Optimisation des processus dans la finance et le contrôle de gestion
Témoignage d'utilisateur de SSC-Services GmbH
SSC-Services GmbH est un prestataire de services informatiques qui soutient les entreprises dans leur transformation numérique grâce à des concepts individuels, notamment dans l'industrie automobile. À l'aide du logiciel Projektron BCS, l'entreprise a pu organiser plus efficacement ses processus de contrôle de gestion et de planification des ressources et faire progresser l'automatisation de la facturation.
Les services SSC : Solutions informatiques pour la transformation numérique
SSC-Services GmbH, dont le siège est à Böblingen, est un prestataire de services informatiques qui emploie 200 personnes et développe des concepts individuels pour la collaboration dans et entre les entreprises. Fidèles à notre mission : « Creating Connections - Nous relions les mondes du travail », nous défendons la conviction que la collaboration est possible depuis n'importe quel endroit et qu'elle peut être organisée de manière optimale pour chaque situation de travail et de vie.
Depuis 1998, notre portefeuille de prestations se compose de services et de produits informatiques liés à la transformation numérique. Notre expertise comprend des solutions pour la connexion technique et la collaboration des grandes entreprises (OEM) et de leurs fournisseurs ou partenaires de développement - principalement dans l'industrie automobile. Dans ce contexte, nous proposons le développement, le conseil et le service d'un seul tenant, afin de mettre à la disposition de nos clients non seulement des concepts globaux, mais aussi leur mise en œuvre et leur suivi.
En tant qu'entreprise de taille moyenne, nous accordons une importance particulière à un contact personnel, amical et loyal avec nos clients. Les thèmes de l'intégration, de l'agilité et de la mise en réseau jouent un rôle central aussi bien dans la collaboration entre les collaborateurs que dans la collaboration avec nos clients.
Optimisation des processus de Finance & Controlling
Jusqu'à la fin de l'année 2013, nous utilisions un outil simple de saisie des temps, qui générait toutefois un travail manuel important lors de la facturation des prestations. Avec l'introduction d'un nouveau logiciel, nous voulions rendre notre processus plus efficace et plus rapide, de la saisie des temps et des prestations jusqu'au décompte des prestations. De plus, nous voulions transférer nos évaluations et analyses de projets, effectuées jusqu'à présent dans MS Excel et MS Access, dans un système de contrôle de projet assisté par ordinateur.
Nous avons découvert Projektron BCS par l'intermédiaire d'un partenaire commercial qui utilisait le logiciel chez lui et nous l'a recommandé. Après un processus de sélection et un entretien avec un client de référence qui nous a été présenté par Projektron, nous étions convaincus que BCS pouvait répondre à nos besoins. Cela fait maintenant plus de 10 ans que nous utilisons Projektron BCS dans notre entreprise.
Nous avons commencé le 1er janvier 2014 avec les fonctions de base que sont la saisie des temps, la planification des congés, les réservations de projets et le contrôle des projets. Un grand pas pour nous tous, qui a considérablement optimisé notre flux de travail et nous a permis de mettre en place un contrôle de projet. Nous avons rapidement pris conscience de l'intérêt d'une utilisation élargie de BCS.
L'étape suivante a consisté à activer le module CRM dans BCS. Cela a non seulement permis d'améliorer l'efficacité de l'établissement des offres, mais nous a également permis de représenter toutes les données liées au projet dans un seul système. Les documents d'offre, les commandes et les confirmations de commande envoyées depuis BCS sont liés au projet et peuvent être consultés à tout moment via celui-ci. Ont suivi la gestion des frais, la saisie des contrats fournisseurs et clients via la gestion des contrats ainsi que le traitement des rappels.
Enfin, les exigences des certifications et labels qui nous intéressent ont été mises en œuvre dans le domaine de la gestion des risques des projets. Cela nous aide notamment à satisfaire aux exigences des labels TISAX et ISO. Nous déposons des accords tels que des accords de niveau de service et des accords de confidentialité sur les projets correspondants, nous notons si des valeurs d'information pertinentes sont traitées dans le projet et si un délai a été convenu contractuellement. Les risques et, le cas échéant, les opportunités sont consignés dans le projet par le chef de projet.
Facturation flexible et complète via BCS
Nous avons réalisé de loin la plus grande optimisation des processus en 2017 avec l'introduction de la facturation dans BCS. Depuis lors, la facturation de nos prestations est largement automatisée.
Nous fournissons nos services principalement dans le cadre de projets informatiques qui sont facturés mensuellement et dont les dépenses doivent être documentées en détail dans des relevés de dépenses. Les différentes exigences de nos clients concernant ces justificatifs de dépenses ont été représentées dans différents rapports de justificatifs de dépenses. Les modèles de facture de projet nous permettent de contrôler, en fonction du projet, quel rapport doit être établi pour quel projet en tant qu'annexe à la facture. Nous pouvons également y définir individuellement pour chaque projet quel interlocuteur client reçoit les justificatifs de dépenses pour approbation. L'envoi des justificatifs se fait désormais directement à partir de BCS par e-mail et y est également documenté.
Ce n'est que récemment que nous avons fait étendre cette fonctionnalité de Projektron de sorte que nous puissions également créer des protocoles d'acceptation en tant qu'annexe à la facture pour les projets à prix fixe. Les rapports correspondants peuvent également être sélectionnés via le modèle de facture du projet. Contrairement aux écritures, ces procès-verbaux indiquent par exemple les dates de paiement pour les (sous-)corps de métier. La création de ces protocoles à prix fixe et l'envoi au client pour validation se déroulent de la même manière que pour les justificatifs de dépenses.
Grâce à BCS, nous pouvons désormais répondre aux exigences de certains clients en matière de facturation au format ZUGFeRD.
Un complément possible serait pour nous une facturation et une saisie comptable plus simples des contrats de maintenance des clients. Nous n'utilisons pas le module de ticket BCS et saisissons donc nos charges d'assistance sur des tâches permanentes de niveau supérieur. Chez nous, la facturation de ces contrats s'effectue par le biais d'articles répétitifs sur un groupe de projets clients.
Néanmoins, au total, nous avons pu réaliser d'énormes économies de temps grâce à la facturation via BCS en combinaison avec l'exportation DATEV.
Perspectives avec Projektron BCS
Les nombreux développements et nouveautés de BCS nous permettent d'utiliser le logiciel à l'avenir, même si le chiffre d'affaires et le nombre de collaborateurs augmentent.
Nous découvrons en permanence de nouvelles fonctions et possibilités qui nous permettent d'organiser notre travail dans le domaine du contrôle de gestion et des finances de manière plus efficace et efficiente. Nous n'avons pas encore exploité tout le potentiel du logiciel, notamment en ce qui concerne la planification de l'utilisation des ressources et la possibilité d'enregistrer les compétences des collaborateurs.
Avec les exportations et les extractions .csv des vues, BCS offre une bonne base pour le transfert de données en vue d'un traitement ultérieur. Pour des analyses plus détaillées, nous exportons les données de BCS et les traitons dans MS Excel ou PowerBI.
