreprise peut voir en un coup d'œil quelles sont les tâches prioritaires du moment.
- Nous avons également créé des champs qui permettent d'identifier immédiatement sur chaque ticket s'il s'agit d'un projet Matomo, Typo3, Magento ou autre, et avec quelle version du produit le projet client a été mis en œuvre.
- Lors de l'attribution des tickets, nous fixons souvent le début du traitement à une date future, de sorte que la charge de travail planifiée puisse être prise en compte à l'avance dans l'utilisation des ressources.
Dans le cadre de nos contrats d'exploitation, nous dépendons d'une coordination et d'une collaboration étroites avec nos clients. BCS offre les conditions idéales pour cela avec ses licences d'invités flexibles. Les clients voient alors la vue d'ensemble du projet et sont ainsi informés de l'état actuel. Ils peuvent également consulter les commentaires de notre équipe sur les tickets et rédiger eux-mêmes des commentaires sur les tickets afin de nous fournir les informations nécessaires. La transparence est assurée par le fait que les clients ont à tout moment un aperçu de leur budget d'assistance disponible. Pour la mise en œuvre du portail d'assistance, nous nous sommes étroitement inspirés du modèle de Projektron GmbH.
Vers des processus de gestion automatisés avec BCS
Depuis quelque temps, nous nous familiarisons avec les possibilités du concepteur de processus BPMN dans BCS. Nous représentons un grand nombre de nos processus commerciaux internes dans BCS à l'aide de workflows et de listes de contrôle. Sur la base de ces listes de contrôle, nous avons formulé des versions alpha de certains processus que nous souhaitons modéliser successivement dans BCS à l'aide du concepteur de processus, après les avoir élaborés et révisés.
Nous avons également transféré vers BCS des processus que nous avions précédemment conçus dans SAP Signavio. Afin de procéder de manière planifiée, nous avons fait établir au préalable une carte des processus. Nous n'utiliserons pas de processus automatisés dans nos processus de base, c'est-à-dire dans la gestion de projet proprement dite. Nous voulons toutefois automatiser autant que possible nos processus internes de gestion et de support.
Dans un premier temps, nous avons osé nous attaquer à notre processus "Consultation des demandes et des appels d'offres" : Si l'un de nos collaborateurs reçoit une demande d'une personne intéressée - que ce soit au service commercial, à l'assistance d'équipe, à la direction, au support ou à un chef de projet - ou si quelqu'un découvre une piste prometteuse, BCS génère automatiquement un nouveau prospect dans le domaine "Externe" avec toutes les informations disponibles jusqu'à présent et, le cas échéant, les documents existants, crée un ticket et l'attribue à un responsable approprié au service commercial. Celui-ci peut alors décider s'il vaut la peine de poursuivre la demande ou le lead.
Alors que ce processus est actuellement en phase de test, nous avons déjà d'autres idées que nous souhaitons réaliser avec le module BPMN. Actuellement, nous représentons encore nos processus on-boarding et off-boarding à l'aide de listes de contrôle, tout comme les processus "Préparer une offre" et "Établir une offre". Ces processus, ainsi que de nombreux autres de nos cartes de processus, doivent également être traduits rapidement en processus BPMN. Nous avons déjà commencé la mise en œuvre du processus "achats techniques".
À moyen et long terme, nous voulons aller bien au-delà de la représentation de nos processus actuels. Voici deux objectifs que nous souhaitons réaliser rapidement avec le gestionnaire de processus BPMN :
- Si une nouvelle version, par exemple de Matomo, est publiée, BCS doit identifier tous les projets clients actifs dans lesquels Matomo est enregistré comme standard de projet et générer automatiquement des tickets pour nos collaborateurs - pour la mise à jour de la version chez ces clients.
- Si l'un des hébergeurs dont nous utilisons les services pour nos projets clients annonce une fenêtre de maintenance imminente, nous souhaitons utiliser BCS pour filtrer et informer automatiquement tous les clients qui seront affectés par la maintenance et le temps d'arrêt prévu qui en découle.
Conclusion : puissant, complet, fiable
Nous ne sommes pas seulement satisfaits de BCS, mais aussi du service de Projektron GmbH. Entre-temps, j'ai suivi presque toutes les formations proposées par Projektron GmbH et j'ai transmis en interne à nos collaborateurs* les connaissances que j'y ai acquises. Lors de l'élaboration de l'offre, nous avons même eu un conseiller utilisateur sur place pour former plusieurs de nos collaborateurs à l'utilisation de Project.
Dans le cadre de notre processus d'intégration, chaque nouveau collaborateur, qu'il s'agisse d'un stagiaire ou d'un chef de projet, reçoit une formation appropriée à BCS. Depuis longtemps, cette formation s'effectue en même temps que la formation générale à notre entreprise et à notre méthode de travail, car BCS est l'outil central pour toutes les tâches quotidiennes.
J'ai participé avec enthousiasme aux trois conférences d'utilisateurs organisées jusqu'à présent avant la pandémie de Corona et j'ai pu obtenir de précieuses suggestions et des conseils pratiques pour notre propre utilisation de BCS en échangeant directement avec d'autres participants*.
Nous attendons toujours avec impatience les nouvelles versions de BCS et nous procédons généralement aux mises à jour très rapidement après une nouvelle version. Nous voyons ici un autre avantage fantastique de BCS - il est personnalisable au maximum et pourtant compatible avec les mises à jour sans problème.
Nous ne pourrions plus nous passer des possibilités offertes par BCS ! La disponibilité des données en temps réel sur tous les modules, que Projektron BCS fournit à tous les membres de l'équipe, permet de prendre des décisions plus claires, plus rapides et mieux fondées dans tous les aspects de notre travail de projet quotidien et de notre organisation interne.
