Rapidement valorisé et intégré dans les structures
Temoinage dutilisateur SoftconCIS
L'utilisation du logiciel Projektron BCS est devenue un automatisme pour lequel il n'a été fait appel que très rarement au support depuis son lancement en 2014 - cela parle de lui-même.
SoftconCIS est un fournisseur de systèmes d'information intelligents pour les achats depuis 1997, avec sa solution cloud best-of-breed, WebCIS 4.0. SoftconCIS est le seul acteur du marché à combiner un logiciel intelligent et sophistiqué avec plus de 400 indicateurs et tableaux de bord, des interfaces prêtes à l'emploi, une expertise/consultation et un hébergement dans son propre centre informatique allemand certifié avec formation continue.
Notre équipe de 40 collaborateurs répartis sur deux sites s'occupe de plus de 400 clients de tailles et de secteurs différents ainsi que de plus de 10.000 utilisateurs dans le monde entier, qui nous considèrent comme le fournisseur leader de systèmes d'information pour le contrôle des achats et les achats stratégiques optimisés en termes d'efficacité.
Nous nous considérons comme un partenaire de nos clients et soutenons l'introduction et l'utilisation de notre solution logicielle par notre propre département de gestion de projet.
Besoin d'un logiciel de gestion de projet
Avec la croissance de l'entreprise, le besoin d'un logiciel de gestion de projet qui structure les processus de manière uniforme, définit les responsabilités et visualise le déroulement du projet a également augmenté.
En fonction des différentes exigences de nos clients, des ressources disponibles de part et d'autre et de la complexité de la connexion au logiciel, la durée des projets varie entre trois et douze mois. Cela concerne aussi bien l'implémentation de notre solution logicielle chez les nouveaux clients que le suivi étendu de nos clients existants, car celui-ci ne faiblit pas en raison du développement constant de notre logiciel et des exigences redéfinies des clients, ce qui fait que la gestion de projet est devenue un lien important avec le client.
Il était donc d'autant plus important pour nous d'introduire un logiciel de gestion de projet fiable qui nous soutienne de manière optimale, tous départements confondus, tant dans le domaine opérationnel que stratégique, et qui puisse être adapté à nos exigences grâce à des modules supplémentaires.
Changement de perspective du fournisseur de logiciels à la recherche de logiciels
Dans ce contexte, nous avons donc changé de camp, passant du statut de fournisseur de logiciels à celui de chercheur de logiciels - une toute nouvelle perspective. Nous avons défini nos exigences sur la base d'une analyse des processus commerciaux :
Au cours des dernières années, l'entreprise a connu une très forte croissance, tant au niveau du nombre d'employés, de sites et de clients que de l'offre de services. Cependant, l'organisation interne n'a pas suivi la croissance rapide de l'entreprise, ce qui s'est traduit par une perte d'efficacité des processus et des voies de communication inefficaces. Les affaires courantes se déroulaient souvent de manière assez peu structurée. Les e-mails traitaient de tellement de sujets différents qu'il était difficile de rattacher la correspondance, les résultats et les responsabilités aux projets explicites.
Il était quasiment impossible de remplacer un collègue absent sans une longue période de formation. Les départements de l'entreprise avaient leurs propres structures de processus et d'organisation, ce qui rendait la collaboration inter-équipes très difficile. Un point important, la communication et la documentation de l'avancement du projet, se faisait par différents canaux et n'était en aucun cas compréhensible sans faille.
Il fallait donc trouver une solution pour assurer une gestion de projet fiable ainsi que le contrôle et le suivi des tâches et des responsabilités. Afin de ne pas mettre en péril notre activité principale, nous avons décidé de ne pas programmer nous-mêmes nos projets et nous nous sommes mis à la recherche d'un fournisseur dans le domaine de la gestion de projets.
Exigences relatives à Projektron BCS
Nous avons cherché une solution qui s'adapte à nos exigences et qui nous laisse surtout beaucoup de liberté dans la conception de nos workflows, afin de pouvoir continuer à soutenir nos processus de manière pragmatique à l'avenir.
L'exigence d'être en contact direct avec les clients via le logiciel et de pouvoir les intégrer activement dans les processus du déroulement du projet était particulièrement pertinente. Cela a permis d'optimiser la productivité et l'efficacité. Désormais, nous n'avons plus besoin de recourir aux anciens moyens de communication par e-mail et téléphone sans documentation.
C'est donc tout naturellement que Projektron BCS, avec sa gamme complète de prestations basées sur des modules, a été présélectionné et est devenu notre partenaire en matière de gestion de projet en 2014, après une phase de test convaincante et des entretiens de conseil professionnels.
Projektron BCS a été rapidement apprécié et intégré dans des structures
Ce logiciel de gestion de projet nous donne la possibilité de faciliter de nombreux processus, même loin de la gestion de projet proprement dite telle que nous la pratiquons. Mais considérons cette partie en premier.
Après une phase d'apprentissage approfondie et une formation ciblée des principaux utilisateurs, le logiciel a été rapidement apprécié et intégré en permanence dans les structures existantes de la gestion de projet, et l'offre étendue de fonctions a permis de trouver de nouvelles manières de travailler plus efficacement et de gagner du temps. L'enregistrement des plans de projet, la gestion des tickets, la création de tâches et la comptabilisation des dépenses pour comparer les temps de projet théoriques et réels ne sont qu'une petite sélection des avantages qui sont apparus rapidement dans l'utilisation de Projektron BCS.
Le logiciel a donc été rapidement utilisé par tous les départements et tous les collaborateurs ont reçu un accès qui pouvait être adapté individuellement au poste et aux tâches associées grâce à différents rôles et droits d'utilisateur. En quelques mois, Projektron BCS s'est imposé comme un compagnon quotidien dans tous les services et est devenu un élément structurel central de l'entreprise.
La gestion des nouveaux clients et des clients existants a été intégrée dans le logiciel, l'établissement des offres et la réception des commandes sont traités et documentés via le logiciel et le logiciel s'est également révélé être un outil utile en tant qu'instrument de contrôle.
De même, le logiciel facilite le processus de demande de congé et offre une gestion des frais. Ce n'est là qu'une partie de la vaste gamme de prestations que nous apprécions dans Projektron BCS et dont nous ne pourrions plus nous passer.
Projektron BCS est une aide précieuse
L'utilisation du logiciel de gestion de projet contribue largement à l'optimisation de nos processus, offre la possibilité de communication souhaitée avec le client, saisit les processus de manière compréhensible et constitue ainsi une base optimale pour documenter le déroulement du projet.
Les possibilités de paramétrage de la vue "Aperçu personnel" permettent de présenter clairement les tâches quotidiennes, les délais, les tickets, etc. afin de travailler plus efficacement et d'attribuer rapidement les urgences à la personne compétente. Cela permet d'augmenter la vitesse, en particulier dans le domaine du traitement des tickets, et d'améliorer la transparence du flux de travail.
L'utilisation de Projektron BCS s'est avérée être un soutien précieux pour tous les départements. Les nouveaux collaborateurs peuvent utiliser l'outil de manière autonome après une courte phase de formation grâce à son utilisation intuitive. De plus, les expériences des collègues et leurs conseils sont d'une grande aide. Ainsi, l'utilisation du logiciel est devenue un automatisme pour lequel nous n'avons que très rarement fait appel au support au cours des huit années de notre collaboration avec Projektron BCS - cela parle de lui-même.
